PAGE企業(yè)年金檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)年金檔案管理，確保企業(yè)年金業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)年金管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司企業(yè)年金業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案管理，包括但不限于企業(yè)年金方案制定、繳費(fèi)管理、賬戶管理、待遇支付、投資運(yùn)營(yíng)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、記錄、報(bào)表、合同等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)年金檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映企業(yè)年金業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高檔案服務(wù)企業(yè)年金管理決策和業(yè)務(wù)操作的效率。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)年金檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理企業(yè)年金檔案，建立檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，提高檔案管理的信息化水平。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在企業(yè)年金業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息反饋。按照檔案管理要求，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，確保檔案形成的質(zhì)量和規(guī)范性。3.檔案管理人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立檔案檢索體系，方便檔案查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案信息。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)年金方案及相關(guān)批復(fù)文件。2.企業(yè)年金繳費(fèi)記錄，包括企業(yè)繳費(fèi)、個(gè)人繳費(fèi)明細(xì)等。3.企業(yè)年金賬戶管理資料，如開戶、變更、銷戶記錄，賬戶余額明細(xì)等。4.待遇支付相關(guān)資料，如待遇計(jì)算表、支付憑證、受益人信息等。5.投資運(yùn)營(yíng)檔案，包括投資策略、投資組合、交易記錄、收益分配等。6.合同協(xié)議類檔案，如企業(yè)年金基金管理合同、受托管理合同、賬戶管理合同、托管合同、投資管理合同等。7.審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等相關(guān)資料。8.與企業(yè)年金業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作請(qǐng)示與批復(fù)、重要文件等。9.其他與企業(yè)年金業(yè)務(wù)有關(guān)的文件、記錄、資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照企業(yè)年金業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為企業(yè)年金方案類、繳費(fèi)管理類、賬戶管理類、待遇支付類、投資運(yùn)營(yíng)類、合同協(xié)議類、其他類等類別。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案基本信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類裝訂，保持檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞或丟失。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案資料，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案管理臺(tái)賬上登記。3.對(duì)不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正，直至符合要求為止。（二）保管期限1.企業(yè)年金方案及相關(guān)批復(fù)文件、合同協(xié)議類檔案等重要檔案，保管期限為永久。2.繳費(fèi)管理類、賬戶管理類、待遇支付類、投資運(yùn)營(yíng)類等業(yè)務(wù)檔案，保管期限為[X]年。3.其他類檔案，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但一般不少于[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，保證電子檔案的可讀性和完整性。（四）檔案保密1.對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。四、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱企業(yè)年金檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱企業(yè)年金檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱、借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（二）復(fù)制與摘錄1.查閱人員如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照審批要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)、登記，加蓋檔案管理部門印章后提供給查閱人員。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，查閱人員應(yīng)填寫《檔案摘錄申請(qǐng)表》，注明摘錄內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照要求進(jìn)行摘錄，并對(duì)摘錄件進(jìn)行核對(duì)、登記，加蓋檔案管理部門印章后提供給查閱人員。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、審批情況等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法律專業(yè)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷、逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的重要性、保存價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。3.鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀完畢后在《檔案銷毀清