PAGE市檔案局三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于市檔案局各科室在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理本局在履行職能過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，保持檔案的系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便本局工作人員和社會(huì)各界查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，將檔案工作納入本局工作計(jì)劃，保障檔案工作所需的經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備。2.對(duì)本局檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本局檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本局各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)本局各科室的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育，提高全局檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)。5.做好檔案安全管理工作，落實(shí)檔案安全防范措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。（三）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交工作，確保本科室檔案材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本科室檔案的日常管理和利用工作，積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案工作的具體實(shí)施，接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案收集（一）收集范圍1.本局在履行職能過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件及其他具有保存價(jià)值的資料。2.本局組織開(kāi)展的重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，如活動(dòng)方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、音像資料等。3.本局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，包括工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)記錄、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等材料。4.本局接收和征集的與本局工作相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本科室形成的文件材料，確保檔案材料的齊全完整。2.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，保證檔案材料的質(zhì)量。3.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年移交檔案管理部門(mén)。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，承辦科室應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)將相關(guān)文件材料移交檔案管理部門(mén)。3.工作人員離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人業(yè)務(wù)檔案移交檔案管理部門(mén)。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)階段進(jìn)行分類(lèi)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照年度形式（憑證、賬簿、報(bào)表等）進(jìn)行分類(lèi)。4.聲像檔案：按照載體形式（照片、錄音、錄像等）年度內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。5.電子檔案：按照文件類(lèi)別年度保管期限進(jìn)行分類(lèi)。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，編制文書(shū)檔案目錄。2.科技檔案：對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編號(hào)、編目等工作，建立科技檔案案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案：對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類(lèi)、裝訂、編目等工作，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行整理、編號(hào)、編目等工作，建立聲像檔案目錄。5.電子檔案：對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)、備份等工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理。（四）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本局檔案管理制度的要求。2.檔案整理應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊，便于保管和利用。3.檔案整理過(guò)程中應(yīng)做好記錄，確保檔案整理工作的可追溯性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案上架1.按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，將整理好的檔案上架存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。2.檔案上架應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。（四）檔案保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況確定。（五）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)科室人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（六）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出及整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱利用檔案。2.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，社會(huì)各界因工作需要查閱利用本局檔案。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員和社會(huì)各界可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：本局工作人員因工作需要可借閱檔案，借閱期限一般不超過(guò)兩周，特殊情況需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.出具證明：檔案管理部門(mén)可根據(jù)檔案內(nèi)容為利用者出具檔案證明。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.社會(huì)各界查閱利用檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。4.利用者查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名（單位）、查閱利用時(shí)間、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、利用方式等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。七.檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)分析。3.確保檔案信息的安全，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲(chǔ)和共享。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)本局存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本局檔案管理需求的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的在線管理、查詢(xún)、利用等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保檔案信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本局檔案管理制度的要求進(jìn)行，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息化管理規(guī)定，不得擅自修改、刪除檔案信息，不得泄露檔案信息。八、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)成立由局領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案管理部門(mén)和相關(guān)科室人員組成的檔案工作監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)本局檔案工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.文件材料的收集、整理、移交情況。3.檔案的保管、利用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案工作檢查，對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分科室的檔案工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保檔案工作規(guī)范有序。（四）問(wèn)題