PAGE榆林市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)榆林市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于榆林市各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全市檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置榆林市設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全市檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計全市各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。4.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。5.依法對全市各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反檔案法律法規(guī)的行為進(jìn)行查處。6.開發(fā)利用檔案信息資源，為全市各項工作提供檔案服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度，履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案的有序管理。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案信息化工作，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案檢索和利用效率。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。6.熱情接待檔案利用者，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本市政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各方面活動的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.各單位在履行職能過程中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事檔案等。3.具有保存價值的歷史檔案、專門檔案和實物檔案。（二）收集要求1.各單位應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任部門和責(zé)任人，定期收集本單位產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的及時歸檔。2.對重要活動、重大項目等形成的檔案，應(yīng)實行同步收集，確保檔案的完整性。3.對零散的、具有保存價值的文件資料，應(yīng)及時進(jìn)行收集整理，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、聲像檔案等類別。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀，便于保管。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)分類存放檔案，標(biāo)識清晰，便于查找。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映本地區(qū)重大歷史事件、重要政策法規(guī)、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要是具有一定歷史價值和現(xiàn)實利用價值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為15年以下，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。（四）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和核對，確保檔案的安全完整。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，防止無關(guān)人員進(jìn)入庫房。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和政策為依據(jù)，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管狀況進(jìn)行鑒定。2.堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價值和保管期限。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存價值的檔案進(jìn)行重點鑒定。3.結(jié)合檔案的保管狀況，對破損、變質(zhì)等無法繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀前，應(yīng)報經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為黨政機(jī)關(guān)決策、行政管理、工作查考等提供檔案服務(wù)。2.為社會各界提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，滿足社會利用檔案的需求。3.為學(xué)術(shù)研究、編史修志等提供檔案資料。（二）利用方式1.查閱利用檔案利用者可到檔案管理部門查閱室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱利用對確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制利用檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，熱情接待檔案利用者，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。2.加強(qiáng)對檔案利用情況的統(tǒng)計和分析，及時了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.積極開展檔案編研工作，編輯出版檔案資料匯編、專題概要等編研成果，為檔案利用提供便利。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立全市統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用效率，為全市各項工作提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息，提供檔案在線查詢、利用等服務(wù)，增強(qiáng)檔案工作的透明度和社會影響力。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的安全、完整和準(zhǔn)確。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理，確保檔案信息不被非法獲取和利用。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采用先進(jìn)的安全技術(shù)和設(shè)備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運行。3.加強(qiáng)對檔案信息化工作人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和防范能力。八、監(jiān)督檢查與獎懲（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對全市各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理保管情況、檔案信息化建設(shè)情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，