PAGE重點單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)重點單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在單位各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本重點單位各部門及所屬分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映單位各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集、整理單位在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理臺賬。負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用工作，為單位各項工作提供檔案信息支持，做好利用登記和統(tǒng)計工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。2.各部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期向檔案管理部門移交。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，在利用檔案時應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案安全。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和建議。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案單位設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料。單位年度工作計劃、總結(jié)、報告等。單位會議記錄、紀(jì)要、決議等。單位規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。單位人事任免、考核、獎懲等文件材料。單位行政事務(wù)處理文件，如請示、批復(fù)、函件等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案各類業(yè)務(wù)項目的立項、可行性研究、設(shè)計方案、合同協(xié)議等文件材料。業(yè)務(wù)工作中的調(diào)查研究報告、統(tǒng)計報表、分析資料等。業(yè)務(wù)工作中的技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、操作規(guī)程等。業(yè)務(wù)工作中的質(zhì)量控制文件、檢驗檢測報告等。3.財務(wù)管理類檔案財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)分析等文件材料。會計憑證、賬簿、報表等會計檔案。財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。資金管理、資產(chǎn)管理等相關(guān)文件材料。4.項目建設(shè)類檔案項目前期文件，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。項目設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。項目招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。項目施工過程中的文件，如施工組織設(shè)計、工程變更通知、質(zhì)量驗收記錄等。項目竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算報告等。5.科研開發(fā)類檔案科研項目立項申請、研究計劃、合同協(xié)議等文件材料?？蒲羞^程中的實驗數(shù)據(jù)、研究報告、論文著作等?？蒲谐晒b定、驗收、獎勵等文件材料。6.設(shè)備儀器類檔案設(shè)備儀器的購置申請、采購合同、安裝調(diào)試記錄等文件材料。設(shè)備儀器的操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。設(shè)備儀器的報廢申請、審批文件、報廢處理記錄等。7.聲像電子類檔案單位重要活動、會議、項目等的照片、錄像、錄音等資料。單位網(wǎng)站、內(nèi)部信息系統(tǒng)等電子文件。電子郵件、電子文檔等具有保存價值的電子資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可遷移性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類檔案按照行政管理、業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理、項目建設(shè)、科研開發(fā)、設(shè)備儀器、聲像電子等類別進(jìn)行一級分類，在一級分類基礎(chǔ)上，再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行二級、三級分類。2.編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，按照分類方案為每一份檔案編制唯一的編號。編號應(yīng)包含檔案類別代碼、年度代碼、流水號等信息，便于檔案的管理和查找。3.編目檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、編號、日期、來源、保管期限等項目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免損壞檔案內(nèi)容。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，保證檔案庫房溫濕度適宜，檔案存儲安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全和完整。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案本單位設(shè)立、變更、注銷等重要文件材料。本單位年度工作計劃、總結(jié)、報告等綜合性文件材料。本單位規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等具有長期指導(dǎo)作用的文件材料。本單位人事任免、考核、獎懲等重要文件材料。本單位重大項目建設(shè)、科研開發(fā)等文件材料。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案。2.長期保管的檔案本單位一般業(yè)務(wù)管理文件材料，保管期限為[X]年。本單位財務(wù)預(yù)算、決算報告等財務(wù)文件材料，保管期限為[X]年。本單位一般性項目建設(shè)、科研開發(fā)等文件材料，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案本單位臨時性工作文件材料，保管期限為[X]年。本單位一般性事務(wù)處理文件，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)建議。四、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)工作原則檔案利用應(yīng)緊密圍繞單位各項工作需要，為單位決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。3.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱外單位人員因特殊原因需要借閱本單位檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提交書面申請，說明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對、登記。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等信息，確保檔案利用情況可查可控。（四）利用反饋檔案利用結(jié)束后，利用人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并反饋檔案利用效果。檔案管理部門應(yīng)對利用反饋情況進(jìn)行整理分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用服務(wù)水平。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重穩(wěn)妥的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的價值和保存意義。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定報告，詳細(xì)記錄鑒定過程和結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為單位各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)單位各項工作的協(xié)同開展。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案圖像清晰可讀。2.對掃描后的檔案圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案分類一致，便于查找和管理。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能，滿足檔案管理工作的實際需求。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)用戶的培訓(xùn)，提高用戶操作技能和安全意識，確保系統(tǒng)的正確使用。（四）數(shù)據(jù)安全