PAGE會(huì)記檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司總部財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作；各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作，并接受公司總部財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.依法合規(guī)原則。會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。3.安全保管、有效利用原則。采取必要的安全防護(hù)措施，保證會(huì)計(jì)檔案的安全，同時(shí)便于會(huì)計(jì)檔案的查閱、使用，提高檔案利用效率。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證類1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿類1.總賬，根據(jù)總賬科目開(kāi)設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、費(fèi)用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、原值、折舊等，是固定資產(chǎn)核算和管理的重要依據(jù)。5.輔助賬簿，也稱備查賬簿，是對(duì)某些在序時(shí)賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充登記時(shí)使用的賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表等主表及其附注。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)，對(duì)一定時(shí)期內(nèi)公司財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書(shū)面文字報(bào)告，包括公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基本情況、利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)和分配情況及對(duì)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量有重大影響事項(xiàng)的說(shuō)明等。（四）其他會(huì)計(jì)資料類1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，然后編制的用于核對(duì)銀行存款賬目是否相符的表格。2.銀行對(duì)賬單，銀行出具的反映企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)銀行賬戶資金收付情況的對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表，企業(yè)按照國(guó)家稅收法規(guī)規(guī)定，定期向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送的反映企業(yè)應(yīng)納稅款計(jì)算、繳納情況的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或人員移交至另一個(gè)部門或人員時(shí)詳細(xì)情況的清冊(cè)，包括移交日期、移交檔案名稱、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)等內(nèi)容。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄公司會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)，包括檔案名稱、數(shù)量、起止年度、檔案編號(hào)、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀詳細(xì)情況的清冊(cè)，包括銷毀檔案名稱、數(shù)量、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀原因、批準(zhǔn)銷毀機(jī)關(guān)名稱、監(jiān)銷人員簽名等內(nèi)容。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、類別等進(jìn)行分類整理。1.會(huì)計(jì)憑證按照月份和憑證編號(hào)順序進(jìn)行整理，每本憑證厚度應(yīng)盡量保持一致，一般以23厘米為宜。2.會(huì)計(jì)賬簿按照總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿的順序分別整理，同一類賬簿按年份先后排列。3.財(cái)務(wù)報(bào)告按照月度、季度、年度分別整理，同一年度的報(bào)告按資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及其附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)的順序排列。4.其他會(huì)計(jì)資料按照類別分別整理，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等各自按照時(shí)間順序排列。（二）編號(hào)規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：以月份為單位，每月從1號(hào)開(kāi)始連續(xù)編號(hào)。例如，20XX年1月的第1本憑證編號(hào)為“記字11”，第2本憑證編號(hào)為“記字12”，以此類推。2.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“總字XX”，明細(xì)賬編號(hào)為“明字XX”，日記賬編號(hào)為“日字XX”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“固字XX”，輔助賬簿編號(hào)為“輔字XX”，其中XX為年份和賬簿序號(hào)。例如，20XX年的總賬編號(hào)為“總字20XX”，20XX年第1本明細(xì)賬編號(hào)為“明字20XX1”。3.財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)：月度報(bào)告編號(hào)為“月報(bào)字XXX”，季度報(bào)告編號(hào)為“季報(bào)字XXX”，年度報(bào)告編號(hào)為“年報(bào)字XX”，其中XX為年份，X為月份或季度序號(hào)。例如，20XX年3月的月度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“月報(bào)字20XX3”，20XX年第一季度的季度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“季報(bào)字20XX1”，20XX年的年度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“年報(bào)字20XX”。4.其他會(huì)計(jì)資料編號(hào)：根據(jù)資料類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為“銀調(diào)字XXX”，銀行對(duì)賬單編號(hào)為“銀對(duì)字XXX”，納稅申報(bào)表編號(hào)為“納申字XXX”等，其中XX為年份，X為月份或序號(hào)。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證裝訂：在憑證左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂牢固，裝訂線處加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。憑證封面應(yīng)填寫(xiě)齊全，包括單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿裝訂：賬簿在年末結(jié)賬后進(jìn)行裝訂，活頁(yè)賬簿應(yīng)去除空白頁(yè)，并將賬頁(yè)順序編號(hào)，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告裝訂：財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按順序排列整齊，加裝封面和封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、報(bào)告名稱、年度、月份或季度等內(nèi)容，并加蓋單位公章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)表（包括永久性保存的財(cái)務(wù)報(bào)告）保管期限為永久。4.其他會(huì)計(jì)資料類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放在專用的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與原存儲(chǔ)地點(diǎn)分開(kāi)，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明存儲(chǔ)內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，并妥善保管。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫(kù)房，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子數(shù)據(jù)管理的要求進(jìn)行保管，定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作電子會(huì)計(jì)檔案。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，如同意查閱，應(yīng)指定檔案管理人員陪同查閱，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將檔案帶出保管庫(kù)房或擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱程序1.外單位人員因工作需要借閱本公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》。2.《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)本公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、借閱單位和借閱人等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記、涂改或損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因需要移交會(huì)計(jì)檔案的，移交部門應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.移交清冊(cè)經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，由移交部門向接收部門辦理檔案移交手續(xù)。接收部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)內(nèi)容與實(shí)際檔案情況是否相符，核對(duì)無(wú)誤后在移交清冊(cè)上簽字接收。3.檔案移交過(guò)程中，雙方應(yīng)共同對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。移交完成后，移交清冊(cè)應(yīng)一式三份，移交部門、接收部門各執(zhí)一份，存檔一份。（二）外部移交1.公司因合并、分立、終止等原因需要向其他單位或部門移交會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行辦理。2.公司應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，并在移交前對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面清查和整理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.移交清冊(cè)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門向接收單位或部門辦理檔案移交手續(xù)。接收單位或部門應(yīng)出具接收證明，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.外部移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的交接過(guò)程符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的要求，防止檔案丟失或損壞。移交完成后，移交清冊(cè)應(yīng)作為重要的檔案資料進(jìn)行妥善保管。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)清，同時(shí)經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同鑒定，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司應(yīng)成立會(huì)計(jì)檔案銷毀鑒定小組，由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行逐一審查和鑒定，確認(rèn)符合銷毀條件后，在《會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案，公司應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的各項(xiàng)信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式三份，分別由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門和監(jiān)銷部門留存。5.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行。銷毀過(guò)程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)檔案進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案無(wú)法恢復(fù)。6.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案