PAGE企業(yè)單位檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)單位各部門及所屬分支機構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)單位的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全企業(yè)的檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映企業(yè)各項活動的實際情況，歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，不得遺漏、篡改。3.分類科學(xué)原則按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和檢索利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對涉及企業(yè)機密的檔案要嚴格保密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置企業(yè)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負責(zé)企業(yè)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用企業(yè)各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.指導(dǎo)各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，對歸檔工作進行監(jiān)督檢查。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。5.負責(zé)檔案的編研工作，編寫檔案參考資料，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供服務(wù)。6.負責(zé)向有關(guān)部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并按規(guī)定做好檔案的銷毀工作。7.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，保障檔案管理工作的正常開展。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.企業(yè)各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的形成與積累工作，確保在各項活動中產(chǎn)生的文件材料及時、準確、完整地收集起來。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的要求，內(nèi)容真實、格式規(guī)范、字跡清晰。（二）文件材料的收集范圍1.行政管理類包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會議文件，工作計劃、總結(jié)、報告，人事任免、獎懲文件，公文處理文件，印章管理文件等。2.經(jīng)營管理類涵蓋市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、招投標文件、財務(wù)管理文件、審計報告、統(tǒng)計報表等。3.生產(chǎn)技術(shù)類包含產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等方面的文件材料。4.黨群工作類如黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等相關(guān)文件。（三）文件材料的整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對收集到的文件材料進行分類整理。2.整理時應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.一般按照年度機構(gòu)問題的分類方法進行整理，將文件材料按照年度順序排列，再按機構(gòu)或部門進行分類，最后按照問題進行細分。4.每份文件材料應(yīng)編制頁碼，并填寫文件目錄，注明文件的題名、日期、文號、責(zé)任者等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料整理完畢，向檔案管理部門移交歸檔。2.對于一些重大項目、重要活動等形成的文件材料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、分類準確、編目規(guī)范，裝訂整齊。2.歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的檔案盒、卷皮等裝具進行整理裝訂，電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行存儲。3.各部門向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）檔案的接收1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時進行檢查核對，對不符合歸檔要求的，應(yīng)退回原部門重新整理。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進行登記，并按照檔案分類方案進行上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)有霉變、蟲蛀、破損等情況應(yīng)及時采取措施進行處理。3.電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進行維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等，確保檔案的安全保密。（三）檔案的清點與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作動態(tài)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點和辯證的分析方法，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，準確判定檔案的價值。2.堅持以企業(yè)的發(fā)展需要和歷史查考需要為鑒定標準，既要考慮檔案的現(xiàn)實利用價值，也要考慮檔案的歷史保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其價值大小，確定是否需要繼續(xù)保存。2.分析檔案的形成背景和歷史聯(lián)系了解檔案形成的歷史背景和企業(yè)發(fā)展歷程，分析檔案與企業(yè)各項活動的關(guān)系，從而準確判斷檔案的價值。（四）鑒定標準1.具有重要憑證作用和歷史查考價值的檔案，應(yīng)永久保存。2.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可定期保存，期限一般為10年、30年等。3.已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊對擬銷毀的檔案進行登記，編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.銷毀實施由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀工作，銷毀時應(yīng)確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，參加銷毀的人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字。4.監(jiān)銷銷毀檔案時，應(yīng)邀請企業(yè)紀檢監(jiān)察部門或?qū)徲嫴块T派人監(jiān)銷，確保銷毀工作的合法性和公正性。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全保密的前提下，充分滿足企業(yè)內(nèi)部各部門和有關(guān)人員的利用需求。2.利用檔案應(yīng)辦理必要的手續(xù)，填寫檔案利用登記表，注明利用目的、利用時間、利用人等信息。（二）利用方式1.查閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用人的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱對于一些重要檔案或不宜在檔案管理部門查閱的檔案，可以辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。3.復(fù)制提供根據(jù)利用人的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)印件或電子副本，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用限制1.涉及企業(yè)機密的檔案，未經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，不得對外提供利用。2.利用檔案時不得擅自抽取、撤換、涂改檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案利用完畢后，利用人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲和利用的要求，一般不低于300dpi。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理，確保圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化存儲格式的要求。3.建立電子文件與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，通過檔案管理系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)存儲，便于查詢和利用。（三）檔案信息管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、批量導(dǎo)入和存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的準確、完整。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如題名檢索、文號檢索、責(zé)任者檢索、日期檢索等，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理對檔案借閱進行在線申請、審批、登記和跟蹤管理，確保借閱流程規(guī)范、高效。4.統(tǒng)計分析對檔案的收進、移出、保管數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴格控制，確保檔案信息的安全保密。（四）數(shù)據(jù)備份與維護1.定