PAGE檔案管理安全工作制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理安全工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，有效保護和利用檔案資源，為公司各項工作提供可靠的信息支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲、利用等管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.服務(wù)大局原則：檔案管理工作要緊密圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略和各項業(yè)務(wù)需求，積極提供檔案信息服務(wù)，促進公司業(yè)務(wù)發(fā)展。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理安全工作制度，并組織實施。2.對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，按照規(guī)定的分類標準和保管期限進行整理、編目、存儲等工作。4.負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司內(nèi)部各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，積極配合公司外部單位的檔案查閱工作。5.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息的開發(fā)利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。4.負責本部門檔案管理安全工作，對檔案的保管環(huán)境進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理安全工作制度，認真履行檔案管理崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、存儲等，確保檔案存放有序，便于查找和利用。3.做好檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，對借閱檔案的人員進行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.負責檔案管理設(shè)備的維護和管理，定期檢查檔案存儲環(huán)境的溫濕度、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。2.公司員工在工作過程中形成的與工作相關(guān)的各類文件材料，包括個人工作報告、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。3.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)證明材料。4.公司對外交往中形成的各類文件，如往來信函、合作意向書、邀請函等。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲介質(zhì)可靠，并按照規(guī)定進行備份。4.檔案收集過程中，要注意對檔案資料進行分類整理，區(qū)分不同類別和保管期限。（三）檔案整理標準1.按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案進行分類整理，一般可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的分類方法進行整理，即先按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機構(gòu)（問題）進行排列。3.科技檔案應(yīng)按照項目進行分類整理，一個項目的檔案集中在一起，按照項目文件的形成順序進行排列。4.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，按照時間順序進行排列。5.人事檔案應(yīng)按照員工個人進行整理，包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓記錄、考核評價等材料，按照規(guī)定的順序進行裝訂。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進行分類整理，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案等，按照業(yè)務(wù)流程和時間順序進行排列。7.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。四、檔案存儲與保管（一）檔案存儲場所要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。4.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域、機房等區(qū)域有效隔離，防止無關(guān)人員進入。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存儲，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，并在架（柜）上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時保存紙質(zhì)和電子兩種版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會議紀要、重大合同協(xié)議等。2.長期保管：保管期限為15年至50年的檔案，主要是公司在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案。如年度工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表等。3.短期保管：保管期限為5年以下的檔案，是公司在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案。如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性的工作記錄等。（四）檔案定期清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部盤點。2.清查和盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，檢查檔案是否齊全、完整，有無損壞、丟失、霉變等情況，檔案存儲環(huán)境是否符合要求等。3.清查和盤點過程中應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。如對損壞的檔案進行修復(fù)或補充，對丟失的檔案進行查找和補救等。4.清查和盤點結(jié)束后，應(yīng)形成清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理情況等，并將清查報告存檔。五、檔案借閱與利用（一）檔案借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請，予以批準，并按照規(guī)定提供檔案。3.借閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出公司。如有特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)，限期歸還。4.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。5.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)進行登記，并跟蹤利用情況，確保檔案的安全和合理使用。3.檔案管理部門可根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，開展檔案信息的編研工作，如編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等，為公司提供更有價值的檔案信息服務(wù)。4.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照，必須經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案安全保密（一）檔案安全保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格履行崗位職責，對檔案的保管、借閱等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，防止檔案信息泄露。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.在檔案整理、存儲、利用等過程中，涉及檔案機密信息的操作應(yīng)在保密環(huán)境下進行，如使用加密設(shè)備、設(shè)置訪問權(quán)限等。5.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如專人保管、限制查閱范圍等。（二）檔案信息安全管理1.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)軟件和殺毒軟件，防止病毒、黑客等攻擊導(dǎo)致檔案信息泄露或丟失。3.對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴格控制檔案信息的傳輸，對于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息，應(yīng)采取加密措施，確保傳輸過程中的安全。（三）檔案保密教育與培訓1.公司應(yīng)定期組織員工參加檔案安全保密教育與培訓，提高員工的保密意識和防范能力。2.檔案安全保密教育與培訓內(nèi)容包括國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)、公司檔案安全保密制度、檔案保密技術(shù)與方法等。3.新員工入職時應(yīng)進行檔案安全保密方面的培訓，使其了解公司檔案安全保密要求和規(guī)定。4.對于涉及檔案管理工作的關(guān)鍵崗位人員，應(yīng)進行專門的檔案安全保密培訓，并簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務(wù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。4.鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、法律憑證作用等因素，確保鑒定結(jié)果準確合理。（二）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組組長簽字同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門應(yīng)組織實施銷毀工作。銷毀工