PAGE小學(xué)制定檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)及全體教職工。（三）檔案工作基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)可靠原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.科學(xué)規(guī)范原則檔案管理應(yīng)遵循科學(xué)的方法和規(guī)范的程序，提高管理效率和質(zhì)量。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、借閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由校長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，副校長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校檔案工作，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案室學(xué)校設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。檔案室應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全。（三）各部門職責(zé)1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校綜合性文件材料的收集、整理和歸檔工作，指導(dǎo)各部門的檔案工作，協(xié)調(diào)檔案管理與學(xué)校其他工作的關(guān)系。2.教務(wù)處負(fù)責(zé)教學(xué)文件材料、學(xué)生學(xué)籍檔案等的收集、整理和歸檔工作。3.政教處負(fù)責(zé)學(xué)生思想政治教育、德育工作等方面文件材料的收集、整理和歸檔工作。4.總務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)校財(cái)務(wù)、基建、物資設(shè)備等方面文件材料的收集、整理和歸檔工作。5.各年級(jí)組、各班級(jí)負(fù)責(zé)本年級(jí)組、本班級(jí)教學(xué)、學(xué)生管理等方面文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交學(xué)校檔案室。6.其他部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交學(xué)校檔案室。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與學(xué)校有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料。3.學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的文件材料。4.學(xué)校師生員工在教學(xué)、科研、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。5.學(xué)校與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。6.學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步整理。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、教學(xué)工作、學(xué)生工作、后勤管理、教師業(yè)務(wù)、特殊載體等七大類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份應(yīng)異地存放。3.特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，并注明其形成時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映學(xué)校短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.學(xué)校定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見(jiàn)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面的觀點(diǎn)、歷史的觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與學(xué)校有關(guān)的檔案。3.本校師生員工因教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱檔案一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需借出檔案，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.外單位查閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱重要檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)批準(zhǔn)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)為其提供所需檔案。2.對(duì)利用檔案過(guò)程中提出的問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真解答，提供必要的幫助。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析總結(jié)，不斷改進(jìn)檔案利用工作。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，方便檔案的查閱和共享。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化處理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全。3.檔案信息化安全保障體系建設(shè)建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的保障措施。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)管理，定期進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段（[具體時(shí)間區(qū)間1]）制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.準(zhǔn)備階段（[具體時(shí)間區(qū)間2]）進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的需求調(diào)研，確定系統(tǒng)功能需求和技術(shù)方案；采購(gòu)檔案信息化設(shè)備和軟件；開(kāi)展檔案數(shù)字化處理的前期準(zhǔn)備工作。3.實(shí)施階段（[具體時(shí)間區(qū)間3]）按照規(guī)劃和技術(shù)方案，組織實(shí)施檔案數(shù)字化處理、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和檔案信息化安全保障體系建設(shè)等工作。4.驗(yàn)收階段（[具體時(shí)間區(qū)間4]）對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。驗(yàn)收合格后，正式投入使用。（四）管理要求1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)管理，定