PAGE服裝公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等，涵蓋公司在服裝設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售、物流等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率，滿足公司各部門及員工的工作需求。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對(duì)借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案的安全歸還。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)公司批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率。7.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司全員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和初步立卷，并定期移交公司綜合管理部門。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)助綜合管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，確保本部門檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在工作中妥善保管和使用本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案信息，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和利益。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案公司文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司文件及相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等。行政管理：涵蓋公司組織架構(gòu)、人事任免、勞動(dòng)工資、績(jī)效考核、員工培訓(xùn)、行政事務(wù)管理等方面的文件材料。資質(zhì)證照：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、商標(biāo)注冊(cè)證、專利證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書及其他相關(guān)資質(zhì)證書等。2.業(yè)務(wù)檔案服裝設(shè)計(jì)：服裝設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)變更記錄、設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告等。生產(chǎn)管理：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)流程記錄、生產(chǎn)設(shè)備檔案、生產(chǎn)質(zhì)量控制文件等。市場(chǎng)營(yíng)銷：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶訂單、廣告宣傳資料、市場(chǎng)活動(dòng)記錄等。物流配送：物流運(yùn)輸合同、貨物出入庫(kù)記錄、庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告、物流成本核算文件等。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：各類原始憑證、記賬憑證及相關(guān)附件。會(huì)計(jì)賬簿：總賬賬薄、明細(xì)賬薄、日記賬薄等。財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告及相關(guān)審計(jì)資料。稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)文件等。4.技術(shù)檔案產(chǎn)品研發(fā)：新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)可行性研究報(bào)告、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝技術(shù)文件、技術(shù)總結(jié)等。技術(shù)改進(jìn)：技術(shù)改進(jìn)方案、技術(shù)創(chuàng)新成果報(bào)告、技術(shù)革新記錄等。技術(shù)合作：與外部機(jī)構(gòu)的技術(shù)合作協(xié)議、合作項(xiàng)目文件、技術(shù)交流資料等。5.客戶檔案客戶基本信息：客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、信用等級(jí)等。業(yè)務(wù)往來記錄：與客戶的交易記錄、訂單執(zhí)行情況、售后服務(wù)記錄等?？蛻舴答仯嚎蛻粢庖?、投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類號(hào)+年度+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.分類號(hào)按照上述檔案分類進(jìn)行編制，用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表業(yè)務(wù)檔案，“C”代表財(cái)務(wù)檔案，“D”代表技術(shù)檔案，“E”代表客戶檔案。3.年度采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，行政檔案中公司文件類的第一份檔案編號(hào)為“A2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在履行職能過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件，如項(xiàng)目報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、工作成果等。4.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證明等。5.公司參與的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、活動(dòng)方案、照片、視頻等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)注明文件的形成時(shí)間、來源等信息。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于保管和利用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類，同類檔案再按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，目錄項(xiàng)目應(yīng)包括編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.對(duì)于聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，編寫文字說明，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門窗、遮光窗簾、空氣過濾器等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，如檔案存儲(chǔ)區(qū)（架）、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存儲(chǔ)設(shè)備1.根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，配備合適的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、光盤存儲(chǔ)柜、磁帶存儲(chǔ)柜等。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)符合檔案保管要求，具有良好的穩(wěn)定性和安全性，能夠有效保護(hù)檔案不受損壞。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保存。長(zhǎng)期保管的檔案：保存期限為10年至50年的檔案，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)等，這些檔案對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策具有一定的參考價(jià)值。短期保管的檔案：保存期限為1年至10年的檔案，如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表等，這些檔案在短期內(nèi)具有一定的查考利用價(jià)值，但隨著時(shí)間的推移，其重要性逐漸降低。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，由綜合管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（四）檔案保管措施1.檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和整理，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息，便于查找和管理。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，定期對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度和光照條件，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。6.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，制定庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格限制非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全。六、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.綜合管理部門對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案庫(kù)房辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并在《檔案借閱登記薄》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注或污損檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。5.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案查閱室進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上填寫查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改或斷章取義。（三）利用統(tǒng)計(jì)綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括查閱、借閱檔案的數(shù)量、種類、利用目的、利用部門等信息。通過統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用情況和需求趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)，同時(shí)為公司的決策提供參考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人和檔案管理人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)保管期限未滿，但已失去利用價(jià)值或重復(fù)、冗余的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行適當(dāng)處理。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應(yīng)在確保信息安全的前提下，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限和處理方式。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步審核，提出存毀意見，并提交鑒定工作小組。3.鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐份審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀價(jià)值，形成鑒定報(bào)告。4.鑒定報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀或繼續(xù)保管的依據(jù)。（四）銷毀程序1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢