PAGE數(shù)據(jù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司數(shù)據(jù)檔案的管理，確保數(shù)據(jù)檔案的完整性、準確性、安全性和可利用性，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)檔案在公司各項業(yè)務活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在數(shù)據(jù)檔案的形成、收集、整理、存儲、保管、利用、銷毀等過程中的管理活動。（三）定義1.數(shù)據(jù)檔案：指公司在業(yè)務活動中形成的，具有保存價值的各種形式的數(shù)據(jù)記錄，包括但不限于電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件、圖表、報表、音頻、視頻等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的數(shù)據(jù)文件，按照規(guī)定的程序和方法，整理成案卷，移交檔案管理部門保存的過程。3.保管期限：根據(jù)數(shù)據(jù)檔案的重要程度、性質(zhì)和作用，確定其保存的時間長度，分為永久、長期和短期。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司的數(shù)據(jù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。2.真實性原則：數(shù)據(jù)檔案應如實反映公司業(yè)務活動的實際情況，確保數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。3.完整性原則：數(shù)據(jù)檔案應涵蓋公司業(yè)務活動的各個方面，保證數(shù)據(jù)的全面性和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施，確保數(shù)據(jù)檔案的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。5.方便利用原則：建立科學合理的管理體系，便于數(shù)據(jù)檔案的檢索、查詢和利用，提高工作效率。二、數(shù)據(jù)檔案的形成與收集（一）職責分工1.各部門：負責本部門業(yè)務活動中數(shù)據(jù)檔案的形成和收集工作，明確專人負責，確保數(shù)據(jù)的及時、準確和完整。2.檔案管理部門：對各部門的數(shù)據(jù)檔案形成和收集工作進行指導和監(jiān)督，協(xié)助解決工作中遇到的問題。（二）形成要求1.數(shù)據(jù)的記錄應清晰、準確、完整，符合業(yè)務規(guī)范和相關(guān)標準。2.電子數(shù)據(jù)應采用規(guī)范的格式和命名方式，便于識別和管理。3.重要數(shù)據(jù)應進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管，定期進行檢查和維護。（三）收集范圍1.公司各類業(yè)務合同、協(xié)議、文件等。2.財務報表、賬目、憑證等財務數(shù)據(jù)。3.市場調(diào)研、銷售數(shù)據(jù)、客戶信息等業(yè)務數(shù)據(jù)。4.技術(shù)研發(fā)文檔、設(shè)計圖紙、測試報告等技術(shù)數(shù)據(jù)。5.行政辦公文件、會議記錄、人事檔案等管理數(shù)據(jù)。6.其他與公司業(yè)務活動相關(guān)的數(shù)據(jù)。（四）收集時間1.日常業(yè)務活動中形成的數(shù)據(jù)，應及時收集整理，定期移交檔案管理部門。2.重大項目或?qū)ｍ椆ぷ鹘Y(jié)束后，相關(guān)部門應在規(guī)定時間內(nèi)將項目數(shù)據(jù)檔案收集齊全，移交檔案管理部門。三、數(shù)據(jù)檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類：根據(jù)數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照公司的業(yè)務分類體系進行分類，如分為業(yè)務類、財務類、技術(shù)類、管理類等。2.編號：為每一類數(shù)據(jù)檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制數(shù)據(jù)檔案目錄，目錄應包括編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用。（三）電子數(shù)據(jù)整理1.對電子數(shù)據(jù)進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。2.為電子文件命名應遵循統(tǒng)一的命名規(guī)則，包含文件主題、日期、版本等關(guān)鍵信息。3.對電子數(shù)據(jù)進行元數(shù)據(jù)標注，以便更好地理解和管理數(shù)據(jù)內(nèi)容。四、數(shù)據(jù)檔案的存儲（一）存儲方式1.電子存儲：采用服務器存儲、磁盤陣列存儲、磁帶存儲等方式，對數(shù)據(jù)檔案進行電子存儲。存儲設(shè)備應具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)數(shù)據(jù)檔案，應進行數(shù)字化處理后存儲，并保留一定數(shù)量的紙質(zhì)原件作為備份。紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）存儲環(huán)境1.電子存儲設(shè)備應放置在溫度、濕度適宜的機房內(nèi)，機房應配備空調(diào)、消防、監(jiān)控等設(shè)施。2.紙質(zhì)檔案庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（三）存儲安全1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置。2.對存儲設(shè)備進行定期檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。3.設(shè)置訪問權(quán)限，對數(shù)據(jù)檔案的訪問進行嚴格控制，防止數(shù)據(jù)泄露。五、數(shù)據(jù)檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的數(shù)據(jù)檔案，應永久保管。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的數(shù)據(jù)檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的數(shù)據(jù)檔案，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案管理部門應定期對數(shù)據(jù)檔案進行清查核對，確保賬實相符。2.對破損、褪色的數(shù)據(jù)檔案應及時進行修復或復制。3.對超過保管期限的數(shù)據(jù)檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持整潔、通風良好，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。2.檔案架應排列整齊，標識清晰，便于查找和存取檔案。3.庫房應配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護。六、數(shù)據(jù)檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保數(shù)據(jù)檔案的安全利用。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行利用，不得擅自擴大利用范圍。3.充分發(fā)揮數(shù)據(jù)檔案的作用，為公司的決策、業(yè)務活動等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱數(shù)據(jù)檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因特殊情況需要借閱數(shù)據(jù)檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。3.復制：根據(jù)利用需求，經(jīng)批準后可以對數(shù)據(jù)檔案進行復制。復制應使用檔案管理部門提供的數(shù)據(jù)復制設(shè)備，確保復制件與原件一致。（三）利用登記檔案管理部門應對數(shù)據(jù)檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等。七、數(shù)據(jù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立數(shù)據(jù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家和技術(shù)人員組成。鑒定小組負責對到期的數(shù)據(jù)檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.數(shù)據(jù)檔案的完整性和準確性。2.數(shù)據(jù)檔案的保存價值和利用價值。3.數(shù)據(jù)檔案的保管期限是否已滿。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的數(shù)據(jù)檔案進行審核，形成鑒定報告。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，編制銷毀清單。3.銷毀清單應包括檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。4.按照規(guī)定的方式進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式、執(zhí)行人員等。5.銷毀后，在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。八、數(shù)據(jù)檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強對數(shù)據(jù)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的數(shù)據(jù)檔案，應采取嚴格的保密措施，限制訪問范圍。3.與數(shù)據(jù)檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（二）安全措施1.建立數(shù)據(jù)檔案安全管理制度，加強對存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等安全防護。2.定期進行數(shù)據(jù)安全檢查和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.制定數(shù)據(jù)檔案