PAGE企業(yè)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、工藝改進、設(shè)備維護等活動中形成的各類技術(shù)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：技術(shù)檔案應(yīng)如實反映公司技術(shù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、技術(shù)檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司技術(shù)檔案管理制度并組織實施。2.負責公司技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對公司技術(shù)檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.組織開展技術(shù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門職責1.負責本部門技術(shù)文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定時間向檔案管理部門移交。2.配備兼職檔案管理人員，負責本部門技術(shù)檔案的日常管理和收集、整理工作，確保檔案的完整和準確。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門技術(shù)檔案的鑒定、銷毀等工作。4.在開展技術(shù)活動過程中，嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，確保技術(shù)文件材料的規(guī)范形成和妥善保管。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，具備良好的職業(yè)道德和責任心。2.負責技術(shù)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱、利用等。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.定期對檔案進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.積極參與檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。三、技術(shù)檔案的范圍和分類（一）范圍1.產(chǎn)品研發(fā)檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)協(xié)議、試驗報告、產(chǎn)品鑒定文件等。2.工藝技術(shù)檔案：涵蓋工藝流程、工藝規(guī)程、工藝改進方案、工藝驗證報告等。3.設(shè)備技術(shù)檔案：包含設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修檔案等。4.科研項目檔案：涉及科研項目立項申請書、項目研究計劃、研究報告、科研成果鑒定文件等。5.質(zhì)量管理檔案：有質(zhì)量標準、檢驗規(guī)范、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。6.其他技術(shù)檔案：如技術(shù)引進文件、技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)交流資料等。（二）分類根據(jù)技術(shù)檔案的形成領(lǐng)域和特點，分為以下幾類：1.產(chǎn)品類：按照產(chǎn)品型號或類別進行分類，每個產(chǎn)品下再按設(shè)計、工藝、試驗等環(huán)節(jié)的文件進行細分。2.工藝類：根據(jù)工藝專業(yè)或工藝流程進行分類，如機械加工工藝、熱處理工藝、裝配工藝等。3.設(shè)備類：以設(shè)備名稱或型號為分類依據(jù)，每個設(shè)備下包含設(shè)備的全生命周期文件。4.科研項目類：按照科研項目名稱進行分類，每個項目下的文件按研究階段和成果形式進行整理。5.質(zhì)量管理類：依據(jù)質(zhì)量控制環(huán)節(jié)和文件類型進行分類，如原材料檢驗、過程檢驗、成品檢驗等文件。6.其他類：根據(jù)文件的性質(zhì)和來源進行分類，如技術(shù)引進類、技術(shù)合作類等。四、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在技術(shù)活動中應(yīng)及時形成規(guī)范、完整的技術(shù)文件材料。技術(shù)文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，確保字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。2.技術(shù)文件材料的內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司相關(guān)規(guī)定，數(shù)據(jù)準確可靠，邏輯嚴謹。3.在技術(shù)文件材料的形成過程中，應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的責任人，確保文件材料的及時、準確形成。（二）收集要求1.各部門兼職檔案管理人員應(yīng)定期對本部門形成的技術(shù)文件材料進行收集整理，確保文件材料無遺漏。2.對于跨部門形成的技術(shù)文件材料，由牽頭部門負責收集整理，并及時移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門技術(shù)文件材料的收集情況進行檢查和督促，確保技術(shù)檔案的及時形成和收集。4.收集的技術(shù)文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的實物材料等，確保檔案的完整性。五、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照分類方案對技術(shù)文件材料進行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。3.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件整理：對紙質(zhì)文件進行分類、排序、編目后，裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子文件整理：按照電子文件的分類方案，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進行命名和分類存儲。電子文件應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。3.實物材料整理：對與技術(shù)活動相關(guān)的實物材料，如樣品、模型、設(shè)備零部件等，應(yīng)進行編號、登記，并拍照留存相關(guān)信息。實物材料應(yīng)存放在專門的庫房或場地，并做好防護措施。（三）歸檔要求1.各部門兼職檔案管理人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的技術(shù)檔案移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的技術(shù)檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進行補充或整改。3.審核合格的技術(shù)檔案進行上架保管，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進行登記和標注，以便于查詢和利用。六、技術(shù)檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放技術(shù)檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時期內(nèi)具有重要參考價值的技術(shù)檔案。短期保管：保管期限為1年至15年的檔案，是公司在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的一般性技術(shù)檔案。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對技術(shù)檔案的保管期限進行定期鑒定和調(diào)整。（三）保管措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案索引和目錄，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理機制，確保電子檔案的安全。3.對實物檔案應(yīng)進行妥善保管，定期檢查實物的狀態(tài)，如有損壞或丟失應(yīng)及時進行處理。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案管理信息系統(tǒng)記錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)技術(shù)專家和業(yè)務(wù)部門代表組成。鑒定小組負責對到期技術(shù)檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項等情況。2.檔案的準確性：核實檔案內(nèi)容是否真實、準確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時效性：判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實利用價值，是否已過保管期限。4.檔案的保密性：審查檔案是否涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，是否需要繼續(xù)保密。（三）銷毀程序1.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，對確無保存價值的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息的徹底消除，防止檔案信息泄露。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。八、技術(shù)檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保技術(shù)檔案的安全和保密。2.在確保檔案安全和保密的前提下，充分滿足公司內(nèi)部各部門對技術(shù)檔案的利用需求，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。3.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用的規(guī)范性和合法性。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、技術(shù)創(chuàng)新等活動中查閱技術(shù)檔案，為解決實際問題提供參考依據(jù)。2.公司員工因工作需要查閱與本人工作相關(guān)的技術(shù)檔案，了解技術(shù)背景和歷史資料。3.公司對外提供技術(shù)服務(wù)或合作項目時，根據(jù)對方要求提供相關(guān)技術(shù)檔案，但需經(jīng)過嚴格的審批程序，并確保檔案信息不被泄露。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱情況，包括查