PAGE完善房屋排查檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房屋安全管理，規(guī)范房屋排查檔案工作，保障人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)各類房屋的排查檔案管理工作，包括住宅、商業(yè)用房、工業(yè)廠房等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：房屋排查檔案應(yīng)如實(shí)記錄房屋的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋房屋從基本信息到排查過程及結(jié)果的各個(gè)方面，保證檔案資料完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：排查數(shù)據(jù)、結(jié)論等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，為房屋安全管理提供準(zhǔn)確依據(jù)。4.及時(shí)性原則：及時(shí)整理、歸檔房屋排查信息，確保檔案資料與排查工作同步更新。二、房屋排查檔案的內(nèi)容（一）房屋基本信息檔案1.房屋產(chǎn)權(quán)信息產(chǎn)權(quán)人姓名、聯(lián)系方式、身份證號(hào)碼等。房屋產(chǎn)權(quán)證書編號(hào)、發(fā)證機(jī)關(guān)等。2.房屋坐落信息詳細(xì)地址，包括所在街道、門牌號(hào)、小區(qū)名稱、樓號(hào)、單元號(hào)、房號(hào)等。房屋地理位置示意圖，標(biāo)注房屋在區(qū)域內(nèi)的位置。3.房屋基本狀況房屋類型，如住宅（普通住宅、別墅等）、商業(yè)用房（寫字樓、商鋪等）、工業(yè)廠房等。建筑結(jié)構(gòu)，如磚混結(jié)構(gòu)、框架結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)等。層數(shù)、建筑面積、建成年代等。（二）房屋排查記錄檔案1.排查計(jì)劃排查時(shí)間安排，明確各階段排查工作的起止時(shí)間。排查人員分工，包括負(fù)責(zé)人、排查人員名單及職責(zé)。2.排查過程記錄每次排查的日期、天氣情況。排查人員對(duì)房屋外觀、結(jié)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備等方面的檢查記錄，可采用文字描述與現(xiàn)場照片、視頻相結(jié)合的方式。例如，記錄房屋外立面是否有裂縫、脫落現(xiàn)象，內(nèi)部墻體有無傾斜、變形，水電設(shè)施是否正常等。對(duì)房屋存在的安全隱患進(jìn)行詳細(xì)記錄，注明隱患部位、程度、可能產(chǎn)生的影響等。3.排查結(jié)果房屋安全等級(jí)評(píng)定，分為A級(jí)（結(jié)構(gòu)安全，無危險(xiǎn)點(diǎn)）、B級(jí)（結(jié)構(gòu)基本安全，有輕微損壞，不影響正常使用）、C級(jí)（部分承重結(jié)構(gòu)承載力不能滿足正常使用要求，局部出現(xiàn)險(xiǎn)情，構(gòu)成局部危房）、D級(jí)（承重結(jié)構(gòu)承載力已不能滿足正常使用要求，房屋整體出現(xiàn)險(xiǎn)情，構(gòu)成整幢危房）。針對(duì)排查出的安全隱患提出整改建議，明確整改措施、整改期限等。（三）房屋整改檔案1.整改實(shí)施情況如果房屋被評(píng)定為存在安全隱患并需要整改，記錄整改工作的開展情況，包括整改責(zé)任人、整改施工單位、整改開始時(shí)間和預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。整改過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)記錄，如基礎(chǔ)加固施工進(jìn)度、主體結(jié)構(gòu)修復(fù)情況等，并附上相應(yīng)的照片或視頻資料。2.整改驗(yàn)收情況整改完成后，記錄驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員名單。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告內(nèi)容，包括對(duì)整改項(xiàng)目的檢查情況、是否達(dá)到整改要求、房屋安全狀況復(fù)查結(jié)果等。驗(yàn)收合格的，出具驗(yàn)收合格證明；驗(yàn)收不合格的，明確整改不到位的問題，要求繼續(xù)整改直至合格。（四）房屋排查檔案的動(dòng)態(tài)更新記錄1.定期復(fù)查記錄按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)已排查的房屋進(jìn)行復(fù)查，記錄復(fù)查時(shí)間、復(fù)查人員、復(fù)查情況。對(duì)比上次排查結(jié)果，記錄房屋安全狀況的變化情況，如有新的安全隱患出現(xiàn)，詳細(xì)記錄隱患情況及處理措施。2.房屋信息變更記錄當(dāng)房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更、房屋結(jié)構(gòu)改造、用途改變等情況時(shí)，及時(shí)記錄變更的原因、時(shí)間、變更內(nèi)容等信息，并更新房屋基本信息檔案。同時(shí)，根據(jù)變更情況重新評(píng)估房屋安全狀況，調(diào)整排查記錄和整改建議等相關(guān)檔案內(nèi)容。三、房屋排查檔案的管理流程（一）檔案收集1.排查人員在每次房屋排查工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將各自負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)房屋的排查記錄、照片、視頻等資料整理好，提交給檔案管理人員。2.對(duì)于房屋整改過程中的相關(guān)資料，如整改方案、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，由整改責(zé)任人或施工單位及時(shí)收集并移交檔案管理人員。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照房屋基本信息、排查記錄、整改檔案、動(dòng)態(tài)更新記錄等類別對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類資料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。例如，房屋基本信息檔案編號(hào)可采用“房基區(qū)域代碼流水號(hào)”的形式，排查記錄檔案編號(hào)可采用“排查年份月份流水號(hào)”等。3.對(duì)每份資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)返回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）檔案存儲(chǔ)1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜中，并做好防潮、防火、防蟲等措施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案類別和編號(hào)建立文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的命名規(guī)范、易于查找。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱房屋排查檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案資料不被損壞、涂改、丟失等。查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱房屋排查檔案的，必須持有合法有效的證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并嚴(yán)格按照查閱規(guī)定進(jìn)行操作。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱房屋排查檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（六）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的房屋排查檔案，由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一同保存。四、房屋排查檔案管理的人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)房屋排查檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理情況，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，如檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的矛盾和困難。4.審核檔案查閱、借閱、銷毀等申請(qǐng)，對(duì)重要檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)房屋排查檔案的日常收集、整理、存儲(chǔ)、保管等工作，確保檔案資料的完整和安全。2.按照檔案管理流程，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等操作，建立清晰的檔案管理體系。3.為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，辦理查閱、借閱手續(xù)，監(jiān)督查閱、借閱過程，確保檔案資料的合理使用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.根據(jù)檔案管理規(guī)定，做好檔案銷毀工作，確保銷毀過程符合要求，并保存好銷毀記錄。（三）房屋排查人員職責(zé)1.在房屋排查工作中，認(rèn)真做好排查記錄，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄房屋的實(shí)際情況和安全隱患，確保排查資料的真實(shí)性和完整性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將排查記錄等資料整理后提交給檔案管理人員，不得拖延或隱瞞重要信息。3.配合檔案管理人員對(duì)排查檔案進(jìn)行核對(duì)、補(bǔ)充等工作，如有需要，提供相關(guān)說明或證據(jù)。（四）整改責(zé)任人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織房屋整改工作，按照整改建議制定詳細(xì)的整改方案，并組織實(shí)施。2.在整改過程中，及時(shí)收集整改相關(guān)資料，如施工圖紙、材料清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，并移交檔案管理人員。3.確保整改工作按時(shí)完成，達(dá)到整改要求，并配合做好整改驗(yàn)收工作，提供整改驗(yàn)收所需的資料和說明。五、房屋排查檔案制度的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由公司/組織內(nèi)部的審計(jì)、紀(jì)檢等部門定期對(duì)房屋排查檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，以及檔案管理流程的執(zhí)行情況等。2.接受外部監(jiān)督，如上級(jí)主管部門的檢查、社會(huì)公眾的監(jiān)督等。對(duì)于外部監(jiān)督提出的意見和建議，認(rèn)真對(duì)待并及時(shí)整改。（二）考核辦法1.制定房屋排查檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案資料的質(zhì)量、檔案管理流程的執(zhí)行情況、檔案管理工作的效率等方面。2.對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、房屋排查人員、整改責(zé)任人等相關(guān)人員的檔案管理工作