PAGE醫(yī)院檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的檢索、查詢和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的集中管理工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集（包括電子檔案）、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀工作的合法性和嚴(yán)肅性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等提供檔案資料支持，如編寫檔案參考資料、提供檔案查閱服務(wù)等。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時(shí)了解檔案工作的新政策、新要求，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的不斷發(fā)展。三、檔案分類及歸檔范圍（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、設(shè)備管理等工作中產(chǎn)生的各類文件。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、醫(yī)療糾紛處理等方面的檔案。4.護(hù)理管理類：包含護(hù)理工作制度、護(hù)理質(zhì)量管理、護(hù)理人員培訓(xùn)、護(hù)理記錄等相關(guān)文件。5.教學(xué)管理類：主要有醫(yī)院教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生實(shí)習(xí)管理、教學(xué)評(píng)估等方面的檔案。6.科研管理類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果管理、科研論文發(fā)表、科研合作交流等形成的資料。7.設(shè)備管理類：記錄醫(yī)院設(shè)備采購、驗(yàn)收、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等全過程的文件材料。8.財(cái)務(wù)管理類：涉及醫(yī)院財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)工作檔案。9.基建管理類：包含醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案。10.病歷檔案類：患者的門診病歷、住院病歷及相關(guān)醫(yī)療記錄等。（二）歸檔范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與醫(yī)院工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.醫(yī)院在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。3.醫(yī)院與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.醫(yī)院各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)等。5.醫(yī)院員工的人事檔案材料，包括招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等方面的記錄。6.醫(yī)院的財(cái)務(wù)賬目、憑證、報(bào)表等。7.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的采購合同、技術(shù)資料、使用說明書、維修記錄等。8.醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。9.醫(yī)院開展的各類科研項(xiàng)目的申報(bào)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告等。10.醫(yī)院的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告、教學(xué)評(píng)估材料等。11.醫(yī)院的護(hù)理工作制度、護(hù)理質(zhì)量檢查記錄、護(hù)理人員排班表、護(hù)理記錄等。12.醫(yī)院的病歷檔案，包括患者的門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)囑單、護(hù)理記錄單等。13.醫(yī)院的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如醫(yī)療業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、人事統(tǒng)計(jì)等。14.醫(yī)院組織的各類活動(dòng)的方案、總結(jié)、照片、錄像等資料。15.醫(yī)院員工的個(gè)人榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)材料等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍，及時(shí)將本科室形成的各類文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照醫(yī)院規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行整理和保存，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。3.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)參與醫(yī)院各項(xiàng)工作，及時(shí)了解文件材料的形成情況，督促各科室按時(shí)完成檔案收集工作。（二）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等，確保檔案的有序排列和便于查找。4.對(duì)于病歷檔案，應(yīng)按照病歷書寫規(guī)范進(jìn)行整理，確保病歷內(nèi)容的清晰、完整和規(guī)范。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案的分類和保管要求進(jìn)行合理排列。3.安裝防火、防盜、防蟲、防潮等安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、除濕機(jī)等。（二）檔案存放1.按照檔案分類順序，將整理好的檔案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)分別存放于不同的庫房或區(qū)域。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制庫房進(jìn)出人員，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。2.定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，如檢查檔案的存放情況、安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房內(nèi)整潔、干燥。4.建立庫房溫濕度記錄制度，每天記錄庫房的溫度和濕度情況，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求。六、檔案利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)后，可查閱、借閱醫(yī)院相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.患者及其家屬在辦理相關(guān)手續(xù)后，可查閱、復(fù)印本人的病歷檔案。（二）利用程序1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、用途、期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好登記工作。3.外單位查閱、借閱檔案，需提前向醫(yī)院提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.患者及其家屬查閱、復(fù)印病歷檔案，需攜帶有效身份證件，到醫(yī)院指定的地點(diǎn)辦理手續(xù)，檔案管理部門按照病歷檔案管理規(guī)定提供相應(yīng)服務(wù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借等。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和記錄，及時(shí)了解檔案的使用效果和存在的問題，以便改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室專家及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，主要考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊(cè)，列出擬鑒定的檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案鑒定清冊(cè)進(jìn)行審核，通過查閱檔案內(nèi)容、聽取相關(guān)科室意見等方式，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，確保銷毀檔案不涉及醫(yī)院機(jī)密和重要信息。4.檔案鑒定工作小組形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：支持將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要、關(guān)鍵詞等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案類別、年度、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記和歸還等流程管理。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力。6.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為醫(yī)院管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的命名和分類，建立清晰的電子檔案目錄體系。3.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.醫(yī)院建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各科室的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門可對(duì)檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和醫(yī)院制度要求。（二）考核辦法