公文管理制度

公文管理制度第1篇

1.目的

為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明

確公文承辦要求，實施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

2.適用范圍

本制度適用于集團總公司、子公司。

3.職責范圍

3.1集團總裁辦

3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

3.1.2負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時

負責指導各部門和各子公司的文件處理工作。

3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本

制度的實施。

3.2集團其它各部門、子公司

3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。

3.2.2負責按本制度規(guī)定執(zhí)行

4.公文處理原則

4.1公文處理原則

4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的

工作。

4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規(guī)范進行，做到準確、及時、安

全、保密。

5.公文的種類

5.1公文的定義

5.1.1公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的公務文

書，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)

驗的重要工具。

5.1.2常用的公文種類

常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規(guī)定、

函、會議紀要等。

（一）決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論

通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

（二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。

（三）通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)

行的事項。

（四）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

（五）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；

向上級部門請示指示、批準用“請示”。

（六）規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。

（七）函：是相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門

提出請求的公文。

（八）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。

6.公文格式和行文規(guī)則

6.1公文格式和行文規(guī)則

6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

(1).公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mmX

297mm。

(2).公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mni±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±

1mm,版心尺寸為：IE6nlmX225mm(不含頁碼)。

6.1.2公文中圖文的顏色

除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。

6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求

(1).排版規(guī)格

(2).制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過10101。

(3).印刷要求

單面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mn<,黑色油墨應達到色譜所標

BL100%,紅色油墨應達到色譜所標Y80%,M80%o印品著墨實、均勻；字面不花、

不白、無斷劃。

(4).裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。

兩頁頁碼之間誤差不超過4皿痛馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上

下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏

釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm,四角成

90°,無毛茬或缺損。

6.2公文中各要素標識規(guī)則

組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反

線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至

主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

6.2.1眉首

(1).公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若十份時每份公文的順序編號。如需標識公

文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。

(2).秘密等級和保密期限

密級公文應分別標明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格；密級分為ABC三個

等級。密級程度應由發(fā)文主管單位領導根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標識和保密期限,

用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。

(3).緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之

間空1字。

(4).發(fā)文機關標識

由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團有限公司

(文件)”或“九州集團”；對一些特定的公文可做用應的改變，如通知即可寫為

“湖南九州集團有限公司(通知)”。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

(5).發(fā)文字號

發(fā)文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

②如發(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）.簽發(fā)人

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2

行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使

發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

公文管理制度第2篇

一、公文的辦理

（一）簽收、整理、登記

所有收文實行辦公室“一個口子”進，送達文件的簽收、文件交換、所收信

函均由專人簽收。所有收文經(jīng)簽收人整理登記，并附公文處理標簽。

（二）擬辦、分發(fā)

經(jīng)整理的文件由辦公室主任提出擬辦意見后呈送委領導批辦。

（三）批辦

文件分發(fā)后，無特殊情況，委領導應于一個工作日內(nèi)簽示處理意見。

（四）傳送

根據(jù)主要領導批示，由辦公室登記批示意見后，分別送承領導班子成員及各

科室，閱文人簽字后，及時返還辦公室。文件如需留存由辦公室復印保留，文件

原件需交辦公室存檔。

（五）承辦

承辦單位應將所承辦文件進行登記，以方便跟琮文件辦理進度，并根據(jù)領導

批示和文件內(nèi)容要求辦理，辦理結果及時反饋。

（六）催辦

規(guī)定期限辦理和回復的，辦公室需單獨登記，并定期催辦。

（七）存檔

辦理完畢的文件由辦公室暫存，每年向縣檔案局移交一次。

（八）文件的復印、借閱。借閱一般文件應履行借閱手續(xù)，借閱保密文件應

由分管領導簽署意見，所有借閱文件應按時歸還。秘級文件不得復印。

二、發(fā)文管理

業(yè)務性文件由相關科室負責擬稿，綜合性文件由綜合科負責擬稿；科室擬稿

件需經(jīng)分管負責人進行核稿，報主要負責人簽發(fā)。簽發(fā)后的公文送辦公室進行登

記編號。辦公室負責對所有發(fā)文的審核，對發(fā)文對象、字體、字號等按公文發(fā)文

規(guī)范格式進行把關，文件印制后統(tǒng)一繕印，用印后的文件應保留兩份隨擬稿封面、

草稿、清稿、相關附件材料一起由辦公室留存，同時保存電子文檔。

公文管理制度第3篇

第一章辦公物品的購買

辦公物品購買細則

第一條原則

為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公用品的購買，都

應由行政部統(tǒng)一負責。

第二條辦公物品的訂購

根據(jù)本部門日常辦公必需品的消耗水平，向行政通報，確定訂購數(shù)量。

第三條采購辦法

在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原

則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。

第四條訂購單

在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還

必須另填一份訂購單，經(jīng)行政部門確認后，直接向有關商店訂購。

行政部門必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應寫明訂購日期、

訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等等。

第五條跟蹤

按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預定日期送到與

否。

第六條驗貨

所訂購辦公用品送到后，按送貨單進行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質量,

確保沒有問題后，在送貨單上加蓋印章，表示收到，然后，在訂購進度控制卡上

作好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。

第七條付款

收到辦公用品后，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)經(jīng)理簽

字蓋章，作好登記，轉交財務部負責支付或結算。

第八條分發(fā)

辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況，允許各

部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行采購。在這種情況下，行政部

門有權進行審核，并且把審核結果連同申請書一起交付監(jiān)督部門保存，以作為日

后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。

第二章報廢處理

第九條報廢與更換處理

1、對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、

價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關事項。

2、報廢成立后才能給予新的辦公用品。

3、報廢品必須符合《辦公用品報廢審核規(guī)定》

第三章辦公物品的保管

第十條填寫清單

所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。

第十一條保管

必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時要實行防蟲等

保全措施。第十二條印刷品與紙張管理

印刷品與各種用紙;的管理按照盤存的清單為準，對領用的數(shù)量隨時進行記錄

并進行加減，計算出余量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交行政主管。

第十三條持有量調查

必須對總公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品持有量進行調查。調查方式

是，定期對每月領用量、使用量以及余量作出統(tǒng)計，向上報告。行政部對報告進

行核對，檢查各部門所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與記錄相一致。最后把報告分部門進行編

輯保存。

第四章對辦公物品使用的監(jiān)督與調查

第十四條調查內(nèi)容

對公司各部門進行調查，調查內(nèi)容包括：

1、核對用品領用單據(jù)與用品清單。

2、核對用品中請書與實際使用情況。

3、核對用品領用清單與實際用品清單。

公文管理制度第4篇

一、總則：

1、為加強公文流轉管理，運用現(xiàn)代計算機技術，使公文處理進一步規(guī)范化、

制度化、科學化、程序化，提高公文處理質量和工作效率，結合我校實際情況，

特制定本辦法。

2、公文處理應當堅持實事求是、精確、高效的原則，做到及時、準確、安

全。

3、根據(jù)我校實際，適用公文流轉管理的公文主要種類有：上級來文、教育

局網(wǎng)上文件、學校有關文件材料的上輸?shù)?/p>

4、對上述公文的流轉、記載、歸檔、銷毀等工作由辦公室專人實行文件收

轉登記薄登記管理或計算機專人管理。

5、公文的原件應當保存完好，重要的公文原件應當通過現(xiàn)代技術手段在計

算機中予以備份。

二、收文管理：

1、收文及其處理工作應當做到從辦公室口子進，從辦公室口子出。

2、外部公文由辦公室接收，及時做出內(nèi)部流黃處理意見，并在文件收轉登

記簿上予以登記。

3、本校其他部門接收的公文，應當先送交辦公室予以書面登記后，再予辦

理。

4、外部公文初始目錄文件收轉登記簿登記內(nèi)容包括：

1）收文登記系統(tǒng)自編號；

2）收文時間（年/月/日）；

3）來文單位；

4）來文自編號、批件登記號；5）公文標題；

5、公文處理完畢，具體承辦部門應當將處理意見、處理過程及處理結果交

由辦公室予以登記。

6、公文處理過程及處理結果登記內(nèi)容包括但不限于：

1）辦公室擬辦意見；

2）其他處室處理意見；

3）校領導批復、處理意見；

4）最后處理結果。

7、公文代理完畢，應當整理歸檔，歸檔去處及編號應當在文件登記薄中登

記。

8、重要的公文原件應當予以掃描歸入計算機中予以數(shù)據(jù)化保存，并與相應

的電子登記目錄建立超級鏈接，以備將來快速查詢。

三、發(fā)文管理

1、凡由本校各部門起草，須加蓋本校公章的公文應當由辦公室實行嚴格的

計算機登記管理。

2、發(fā)文計算機登記內(nèi)容包括：發(fā)文登記系統(tǒng)自編號、擬稿部門、擬稿人、

簽發(fā)人、發(fā)文單位、發(fā)文字號、發(fā)文時間、發(fā)文標題、發(fā)文類別、抄送抄報單位、

發(fā)文份數(shù)、發(fā)文主題詞、其他。

3、重要的發(fā)文原件審批稿應當予以掃描歸入計算機中予以數(shù)據(jù)化保存，并

與相應的'電子登記目錄建立超級鏈接，以備將來快速查詢。

四、文件銷毀

1、不具備歸檔和存查價值的公文經(jīng)負責人批準，可以銷毀。公文的銷毀，

需進行登記并由專人監(jiān)銷，確保不錯銷、不漏銷。

2、銷毀的公文目錄應當予以保存，以備查詢。

五、附則

1、本管理辦法由校長室負責解釋。

公文管理制度第5篇

一、目的

使辦公用品管理制度化、規(guī)范化、合理化，實現(xiàn)計劃采購、計劃領用，控制

發(fā)放，降低成本。

二、范圍

適用于大津中信置業(yè)有限公司各部門及下屬公司辦公文具用品的管理。

三、辦公用品的發(fā)放

1、各部門根據(jù)部門及個人需要填寫《辦公文具用品申領單》，并指定專人負

責此項工作。辦公室于每周一進行辦公用品的發(fā)放，除特殊情況外，其他時間不

予領取。

2、《辦公文具用品申請單》必須經(jīng)各部門負責人和辦公室負責人簽字后方可

領貨。

3、公司各部門要嚴格按本部門提交的《辦公文具用品申領單》按公司定額進

行領取，特殊情況要附加申領說明。對超計劃領取，辦公室將不給予發(fā)放。

4、各單位、各部門的辦公用品管理人員要堅持原則，秉公辦事，嚴格掌握

辦公用品的發(fā)放范圍、發(fā)放數(shù)量，物品發(fā)放均由領用人簽名。

5、管理人員請假、休假或因事不在崗時，由辦公室主任或其指定人員代管。

四、辦公用品的管理

1、辦公用品由辦公室統(tǒng)一管理，由庫管統(tǒng)計、掌握文具的領用狀況，有效

地進行費用控制。

2、屬于部門公用的辦公用品，由部門指定專人保管；個人使用的辦公用品,

由個人保管。如遺失應由部門或個人賠償或自購解決。

3、庫房內(nèi)禮品等貴重物品的領用，需經(jīng)主管負責人同意，庫管人員不得擅

自動用。

4、辦公室對必須及耗用量大的文具，采取酌量庫存的辦法。

5、月末庫房管理人員要將辦公用品的進貨、發(fā)貨、存貨明細進行匯總月報。

五、辦公用品定量

筆、筆芯：每位管理人員每月不超過1支。

衛(wèi)生紙：每位管理人員每月不超過2卷。

雙面膠、膠布：部門每月各2卷。

膠水：每部門每月不超過2瓶。

曲別針、直別針、訂書釘：部門每月不超過2盒。

一次性紙杯：有關部門每月不超過2包。

復印紙：部門每月不超過2包（做到紙張二次利用）。

電池：有關部門每月不超過4節(jié)。

色帶：部門每月不超過2根。

備注：物品按月申領，即每次領用為當月需求量。個別部門定量過低經(jīng)確認

后另做調整。

公文管理制度第6篇

公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序

的工作。公文處理應堅持實事求是、精簡、高效、準確、及時、安全。根據(jù)《中

國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》等規(guī)定，結合實

際，制定本規(guī)定。

一、公文處理應遵循的一般原則

（一）使用法定的公文文種制發(fā)公文。即以黨的機關使用的14種公文種類和

國家行政機關使用的13種公文種類制發(fā)公文。

（二）使用規(guī)定的公文格式制發(fā)公文，制發(fā)公文時，必須符合公文的文面格

式、公文用紙格式和公文編排、打印與裝訂格式。

（三）遵守行文規(guī)則。在行文時，要堅持注重實效、“少而精”、黨政分工、

根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定行文關系、聯(lián)合行文的機關必須是同級等規(guī)則。特

別在辦理請示行文時，要堅持請示事項必須協(xié)調一致、只寫一個主送機關和一文

一事的原則，不得在報告等其它非請示公文中夾帶請不事項和直接向領導個人報

送公文。

二、發(fā)文辦理

（一）發(fā)文辦理的一般程序

發(fā)文辦理的程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、登記、復核、打印、分發(fā)、傳遞

等工作。

（二）公文草擬的要求

1、符合黨的路線、方針、政策和國家的.法律、法規(guī)及上級機關的指示，準

確地體現(xiàn)本局工作意圖，并同現(xiàn)行有關公文內(nèi)容相銜接。

2、全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施等切實可行。

3、觀點明確，情況屬實，內(nèi)容充實，條理清晰，結構嚴謹，表述準確，文

字精煉。

4、人名、地名、時間、數(shù)字、引文準確。時間應寫具體的年月日，引用公

文應先引標題，后引發(fā)文字號；漢字和標點符號的用法符合國家發(fā)布的標準方案,

計量單位和數(shù)字用法符合國家的有關規(guī)定。

5、開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，用詞規(guī)范，文風端正，文

種格式正確，層次序數(shù)準確。

6、起草公文時，對涉及其它部門職權范圍內(nèi)的事項，應當主動協(xié)商，征求

意見。

7、起草重要公文應當由局領導或部門負責同志親自主持、指導，進行調查

研究和充分論證，征求有關部門意見。

8、代擬起草公文時，應嚴格代擬稿質量，嚴格控制文件篇幅，嚴格報送程

序和完善報送材料。

（三）公文審核的要求

1、凡以本局名義制發(fā)的文件，在送局領導正式簽發(fā)前，必須填寫公文稿審

筌單，經(jīng)承辦科、室分管領導核稿，送辦公室主任審核文種、格式，并提出是否

公開、保密審查初步意見和發(fā)文文號。

2、核稿重點：觀點和內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策以及國家的法律、

法規(guī)，是否完整、準稀地體現(xiàn)中央、省、市、市質監(jiān)局和區(qū)委、區(qū)政府以及本局

的意圖，是否符合實際，并同現(xiàn)行有關文件內(nèi)容相銜接；擬定的措施和辦法是否

切實可行；涉及有關業(yè)務部門的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見；關鍵用詞是

否規(guī)范；行文是否準確；文字是否精煉；邏輯是否嚴密；結構是否嚴謹；是否確

需行文或聯(lián)合行文。

3、由其它單位主辦與我局聯(lián)合發(fā)文，由有關科室審改后，按我局文件審核、

簽批程序辦理。

（四）公文簽發(fā)要求

公文必須由局領導人或其授權的局領導簽發(fā)，公文一經(jīng)簽發(fā)即成為定稿生效。

會簽時，在送簽過程中逐個送簽，不要遺漏。

（五）公文登記要求

擬發(fā)公文經(jīng)簽發(fā)后，需進行登記，包括填寫公文標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人，

按經(jīng)領導審定的印發(fā)我圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數(shù)等。

（六）復核、打印、分發(fā)、傳遞的要求

辦公室要對公文的審批手續(xù)、文種、格式、內(nèi)容等進行再次復核，經(jīng)復核如

需對涉及內(nèi)容的實質修改時，必須報請原簽發(fā)領導復審。打印要做到準確、及時、

安全、保密，用印規(guī)范、正確。分發(fā)、傳遞應做好登記，按分發(fā)、傳遞范圍進行

分發(fā)，傳遞密級文件時，嚴格執(zhí)行密級公文傳遞辦法。辦公室要按照公文存檔要

求及時存檔。

三、收文辦理

收文辦理一般程序包括：簽收、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱（傳批）、承辦和

催辦等工作。

收文的簽收、登記及擬辦統(tǒng)一由局辦公室負責，并提出擬辦意見，電報和急

件要做到隨到隨送。簽收時應逐件清點，標注簽收時間，如發(fā)現(xiàn)問題，須及時向

發(fā)文機關查詢并采取相應處理措施。登記時，應按照發(fā)文機關分類要求，對文件

逐一登記，登記內(nèi)容為：公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、份數(shù)、收文日

期、收文序號等。

辦公室負責將收文按擬辦意見送局領導閱批。急閱件應隨送隨批，傳閱件一

般應在三日內(nèi)閱批。凡經(jīng)辦公室登記并送局領導閱批的文件，局領導閱批后，應

送回辦公室，辦公室按照局領導的閱批要求分送有關科、室、隊辦理，并根據(jù)局

領導的閱批意見及時提醒相關科、室、隊按時限要求辦結。

傳閱（傳批）時，辦公室應根據(jù)局領導批示或授權，按照程序將公文送有關

局領導閱知或批示，傳閱公文時按照局領導排序由前向后遞送，傳批時按照局領

導排序由后向前遞送°傳閱、傳批時應隨時掌握公文去向，避免誤傳、漏傳和延

誤。

催辦時，辦公室應對公文的承辦情況進行督促檢查，對緊急或重要公文及時

催辦，對一般公文定期催辦，并及時向局領導反饋辦理情況。

注辦時，承辦人員在公文辦理完畢后，應在文件處理單作簡要注明，注明發(fā)

文日期與發(fā)文字號，承辦人姓名與辦理結果等，以便管理和查考。

四、公文網(wǎng)上交換與電子公文管理

（一）公文網(wǎng)上交換的范圍

以局名義制發(fā)需報送的非涉密公文。

（二）電子公文的接收與管理

1、辦公室接收電子公文時，應當對公文的發(fā)送部門、公文的完整性和體例

格式等進行校對，確認無誤后方可接收。

2、辦公室應當及時接收電子公文，電子公文接收后，應打印成紙質文件，

按收文辦理的要求進行公文處理，并進行電子簽收。

3、嚴格保密，不得向無關人員透露電子公文操作程序或提供電子印章軟盤

等相關設備和軟件，并定期更換公文網(wǎng)上系統(tǒng)用戶口令。

4、指定專人管理和維護用于公文網(wǎng)上交換的計算機及其相關設備，嚴禁接

入國際互聯(lián)網(wǎng)和政務外網(wǎng)。

公文管理制度第7篇

1.為使公司（以下簡稱公司）公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高工

作效益和辦理公文質量，結合公司實際，特制訂本管理規(guī)定。

2適用范圍本規(guī)定適用于公司機關、分亍公司及各單位。

3規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引

用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，

然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡

是不注日期的文件，其最新版本適用于本標準。

《國家行政機關公文格式》

《集團公司機關公文處理辦法》

《集團公司公文管理辦法》

4職責

4.1經(jīng)理（黨委）辦公室負責公司機關部門公文管理和對分子公司公文的管理、

檢查、指導工作。

4.2各分子公司辦公室或相關部門負責本單位公文管理工作。

4.3公司主要領導負責公文的審閱簽發(fā)工作。

4.4行文部門負責公文的擬辦和發(fā)文手續(xù)辦理工作。

4.5公司檔案室負責公文的歸檔指導工作；按歸檔范圍，督促檢查、指導工

作。

5活動描述

5.1管理原則

5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理職能過程中形成的具有法定

效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達、貫徹、落實黨和國家的路線、方針、政策,

請示和報告問題，批復和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。

5.1.2公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等相互關聯(lián)、銜接有序

的工作。公司經(jīng)理（黨委）辦公室是公文處理的管理部門，負責公司的公文處理工

作，并負責指導公司分子公司和機關部室公文處理工作。

5.1.3公文處理必須堅持實事求是、精簡高效的原則，做到準確、及時、安

全，統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、催辦、用印、審核、立卷、歸檔和銷毀。

5.1.4公文處理必須嚴格執(zhí)行國家和企業(yè)有關保密法規(guī)，確保國家秘密和企

業(yè)商業(yè)秘密安全。

5.2管理內(nèi)容

5.2.1公文種類

5.2.1.1通知：用于轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位

公文；傳達要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項;任免和聘用人員。

5.2.1.2通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

5.2.1.3報告：用于向上級匯報工作，反映情況.，提出建議或者意見，答復

上級詢問的事項。

5.2.1.4請示：用于向上級請求批示、批準的事項。

5.2.1.5批復：用于答復下級單位的請示事項。

5.2.1.6決定：用于對重要問題或重大行動做出安排及決策。

5.2.1.7意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

5.2.1.8會議紀要：用于記載和傳達會議情況和議定事項。

5.2.1.9函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求

批準和答復審批事項。

5.2.1.10公告：用于向公司內(nèi)外、國內(nèi)外宣布重要事項。

5.2.2公文格式

公文一般由眉首：密級、緊急程度、文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人），主體（標題、

主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注），版記（主題詞、抄送單位、印

發(fā)單位和日期）三部分組成。

5.2.2.1密級和緊急程度

涉及國家機密和商業(yè)經(jīng)濟秘密的公文，標明密級。涉及緊急事項的公文，標

明緊急程度。

5.2.2.2文頭

用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱；分為公司、部室、子公司三類文頭。

5.2.2.3發(fā)文字號

包括單位代字、年份、序號、形式為“代字【年份】序號”。公司文頭發(fā)文

代字為“黨發(fā)，”，部門文頭發(fā)文代字為“A字”（A為部室代號，包括群眾組

織）；子公司文頭發(fā)文代字為“B發(fā)。年份用四位阿拉伯數(shù)字，序號為該代字流水

號。聯(lián)合發(fā)文只標明主辦單位代字、序號。

5.2.2.4簽發(fā)人

上行文應注明簽發(fā)人，簽發(fā)人一般應為單位主要領導。

5.2.2.5標題

準確簡要概括公文主要內(nèi)容，并可表明公文種類。

5.2.2.6主送機關

公文的主要受理機關，用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

5.2.2.7附件

如有附件，標明名稱。附件說明在正文下空1行、左空2行字進行標識。如:

附件：L

2.（后面不加標點符號）

5.2.2.8印章除會議紀要外，各文種均加蓋印童；印章應與文頭相符。

5.2.2.9成文時間

以負責人簽發(fā)日期為準。

5.2.2.10附注

公文如有其他需要說明的事項，應加附注，用括號括起位于成文時間下一行

居左空2格加圓括號標識；上行文應在附注中注明聯(lián)系人姓名和電話。

5.2.2.11主題詞

按照《集團公司公文主題詞表》標注；同時結合企業(yè)實際，規(guī)定五種自由詞作

為主題的補充，包括公文中關鍵的人名、單位（地）名、產(chǎn)品名、項目名、裝置

（設備）名。主題詞不能超過5組。

5.2.2.12抄送單位

公文如需除主送機關外的其他機關知曉或執(zhí)行，應注明抄送單位；抄送單位

名稱應使用全稱或規(guī)威化簡稱、統(tǒng)稱。

5.2.2.13印發(fā)單位和日期

標明主辦單位全稱或規(guī)范化簡稱以及印發(fā)時間。

5.2.2.14印刷和裝訂

公文采用國際標準A4型紙張雙面印制，左側裝訂。

5.2.3行文規(guī)則

5.2.3.1行文應當確有必要，注重效用。

5.2.3.2公司機關各部門根據(jù)職權范圍，可以代表公司，以公司名義向分子

公司行文；子公司及職能部室可在本單位范圍內(nèi)行文，不得對外正式行文。

5.2.3.3向上級機關行文，應主送一個上級機關，如需其他上級機關閱知，

可以抄送；公司形成的請示、報告公文要將底稿和兩份文件交公司經(jīng)理（黨委）辦

公室存檔，然后再將丙份文件送上級辦公室閱批。

5.2.3.4一般不得越級請示或報告；除生產(chǎn)事故、大型集體上訪、突發(fā)事件

等緊急重大情況或逐級行文延誤時機將造成損失，經(jīng)公司領導指定可以越級行文

外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應抄送被越過的上級機關。

5.2.3.5“請示”和“報告”在公文中不能并用；“請示”應一文一事；報告

中不得夾帶“請示”事項。

5.2.3.6除本《規(guī)定》規(guī)定的公文種類以外，工作要點、活動方案、計劃等

文體都不能作為公文的獨立行文文種，必須以“通知”的形式印發(fā)。

5.2.4發(fā)文辦理

5.2,4.1發(fā)文辦理是指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕

印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。

5.2.4.2草擬公文應當做到：

a.符合國家的法律、法規(guī)和企業(yè)有關規(guī)定，遵循上級機關的指示精神，完整、

準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖；

b.全面、客觀反映情況，提出的政策、措施切實可行；

c.觀點明確、條理清楚，結構嚴謹，表述準確，直述不曲，文字精練，字詞

規(guī)范，標點正確；

d.人名、地名、數(shù)字、引文準確；引用公文應先引標題后引發(fā)文字號；引用外

文注明中文含義；日期寫明具體年、月、日；

e.結構層次序數(shù)為：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為

“1.”，第四層為“⑴”；

f.根據(jù)行文目的和發(fā)文機關職權選擇適當?shù)奈姆N；

h.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序號和在詞、詞組、慣用語、

縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數(shù)

宇；

i.應使用國家法定計量單位;

J.文中使用非規(guī)范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱

或其縮寫形式，應在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文釋名；

k.公文書寫稿紙要干凈耐用，書寫字跡整齊，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或

毛筆書寫，不能用鉛筆、圓珠筆和彩筆書寫；用計算機打印的，排版要規(guī)范。

5.2.4.3行文前，應填寫發(fā)文稿紙，標明起草人，主送機關和公文標題。

5.2.4.4擬制的公文，由起草單位負責人進行審核。公文的簽發(fā)，凡以公司

（子公司）名義報送上級機關或下發(fā)的’涉及全局工作的重要公文，都要由主要領

導簽發(fā)；涉及專項或某一系統(tǒng)工作的公文，由分管領導簽發(fā)。需要會簽的聯(lián)合行

文，應在會簽欄注明會簽部門；簽發(fā)或會簽應署姓名和日期。

5.2.4.5審核、簽發(fā)或會簽公文，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆，注意

不要在文稿左側裝訂線外書寫。

5.2.4.6公文不準翻印，經(jīng)辦公室批準，可以復印或翻印。

5.2.4.7擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的問題，主辦部門應當