PAGE文書檔案管理制度拍照一、總則（一）目的為加強公司文書檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。通過規(guī)范文書檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，提高公司檔案管理水平，為公司各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的具有保存價值的各種文書檔案，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、信函、圖表等紙質(zhì)和電子形式的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假、篡改或偽造檔案資料。3.完整性原則全面收集和整理公司在工作活動中形成的各類文書檔案，保證檔案資料的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，確保檔案能夠及時、準確地提供給需要查閱和利用的人員，充分發(fā)揮檔案的價值。二、文書檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司文書檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、保管等工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司各類文書檔案，負責檔案的接收、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等工作。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（二）各部門職責1.負責本部門文書檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確本部門檔案管理人員，負責檔案的日常管理和移交工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門統(tǒng)一保管。4.在工作中嚴格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門使用的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。5.積極配合綜合管理部門開展檔案查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的安全、規(guī)范、高效。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案資料的整齊、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，能夠及時、準確地為查閱人員提供檔案資料。5.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，對檔案的銷毀過程進行記錄和監(jiān)督。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需要。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與公司工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司對外發(fā)送的文件、報告、函件、合同、協(xié)議等。3.公司內(nèi)部形成的各類文件，包括但不限于會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等。4.公司召開會議形成的會議記錄、紀要、決議等。5.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議及其補充協(xié)議、變更記錄等。6.公司員工的個人檔案材料，如入職登記表、任免文件、考核材料、獎懲記錄等。7.其他具有保存價值的文書資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的各類文書檔案，確保檔案資料的完整性和時效性。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交綜合管理部門。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其內(nèi)容的完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，將具有保存價值的文件材料進行整理歸檔，剔除無保存價值的文件。3.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類等類別。每個類別下可根據(jù)實際情況進一步細分二級類目。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度類別順序號”的格式，例如“2023行政管理001”，其中“2023”表示年度，“行政管理”表示類別，“001”表示該類別下的順序號。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、文號、頁數(shù)等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨成冊作為檢索工具。四、文書檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放公司各類文書檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕機等，以滿足檔案保管的要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、編號、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的溫濕度控制工作，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.采取有效的防蟲、防霉措施，定期投放防蟲藥品，對檔案進行檢查，防止檔案受到蟲害和霉變的影響。5.加強檔案庫房的安全管理，嚴格門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案上傳、下載、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案的利用和管理。2.對電子檔案進行分類、編號、著錄等處理，確保電子檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。電子檔案的編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，便于查找和核對。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。備份周期可根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定，一般為每月或每季度備份一次。4.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對電子檔案的訪問進行嚴格控制。采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、防病毒等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露、丟失或被篡改。五、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面綜合考慮檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其是否具有保存價值。2.根據(jù)檔案的重要程度、利用頻率、歷史意義等，將檔案劃分為永久、長期、短期三個保管期限。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司和國家具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下（不包括5年）。3.編制檔案鑒定意見書，詳細記錄鑒定工作的過程和結(jié)果，明確檔案的存毀意見。鑒定意見書應(yīng)由鑒定工作小組全體成員簽字確認。（四）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、文號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后按照規(guī)定程序進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀方式、時間、地點等信息。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷處理，同時將銷毀清冊等相關(guān)資料進行歸檔保存，以備查考。六、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的及查閱內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，對查閱人員的身份和查閱權(quán)限進行核實。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記簿上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公