PAGE學(xué)生學(xué)籍檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，確保學(xué)籍檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及學(xué)生成長過程中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作，包括從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)全過程中形成的各類學(xué)籍材料的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)籍檔案必須如實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等實(shí)際情況，所有材料應(yīng)真實(shí)可靠，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在各個階段形成的學(xué)籍材料，確保檔案內(nèi)容涵蓋學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績、綜合素質(zhì)評價、獎懲記錄、學(xué)籍異動等方面，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家教育部門及本校制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作，包括材料格式、填寫要求、分類方法、裝訂方式等，保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.保密性原則：妥善保管學(xué)生學(xué)籍檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，確保學(xué)生個人隱私得到充分保護(hù)。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱、傳播學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容。二、學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容及分類（一）學(xué)生基本信息類1.學(xué)生入學(xué)登記表：記錄學(xué)生姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、聯(lián)系電話、入學(xué)時間、入學(xué)方式、報考專業(yè)等基本信息。2.身份證復(fù)印件：學(xué)生有效身份證件的復(fù)印件，用于核實(shí)學(xué)生身份。3.戶口本復(fù)印件：反映學(xué)生家庭關(guān)系及戶籍信息的戶口本復(fù)印件。4.照片：學(xué)生近期免冠一寸照片若干，用于學(xué)籍檔案及相關(guān)證件制作。（二）學(xué)習(xí)成績類1.課程成績單：每學(xué)期學(xué)生所學(xué)課程的成績記錄，包括課程名稱、學(xué)分、成績、任課教師簽名等信息。2.考試違紀(jì)記錄：記載學(xué)生在考試過程中出現(xiàn)的違紀(jì)情況及相應(yīng)處理結(jié)果。（三）綜合素質(zhì)評價類1.學(xué)生綜合素質(zhì)評價手冊：涵蓋學(xué)生思想道德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會實(shí)踐等方面的綜合評價記錄，由班主任及相關(guān)任課教師根據(jù)學(xué)生日常表現(xiàn)進(jìn)行填寫和評價。2.學(xué)生自評與互評材料：學(xué)生本人的自我評價以及同學(xué)之間相互評價的相關(guān)材料，反映學(xué)生在團(tuán)隊(duì)合作、人際交往等方面的表現(xiàn)。（四）獎懲記錄類1.獎勵材料：包括學(xué)校及上級教育部門頒發(fā)的各類榮譽(yù)證書、獎狀、表彰決定等，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、學(xué)科競賽獲獎證書等。2.處分材料：學(xué)生因違反學(xué)校規(guī)章制度受到的警告、嚴(yán)重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍等處分決定及相關(guān)證明材料。（五）學(xué)籍異動類1.轉(zhuǎn)學(xué)材料：學(xué)生因各種原因申請轉(zhuǎn)學(xué)所涉及的轉(zhuǎn)學(xué)申請表、轉(zhuǎn)學(xué)證明、轉(zhuǎn)出學(xué)校和轉(zhuǎn)入學(xué)校的審批意見等。2.休學(xué)、復(fù)學(xué)材料：休學(xué)申請表、休學(xué)證明、復(fù)學(xué)申請表、復(fù)學(xué)證明及相關(guān)醫(yī)院診斷證明（因病休學(xué)）等。3.退學(xué)材料：退學(xué)申請表、退學(xué)審批表、退學(xué)決定書等。4.留級材料：留級申請表、留級審批表等。（六）畢業(yè)信息類1.畢業(yè)生登記表：全面記錄學(xué)生在校期間的綜合情況，包括個人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、自我鑒定、班級及學(xué)校意見等，是畢業(yè)生檔案的重要組成部分。2.畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件：學(xué)生畢業(yè)時獲得的學(xué)歷證書和學(xué)位證書的復(fù)印件，作為畢業(yè)信息的重要證明。三、學(xué)籍檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門及教師應(yīng)按照職責(zé)分工，及時將學(xué)生學(xué)籍檔案材料收集齊全，并確保材料的真實(shí)性和完整性。2.對于學(xué)生提交的各類申請材料，如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)等申請，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行審核，并將審核通過的材料及時歸檔。3.每學(xué)期末，任課教師應(yīng)按時將學(xué)生課程成績單提交至檔案管理部門，確保成績記錄及時、準(zhǔn)確。（二）整理流程1.分類：按照學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容分類，將收集到的材料分別歸入相應(yīng)類別，如基本信息類、學(xué)習(xí)成績類等。2.排序：在每一類材料中，按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案材料的邏輯性和連貫性。3.編號：為每份檔案材料或每組檔案材料賦予唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用年份+類別代碼+流水號的形式。4.裝訂：對于紙張較多的材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意不要損壞材料內(nèi)容，可采用線裝或膠裝方式。5.編目：編制學(xué)籍檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案材料的編號、名稱、日期、頁數(shù)等信息，以便快速查找和核對檔案內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并與檔案材料一同存放。四、學(xué)籍檔案的歸檔與保管（一）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案歸檔：將整理好的紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料按照類別和編號順序，裝入專門的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息，存放在檔案庫房的相應(yīng)位置。2.電子檔案歸檔：建立電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類和編號方式進(jìn)行存儲，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。同時，對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱檔案時，必須填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。4.對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。五、學(xué)籍檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部利用：學(xué)校各部門因教育教學(xué)、管理、學(xué)生評價等工作需要，可查閱學(xué)生學(xué)籍檔案。如教師了解學(xué)生學(xué)習(xí)情況、制定教學(xué)計(jì)劃，學(xué)生管理部門進(jìn)行學(xué)生綜合評價、處理學(xué)籍異動等。2.外部利用：根據(jù)國家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定，有關(guān)部門（如教育行政部門、招生考試機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等）因工作需要，可按照一定程序查閱學(xué)生學(xué)籍檔案。查閱時，需提供相關(guān)證明文件，并經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用流程1.申請：利用單位或個人填寫學(xué)籍檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并加蓋單位公章或個人簽字。2.審批：申請表提交至學(xué)校檔案管理部門，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核通過后報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱申請表的要求，為利用單位或個人提供相應(yīng)的檔案材料。查閱過程中，利用人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.歸還：查閱完畢后，利用人員應(yīng)及時將檔案材料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。六、學(xué)籍檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：學(xué)校應(yīng)定期對學(xué)籍檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則：根據(jù)學(xué)籍檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立學(xué)籍檔案鑒定小組，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對學(xué)籍檔案進(jìn)行具體的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案材料是否齊全，有無缺失重要信息的情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無虛假或錯誤信息。3.檔案的時效性：判斷檔案所記錄的信息是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價值，是否已過保存期限。4.檔案的保密性：審查檔案內(nèi)容是否涉及學(xué)生個人隱私或?qū)W校機(jī)密，是否需要繼續(xù)保密。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的學(xué)籍檔案清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、日期、銷毀原因等信息。2.審批：銷毀清單提交至學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式等信息。檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀工作完成后，銷毀清單應(yīng)存檔保存。七、附則（一）解釋權(quán)