PAGE苗圃生產(chǎn)經(jīng)營檔案制度一、總則（一）目的為加強苗圃生產(chǎn)經(jīng)營管理，規(guī)范檔案工作，確保苗圃生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，維護苗圃的合法權益，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本苗圃范圍內(nèi)的所有生產(chǎn)經(jīng)營活動所形成的檔案管理工作，包括但不限于苗木種植、養(yǎng)護、銷售、采購、財務管理、人員管理等方面的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映苗圃生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與生產(chǎn)經(jīng)營相關的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和利用。4.保密性原則：對于涉及苗圃商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.實用性原則：檔案管理應緊密圍繞苗圃生產(chǎn)經(jīng)營實際需求，便于各項工作的開展和決策參考。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善苗圃生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，確定檔案管理的目標、任務和工作流程。3.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等工作。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。5.負責檔案管理設施設備的配備、維護和更新，確保檔案安全保管。（二）各部門職責1.各部門負責本部門生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保本部門檔案資料的及時、準確收集和整理，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等。3.按照規(guī)定的查閱流程，為查閱檔案的人員提供服務，做好查閱登記工作。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.負責檔案管理系統(tǒng)的維護和數(shù)據(jù)錄入工作，保證檔案信息的準確和及時更新。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.苗木種植方面：包括苗木采購合同、苗木品種清單、種植計劃、種植記錄（如種植時間、地點、數(shù)量、規(guī)格等）、施肥記錄、病蟲害防治記錄、修剪記錄等。2.苗木養(yǎng)護方面：養(yǎng)護方案、養(yǎng)護日志、澆水記錄、施肥記錄、病蟲害防治記錄、修剪記錄、防寒防暑措施記錄等。3.苗木銷售方面：銷售合同、銷售清單、客戶信息、發(fā)貨記錄、收款記錄等。4.苗木采購方面：采購合同、供應商信息、采購清單、驗收記錄等。5.財務管理方面：財務報表、賬目憑證、成本核算資料、資金收支記錄等。6.人員管理方面：員工檔案（包括個人簡歷、入職離職記錄、培訓記錄、考核記錄等）、考勤記錄、工資發(fā)放記錄等。7.其他與苗圃生產(chǎn)經(jīng)營相關的文件資料，如會議紀要、工作計劃、工作總結、技術資料、行業(yè)信息等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時將本部門產(chǎn)生的文件資料進行收集，并定期移交檔案管理部門。2.收集的文件資料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對于電子文件，應確保其原始性、真實性和完整性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進行保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、時間等因素進行分類，一般分為苗木種植、養(yǎng)護、銷售、采購、財務、人員管理等大類，大類下再細分若干小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等方式。3.裝訂：對紙張檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門進行核對和驗收。2.檔案管理部門按照檔案分類編號規(guī)則，對檔案進行進一步整理和上架歸檔。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的移交、歸檔時間、編號、名稱等信息，以便跟蹤和查詢。（二）保管期限1.永久保管：涉及苗圃重大權益、重要資產(chǎn)、核心技術等具有長期保存價值的檔案，如土地租賃合同、重大投資項目文件、核心技術資料等。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年等。如苗木銷售合同、采購合同等保管期限為15年；苗木種植記錄、養(yǎng)護記錄等保管期限為10年；考勤記錄、工資發(fā)放記錄等保管期限為3年。3.保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管要求1.檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案安全保管。3.對紙質(zhì)檔案應分類上架存放，排列整齊，便于查找。同時，應建立檔案索引，方便快速檢索。4.對于電子檔案，應采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)進行備份，并分別存儲在不同的地點。同時，定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。5.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.苗圃內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及苗圃商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的檔案，查閱申請人需經(jīng)苗圃主管領導批準方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應提前向苗圃提出書面申請，說明查閱目的、范圍和用途，經(jīng)苗圃主管領導批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關部門負責人或主管領導審批。2.審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相應檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還時間。（三）利用管理1.檔案管理部門應積極為苗圃生產(chǎn)經(jīng)營活動提供檔案利用服務，根據(jù)查閱人的需求，及時準確地提供相關檔案資料。2.對于涉及苗圃重大決策、項目申報、合同簽訂等重要事項的檔案利用，檔案管理部門應進行跟蹤和反饋，確保檔案資料得到合理有效的利用。3.鼓勵各部門對檔案進行分析研究，挖掘檔案信息價值，為苗圃的管理決策提供參考依據(jù)。同時，檔案管理部門應積極配合各部門開展檔案利用工作，提供必要的支持和指導。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、財務人員等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.全面審查：對檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等進行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.價值評估：根據(jù)檔案對苗圃生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案的價值進行評估。3.集體討論：鑒定工作小組對檔案進行集體討論，充分聽取各方面意見，形成鑒定結論。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定工作小組組長簽字確認后，報苗圃主管領導審批。3.審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的苗圃生產(chǎn)經(jīng)營檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，為苗圃生產(chǎn)經(jīng)營決策提供及時準確的信息支持。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息的丟失、損壞和泄露。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案管理要求進行分類、編號、存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合苗圃檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全和保密。4.系統(tǒng)維護與更新：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和功能完善。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。2.嚴格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)和程序。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經(jīng)授權