PAGE水利水電檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司水利水電項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司水利水電業(yè)務(wù)的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營及管理提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有水利水電項(xiàng)目的檔案管理工作，包括項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程建設(shè)、設(shè)備采購與安裝、運(yùn)行維護(hù)等各個(gè)階段形成的各類文件材料。（三）檔案定義本制度所稱水利水電檔案，是指公司在水利水電項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)水利水電項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映水利水電項(xiàng)目的實(shí)際情況和歷史過程，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。5.及時(shí)性原則各項(xiàng)文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性。6.便于利用原則檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查詢、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司水利水電檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司水利水電項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理公司水利水電項(xiàng)目檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用檔案。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.參與水利水電項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門水利水電項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、審核等工作，確保項(xiàng)目檔案符合要求。4.對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案損壞、丟失。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，提高檔案的使用價(jià)值。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、維護(hù)等工作，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。2.工程建設(shè)階段：包括工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.設(shè)備采購與安裝階段：包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等。4.運(yùn)行維護(hù)階段：包括運(yùn)行記錄、維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、設(shè)備檢修報(bào)告、安全事故報(bào)告等。5.其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，如項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、來往信函、技術(shù)資料、科研成果等。（二）收集要求1.項(xiàng)目各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照不同的類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列。4.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類按照水利水電項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)、不同載體等進(jìn)行分類。例如，可分為項(xiàng)目前期文件、工程建設(shè)文件、設(shè)備文件、運(yùn)行維護(hù)文件等大類，再在大類下進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用分類編號(hào)法，即按照分類體系進(jìn)行編號(hào)，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如幅面較大的圖紙等，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的安全和有效利用。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行專柜保管，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理。（三）保管期限1.水利水電檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目的重要文件、合同協(xié)議、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，這些檔案對(duì)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的參考價(jià)值。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般保管期限為1050年，主要包括工程建設(shè)過程中的重要文件、設(shè)備采購合同等，這些檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)具有重要的依據(jù)作用。4.短期保管的檔案保管期限為110年，主要包括一般性的文件材料、日常工作記錄等，這些檔案在短期內(nèi)可供查閱使用。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，核對(duì)檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息是否準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案損壞、丟失的應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充，檔案信息不準(zhǔn)確的應(yīng)及時(shí)更正。4.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和處理建議等。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。2.嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。3.利用檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號(hào)、查閱或借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定工作，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。2.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.參考檔案的利用記錄，對(duì)利用率較低、已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期時(shí)間、檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式等。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一同歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的水利水電檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用，為公司的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化掃描應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，保證掃描圖像清晰、完整。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的分類存儲(chǔ)、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡(jiǎn)便、功能齊全等特點(diǎn)，滿足公司檔案管理的實(shí)際需求。3.檔案信息安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理過程中的信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，防止信息泄露、丟失或被篡改。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程檔案整理：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理，確定掃描范圍和順序。掃描錄入：按照掃描規(guī)范進(jìn)行檔案掃描，將掃描圖像錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整。數(shù)據(jù)掛接：將掃描圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。審核驗(yàn)收：對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量符合要求。2.電子檔案管理流程檔案錄入：將新形成的電子檔案按照分類編號(hào)規(guī)則錄入電子檔案管