PAGE公司細(xì)化檔案管理制度[公司名稱(chēng)]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。8.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，并接受公司檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)的檔案移交公司檔案管理部門(mén)。4.積極配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，為檔案的查閱和利用提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。6.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、章程、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。3.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料。4.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、專(zhuān)利證書(shū)等材料。5.公司的人事檔案、工資檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案。6.公司的重要活動(dòng)照片及錄像資料。7.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案材料，不得遺漏。3.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。4.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)向公司檔案管理部門(mén)移交。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）檔案整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行分類(lèi)，編制檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，編制檔案清冊(cè)。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理。5.其他專(zhuān)門(mén)檔案：按照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等類(lèi)別。2.科技檔案：分為科研項(xiàng)目、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、工程建設(shè)等類(lèi)別。3.會(huì)計(jì)檔案：分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別。4.人事檔案：分為干部檔案和工人檔案。5.其他專(zhuān)門(mén)檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)。（二）檔案編號(hào)1.文書(shū)檔案：采用年度保管期限流水號(hào)的編號(hào)方式。例如：2023永久001。2.科技檔案：采用項(xiàng)目編號(hào)專(zhuān)業(yè)分類(lèi)流水號(hào)的編號(hào)方式。例如：KJ202301設(shè)計(jì)001。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。5.其他專(zhuān)門(mén)檔案：根據(jù)檔案管理的需要制定編號(hào)規(guī)則。五、檔案的編目與裝訂（一）檔案編目1.編制檔案目錄：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.編制檢索工具：根據(jù)檔案管理的需要，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、專(zhuān)題索引等，方便檔案的查閱和利用。（二）檔案裝訂1.文書(shū)檔案：采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.科技檔案：根據(jù)檔案的特點(diǎn)和保管要求進(jìn)行裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行裝訂。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行裝訂。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊有序，便于查找和利用。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密保管等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火等保護(hù)措施，如使用防蟲(chóng)劑、干燥劑、防火材料等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防黑客等保護(hù)措施，確保電子檔案的安全。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)采取防磁、防潮、防火等保護(hù)措施，如使用磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.查閱人員持審批后的申請(qǐng)表到公司檔案管理部門(mén)查閱檔案。4.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。5.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，不得用于非法目的。3.檔案利用后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）檔案鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。(三)檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析比較法：通過(guò)對(duì)同類(lèi)檔案的分析比較，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等方面，評(píng)估檔案的保存價(jià)值。（四）檔案銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)。九、檔案的信息化管理（一）信息化管理目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線管理、查詢(xún)、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施