PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的保密措施，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各崗位涉及檔案管理工作的人員，包括檔案管理人員、檔案查閱利用人員以及其他接觸檔案信息的工作人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對檔案信息嚴(yán)格保密，采取有效措施防止信息泄露。2.合法合規(guī)原則：檔案管理保密工作必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.最小化知悉原則：限定檔案信息的知悉范圍，確保僅相關(guān)人員在履行工作職責(zé)時(shí)知悉必要信息。4.全程管控原則：對檔案的形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程實(shí)施保密管理。二、檔案管理保密職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理保密制度，并組織實(shí)施。2.對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識和技能。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理保密工作。4.負(fù)責(zé)檔案的集中保管，確保檔案存儲環(huán)境安全，采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。5.對檔案信息進(jìn)行定期檢查和清理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，保守檔案信息秘密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、標(biāo)識清晰。3.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，妥善保管檔案，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱利用審批制度，對查閱利用檔案的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督。5.不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案帶出指定場所。（三）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案管理保密工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，確保本部門檔案管理符合保密制度要求。2.督促本部門人員及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門，并做好交接記錄。3.對本部門人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識，防止檔案信息在本部門內(nèi)泄露。4.審核本部門人員查閱利用檔案的申請，確保查閱利用行為符合規(guī)定。（四）檔案查閱利用人員職責(zé)1.遵守檔案管理保密制度，嚴(yán)格按照審批程序查閱利用檔案。2.不得擅自擴(kuò)大檔案查閱利用范圍，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.在查閱利用檔案過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。4.查閱利用完畢后，及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案形成與收集過程中的保密措施（一）文件起草與制作1.涉及保密內(nèi)容的文件，起草人員應(yīng)在文件首頁明確標(biāo)注密級和保密期限，并按照規(guī)定的格式和字體要求進(jìn)行排版。2.文件起草過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止文件內(nèi)容泄露。如在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下起草，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，防止文件被非法竊?。蝗缧柙谕獠凯h(huán)境起草，應(yīng)使用加密存儲設(shè)備，并妥善保管。3.文件初稿完成后，起草人員應(yīng)將文件交部門負(fù)責(zé)人審核，審核過程中如發(fā)現(xiàn)保密問題，應(yīng)及時(shí)修改完善。（二）文件流轉(zhuǎn)與傳遞1.各部門之間傳遞涉及保密的文件，應(yīng)通過內(nèi)部機(jī)要渠道進(jìn)行，如專人送達(dá)、機(jī)要交換等方式，不得通過普通郵寄、電子郵件等可能導(dǎo)致信息泄露的方式傳遞。2.文件傳遞過程中，傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，確保文件安全送達(dá)收件人，并要求收件人在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)。3.對緊急情況下需要通過外部快遞傳遞保密文件的，應(yīng)使用加密包裝，并在快遞單上注明“保密文件”字樣，同時(shí)要求快遞人員嚴(yán)格保密。（三）文件收集與歸檔1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集人員在收集文件過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件的保密性，對涉及保密的文件應(yīng)單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識。3.文件收集齊全后，收集人員應(yīng)及時(shí)將文件移交檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。檔案管理人員在接收文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對文件數(shù)量、內(nèi)容等，確保文件交接準(zhǔn)確無誤。四、檔案整理與保管過程中的保密措施（一）檔案整理1.檔案管理人員在整理檔案時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等操作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保檔案整理規(guī)范、標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.在整理檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及敏感信息或存在保密問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）檔案保管1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，并安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房安全。2.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案存儲環(huán)境是否安全，檔案是否完好無損。3.對不同密級的檔案應(yīng)實(shí)行分類保管，設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的保密標(biāo)識和防護(hù)措施。絕密級檔案應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制接觸人員。4.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱與利用過程中的保密措施（一）查閱利用申請與審批1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱利用申請表》，詳細(xì)說明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.外單位人員查閱利用本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，應(yīng)提前與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱利用申請函，說明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等，并經(jīng)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱利用手續(xù)。3.檔案管理部門對查閱利用申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，根據(jù)檔案的密級和查閱利用人員的身份，確定是否批準(zhǔn)查閱利用申請，并明確查閱利用的方式、期限、場所等要求。（二）查閱利用登記與監(jiān)督1.經(jīng)批準(zhǔn)查閱利用檔案的人員，應(yīng)到檔案管理部門辦理查閱利用登記手續(xù)，如實(shí)填寫《檔案查閱利用登記表》，包括查閱利用人員姓名、單位、查閱利用時(shí)間、檔案名稱、密級等信息。2.檔案管理人員應(yīng)按照審批要求，為查閱利用人員提供必要的協(xié)助和監(jiān)督，確保查閱利用行為符合規(guī)定。查閱利用過程中，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，不得擅自離開。3.查閱利用人員如需復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照審批意見辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)制、摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（三）查閱利用場所與方式1.檔案查閱利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱利用場所應(yīng)具備必要的安全條件，防止檔案信息泄露。2.查閱利用人員應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的方式查閱利用檔案，如現(xiàn)場查閱、電子查閱等。如需電子查閱，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用設(shè)備，并在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作。3.查閱利用人員在查閱利用檔案過程中，不得擅自將檔案帶出指定場所。如需帶出檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。六、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案管理保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案管理保密工作進(jìn)行檢查。檔案管理部門負(fù)責(zé)組織內(nèi)部自查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查；同時(shí)，接受上級主管部門和保密行政管理部門的監(jiān)督檢查。2.成立檔案管理保密監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員和相關(guān)部門代表。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)制定檢查計(jì)劃、組織實(shí)施檢查工作，并對檢查結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案管理保密制度的執(zhí)行情況、檔案管理人員的保密職責(zé)履行情況、檔案的收集整理保管情況、檔案查閱利用審批及登記情況等。2.檢查方式可采用查閱檔案資料、實(shí)地查看檔案庫房、詢問相關(guān)人員、查看監(jiān)控錄像等多種方式進(jìn)行。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)詳細(xì)記錄，并及時(shí)提出整改意見。（三）問題整改與跟蹤1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。整改責(zé)任部門或人員應(yīng)制定詳細(xì)的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)，并按時(shí)將整改情況書面報(bào)告檔案管理部門。2.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改。對整改不力的部門或人員，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、檔案保密宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育計(jì)劃1.制定檔案管理保密宣傳教育計(jì)劃，定期組織開展保密宣傳教育活動(dòng)，提高全體工作人員的保密意識和保密技能。2.宣傳教育計(jì)劃應(yīng)明確宣傳教育的內(nèi)容、方式、時(shí)間安排等，確保宣傳教育活動(dòng)具有針對性和實(shí)效性。（二）宣傳教育內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案管理保密的法律法規(guī)和政策文件，如《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等。2.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理保密制度，包括檔案形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的保密要求。3.典型案例分析，通過剖析檔案信息泄露的案例，吸取教訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的保密意識。4.保密技能培訓(xùn)，如文件加密處理、網(wǎng)絡(luò)安全防范、檔案查閱利用規(guī)范等。（三）培訓(xùn)方式與頻率1.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地參觀等多種形式。集中培訓(xùn)應(yīng)邀請專業(yè)人員進(jìn)行授課，專題講座可針對特定的保密問題進(jìn)行深入講解，在線學(xué)習(xí)可利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供豐富的學(xué)習(xí)資源，實(shí)地參觀可組織工作人員到保密工作先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流。2.檔案管理人員每年至少參加一次專業(yè)的保密培訓(xùn)，其他接觸檔案信息的工作人員每年應(yīng)參加不少于兩次的保密宣傳教育活動(dòng)。八、檔案保密責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對違反檔案管理保密制度，導(dǎo)致檔案信息泄露的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任界定根據(jù)行為的性質(zhì)、情節(jié)、后果以及相關(guān)人員的職責(zé)分工進(jìn)行確定。2.因故意或重大過失導(dǎo)致檔案信息泄露的，將追究直接責(zé)任人員的主要責(zé)任；因工作疏忽或管理不善導(dǎo)致檔案信息泄露的，將追究相關(guān)管理人員和部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對違反檔案管理保密制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。2.對因檔案信息泄露給本鄉(xiāng)鎮(zhèn)造成經(jīng)濟(jì)損失的，依法要求相關(guān)責(zé)任人員承擔(dān)賠償責(zé)任。3.對構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（三）申訴與復(fù)查1.被追究責(zé)任的人員如對責(zé)任認(rèn)定和處理結(jié)果不服，可在接到處理決定之日起一定期限內(nèi)，向本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門或上級主管部門提出申訴。2