PAGE扶貧資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧資料檔案管理，確保扶貧工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，有效服務(wù)于扶貧工作決策、實施與監(jiān)督，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在扶貧工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧資料檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映扶貧工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，不得弄虛作假。3.規(guī)范有序原則按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號規(guī)則和整理方法進(jìn)行檔案管理，保證檔案管理工作規(guī)范有序。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善扶貧資料檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)扶貧資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好扶貧資料的形成、積累和整理工作。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧工作資料的收集、整理和初步歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門扶貧資料的形成和積累過程，確保資料真實、完整、準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。4.對檔案的利用情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案合理利用。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門關(guān)于扶貧工作的政策文件、指示、通知等。2.公司/組織制定的扶貧工作計劃、方案、措施等。3.扶貧項目申報、審批、實施、驗收等過程中形成的文件、報告、報表、合同等。4.扶貧對象的基本信息、幫扶記錄、脫貧成效等資料。5.扶貧工作調(diào)研、檢查、評估等活動中形成的資料。6.其他與扶貧工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)扶貧資料的收集工作，確保資料及時、完整收集。2.收集的資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、有效，不得隨意涂改、偽造。3.對收集到的資料要進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無效的資料。（三）整理方法1.分類按照扶貧工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理類、項目管理類、資金管理類、對象管理類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用統(tǒng)一的編號格式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的扶貧資料整理歸檔后移交檔案管理部門。對于重大扶貧項目或緊急事項形成的資料，應(yīng)在項目結(jié)束或事項處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，資料齊全、完整，編目準(zhǔn)確。2.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度和起止編號。3.編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交手續(xù)完備。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案涉及扶貧工作重大決策、政策法規(guī)、重要項目成果、具有歷史查考價值等的檔案。2.長期保管的檔案扶貧項目實施過程中的重要文件、報表、合同等，保管期限一般為10年至30年。3.短期保管的檔案一般性的扶貧工作文件、資料等，保管期限一般為5年以下。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧資料檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱扶貧資料檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對和檢查，確保檔案完整無損。（三）利用管理原則1.扶貧資料檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司/組織利益和扶貧對象權(quán)益。2.對檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時了解利用效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善檔案利用服務(wù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行全面清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。3.檔案鑒定審批表經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。2.對電子檔案應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。（五）監(jiān)銷制度檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)扶貧資料檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平，為扶貧工作提供更加便捷、高效的信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理及存儲對掃描圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，然后按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行存儲。存儲格式應(yīng)選擇通用、安全、可靠的格式，如PDF等。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立索引目錄，方便檢索查詢。（三）電子檔案管理系統(tǒng)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審