PAGE檔案執(zhí)法檢查通報制度一、總則（一）目的為加強檔案管理，規(guī)范檔案執(zhí)法檢查工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本檔案執(zhí)法檢查通報制度（以下簡稱“本制度”）。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在檔案管理活動中的執(zhí)法檢查及通報工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格依據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開展檔案執(zhí)法檢查工作，確保檢查過程和結(jié)果合法合規(guī)。2.客觀公正原則以事實為依據(jù)，全面、客觀、公正地評價檔案管理工作情況，不偏袒、不隱瞞。3.注重實效原則通過執(zhí)法檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見，推動檔案管理工作不斷完善，提高檔案管理水平和服務(wù)效能。二、檔案執(zhí)法檢查組織與職責(zé)（一）檢查組織成立檔案執(zhí)法檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司/組織分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案執(zhí)法檢查工作，研究解決檢查工作中的重大問題。檔案管理部門作為檔案執(zhí)法檢查的具體實施部門，負(fù)責(zé)制定檢查計劃、組織檢查人員培訓(xùn)、實施檢查工作、匯總檢查結(jié)果、撰寫檢查報告等工作。（二）職責(zé)分工1.領(lǐng)導(dǎo)小組組長職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案執(zhí)法檢查工作，確定檢查工作的總體目標(biāo)和要求。審批檔案執(zhí)法檢查計劃、檢查報告等重要文件。協(xié)調(diào)解決檢查工作中涉及的跨部門、跨領(lǐng)域的重大問題。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)組織制定檔案執(zhí)法檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、范圍、方法和時間安排。組織實施檔案執(zhí)法檢查工作，確保檢查工作按計劃有序進行。匯總分析檢查結(jié)果，撰寫檢查報告，提出整改建議和措施。跟蹤督促整改工作落實情況，定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報整改工作進展。3.檢查人員職責(zé)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，熟悉檔案執(zhí)法檢查程序和方法。按照檢查計劃和要求，對被檢查部門的檔案管理工作進行全面細(xì)致的檢查，如實記錄檢查情況。及時收集、整理檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題和相關(guān)證據(jù)，為撰寫檢查報告提供依據(jù)。配合檔案管理部門做好檢查結(jié)果的匯總分析和整改跟蹤工作。4.被檢查部門職責(zé)積極配合檔案執(zhí)法檢查工作，提供真實、完整的檔案資料和相關(guān)信息。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，認(rèn)真分析原因，制定切實可行的整改措施，并按時完成整改任務(wù)。總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，加強檔案管理工作，不斷提高檔案管理水平。三、檔案執(zhí)法檢查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案管理制度建設(shè)1.檔案管理制度是否健全，是否涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)。2.檔案管理制度是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，是否具有可操作性。3.檔案管理制度是否根據(jù)實際情況及時修訂完善，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）檔案收集與整理1.檔案收集是否齊全、完整，是否涵蓋本部門/機構(gòu)在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料。2.檔案整理是否符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，分類是否科學(xué)合理，編號是否規(guī)范統(tǒng)一，裝訂是否整齊牢固。3.歸檔文件的題名是否準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，日期是否填寫完整，責(zé)任者是否明確，文號是否齊全。4.電子檔案的收集、整理是否符合相關(guān)規(guī)定，存儲格式是否規(guī)范，元數(shù)據(jù)是否齊全準(zhǔn)確。（三）檔案保管1.檔案保管場所是否安全、整潔、通風(fēng)良好，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等防護措施。2.檔案裝具是否符合要求，是否定期進行檢查和維護，確保檔案存放安全。3.檔案庫房溫濕度是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，是否配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，并定期進行監(jiān)測和記錄。4.對破損、褪色的檔案是否及時進行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案是否定期進行備份，確保檔案信息安全。（四）檔案利用1.檔案利用制度是否健全，利用手續(xù)是否完備，是否對利用檔案的目的、范圍、方式等進行嚴(yán)格登記和審批。2.檔案查閱、借閱是否方便快捷，是否能夠滿足本部門/機構(gòu)及其他合法利用者的需求。3.檔案利用效果是否顯著，是否為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供了有效的支持和服務(wù)。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定工作是否定期開展，鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否明確，鑒定程序是否規(guī)范。2.對已到保管期限的檔案，是否及時進行鑒定，確定其存毀價值。3.檔案銷毀是否履行審批手續(xù)，是否在指定的監(jiān)督人員監(jiān)督下進行，銷毀記錄是否完整。（六）檔案信息化建設(shè)1.檔案信息化管理系統(tǒng)是否完善，功能是否滿足檔案管理工作的需要，是否與公司/組織的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效銜接。2.檔案數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確、及時、完整，是否建立了有效的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案信息資源是否得到充分開發(fā)利用，是否通過信息化手段提高了檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。四、檔案執(zhí)法檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查計劃檔案管理部門根據(jù)公司/組織檔案管理工作實際情況和上級要求，每年制定檔案執(zhí)法檢查計劃，明確檢查的范圍、內(nèi)容、方法、時間安排及人員分工等。檢查計劃經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實施。2.組織檢查培訓(xùn)在檢查工作開展前，組織檢查人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及檢查工作相關(guān)要求，熟悉檢查內(nèi)容和方法，統(tǒng)一檢查標(biāo)準(zhǔn)和尺度。3.通知被檢查部門提前向被檢查部門發(fā)出檔案執(zhí)法檢查通知，告知檢查的時間、內(nèi)容、范圍等事項，要求被檢查部門做好準(zhǔn)備工作，提供相關(guān)檔案資料和情況說明。（二）實施檢查1.聽取匯報檢查人員聽取被檢查部門檔案管理工作情況匯報，了解其檔案管理工作的基本情況、主要做法、存在問題及下一步工作計劃。2.查閱資料按照檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，對被檢查部門的檔案管理制度、檔案資料、檔案管理系統(tǒng)等進行全面查閱，檢查檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)的工作情況。3.實地查看對檔案保管場所進行實地查看，檢查檔案庫房的安全防護設(shè)施、溫濕度調(diào)控設(shè)備、檔案裝具等是否符合要求，檔案存放是否規(guī)范有序。4.詢問交流與被檢查部門的檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行詢問交流，了解檔案管理工作中的實際操作情況和存在的問題，核實有關(guān)情況。5.記錄檢查情況檢查人員對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細(xì)記錄，包括問題的內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的地點、涉及的檔案資料等，同時收集相關(guān)證據(jù)，如文件、記錄、照片等，為撰寫檢查報告提供依據(jù)。（三）檢查結(jié)果匯總與分析1.檢查結(jié)束后，檢查人員對各自檢查的情況進行匯總，形成初步檢查結(jié)果。2.檔案管理部門對初步檢查結(jié)果進行綜合分析，梳理存在的問題，分析問題產(chǎn)生原因，評估問題的嚴(yán)重程度和影響范圍。3.根據(jù)檢查結(jié)果，撰寫檔案執(zhí)法檢查報告，報告內(nèi)容包括檢查工作概況、檢查依據(jù)、檢查范圍、檢查方法、檢查結(jié)果、存在問題、原因分析及整改建議等。檢查報告經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（四）通報與反饋1.領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)檢查報告，召開專題會議，對檔案執(zhí)法檢查結(jié)果進行通報。通報內(nèi)容包括被檢查部門的檔案管理工作總體情況、存在的主要問題、整改要求及完成期限等。2.將檔案執(zhí)法檢查報告及通報情況反饋給被檢查部門，要求其認(rèn)真研究，制定整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改方案報檔案管理部門備案。3.在公司/組織內(nèi)部通過內(nèi)部通報、會議傳達(dá)、文件印發(fā)等形式，將檔案執(zhí)法檢查結(jié)果及整改要求向全體員工公布，引起廣泛關(guān)注，促進各部門加強檔案管理工作。（五）整改跟蹤1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對被檢查部門的整改工作進行跟蹤督促，定期了解整改工作進展情況，及時協(xié)調(diào)解決整改過程中遇到的問題。2.被檢查部門應(yīng)按照整改方案認(rèn)真組織實施整改工作，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告檔案管理部門。3.檔案管理部門對整改情況進行復(fù)查，核實整改措施是否落實到位，問題是否得到有效解決。對整改不力的部門，責(zé)令其重新整改，并進行通報批評。五、檔案執(zhí)法檢查結(jié)果運用（一）納入績效考核將檔案執(zhí)法檢查結(jié)果納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對存在問題較多、整改不力的部門和個人進行相應(yīng)的扣分和處罰，以激勵各部門積極做好檔案管理工作。（二）作為評先評優(yōu)依據(jù)在公司/組織內(nèi)部開展各類評先評優(yōu)活動時，將檔案管理工作情況作為重要參考依據(jù)之一。對檔案管理工作規(guī)范、成績顯著的部門和個人，在評先評優(yōu)中予以優(yōu)先考慮；對檔案管理工作存在嚴(yán)重問題的部門和個人，實行一票否決。