PAGE醫(yī)院檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案的收集管理工作，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案收集管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案收集工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.完整準確原則各科室、部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點，全面、系統(tǒng)地收集各類檔案，保證檔案內(nèi)容的真實、準確、完整。3.及時歸檔原則檔案形成后，應(yīng)及時整理歸檔，防止檔案散失、損壞或延誤歸檔時間。4.方便利用原則檔案收集管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的服務(wù)效能，滿足醫(yī)院各項工作的需要。二、檔案收集范圍（一）醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案1.病歷檔案包括門診病歷、住院病歷、急診病歷等，涵蓋患者基本信息、診斷治療過程、檢查檢驗報告、醫(yī)囑等內(nèi)容。2.醫(yī)療技術(shù)檔案如手術(shù)記錄、麻醉記錄、護理記錄、會診記錄、病例討論記錄等，反映醫(yī)療技術(shù)操作過程和醫(yī)療質(zhì)量控制情況。3.醫(yī)療統(tǒng)計檔案各類醫(yī)療數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、醫(yī)療指標分析報告等，為醫(yī)院管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）教學(xué)科研檔案1.教學(xué)檔案教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、教學(xué)評估材料、學(xué)生實習(xí)檔案等，記錄醫(yī)院教學(xué)工作的組織實施和教學(xué)質(zhì)量情況。2.科研檔案科研項目申請書、立項批復(fù)、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果報告、論文發(fā)表及獲獎材料等，體現(xiàn)醫(yī)院科研工作的開展情況和科研水平。（三）行政管理檔案1.醫(yī)院規(guī)劃與決策檔案醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、重大決策會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)批示等，為醫(yī)院發(fā)展提供決策依據(jù)。2.人事檔案員工招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等人事管理文件材料，反映醫(yī)院人力資源狀況。3.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)預(yù)決算報告、審計報告等，記錄醫(yī)院財務(wù)收支情況和經(jīng)濟運行狀況。4.后勤保障檔案物資采購、設(shè)備管理、基建工程、后勤服務(wù)等方面的文件材料，保障醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)。（四）黨團工作檔案1.黨組織建設(shè)檔案黨組織工作計劃、總結(jié)、黨員名冊、入黨申請書、黨員發(fā)展材料、黨組織活動記錄等。2.共青團工作檔案共青團工作計劃、總結(jié)、團員名冊、團支部活動記錄、青年志愿者活動材料等。（五）其他檔案醫(yī)院對外交流合作、社會公益活動、突發(fā)事件處理等方面形成的具有保存價值的文件材料。三、檔案收集職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善醫(yī)院檔案收集管理制度，指導(dǎo)各科室、部門開展檔案收集工作。2.負責接收、整理、保管全院各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。3.定期對檔案收集工作進行檢查、監(jiān)督和考核，確保檔案收集工作規(guī)范有序進行。4.開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為醫(yī)院各項工作提供服務(wù)。（二）各科室、部門職責1.設(shè)立兼職檔案員，負責本科室、部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向醫(yī)院檔案管理部門移交。2.按照檔案收集范圍和要求，及時收集本科室、部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整、準確、及時歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，配合檔案管理部門開展檔案利用工作。（三）員工個人職責1.員工應(yīng)妥善保管在工作中形成的各類文件材料，按照規(guī)定及時移交本科室、部門兼職檔案員。2.積極配合檔案管理部門和本科室、部門做好檔案收集工作，提供真實、準確的檔案信息。四、檔案收集流程（一）文件材料形成與積累1.各科室、部門在開展醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動過程中，應(yīng)明確專人負責文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料形成后，承辦人員應(yīng)及時進行整理，按照分類標準進行初步分類，并妥善保管，防止文件材料丟失、損壞或涂改。（二）定期收集1.各科室、部門兼職檔案員應(yīng)定期（每月或每季度）對本科室、部門形成的文件材料進行收集，檢查文件材料的完整性和準確性，對不符合要求的及時進行補充和修正。2.兼職檔案員將收集到的文件材料進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類，編制檔案目錄，確保檔案的有序存放。（三）移交歸檔1.各科室、部門兼職檔案員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（每年[具體時間]）將整理好的檔案移交至醫(yī)院檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行認真核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交科室、部門溝通解決。3.檔案管理部門對接收的檔案進行進一步整理、分類、編號、編目等工作，按照檔案管理要求進行裝訂、裝盒，并上架保管。五、檔案收集要求（一）文件材料質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，簽字蓋章齊全。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等易褪色的書寫材料。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份和存儲。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案進行分類，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。（三）歸檔時間要求1.一般文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔完畢，重要文件材料應(yīng)及時歸檔。2.在醫(yī)療、教學(xué)、科研等項目結(jié)束后，項目負責人應(yīng)在[具體時間]內(nèi)將項目形成的檔案整理歸檔。六、檔案整理與分類（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。（二）檔案分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開，每個年度內(nèi)的檔案再按機構(gòu)（問題）等分類。2.機構(gòu)（問題）分類法按醫(yī)院內(nèi)部機構(gòu)或問題將檔案分為若干類別，如醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、行政管理等。3.保管期限分類法根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）三種保管期限。（三）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和檢索。2.檔案編號采用“全宗號年度保管期限類別順序號”的結(jié)構(gòu)，例如：[全宗號][年度][永久/長期/短期][醫(yī)療業(yè)務(wù)/教學(xué)科研/行政管理等][001]。（四）編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于查閱和檢索。七、檔案保管與保護（一）檔案保管場所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。（三）檔案保護措施1.采取有效的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在[具體溫度范圍]，濕度保持在[具體濕度范圍]。八、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.遵循保密原則，嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。2.方便利用原則，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，滿足醫(yī)院各項工作的需要。3.依法利用原則，利用檔案應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)定。（二）檔案利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門因工作需要查閱檔案。2.醫(yī)院員工因個人工作需要查閱本人相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，須經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案借閱手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員借閱檔案，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在科室、部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案，須持單位介紹信，填寫檔案借閱申請表，經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門負責人簽字同意，并報醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱檔案內(nèi)容等。2.檔案利用登記應(yīng)建立臺賬，并定期進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。九、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.遵循全面審查原則，對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準確性。2.遵循價值鑒定原則，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限和鑒定處理意見。3.遵循法定程序原則，檔案鑒定工作應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，確保鑒定結(jié)果的合法性和公正性。（二）檔案鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的保存價值和現(xiàn)實利用價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進行分析比較，判斷檔案的保存價值和現(xiàn)實利用價值。