PAGE項(xiàng)目公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項(xiàng)目公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指項(xiàng)目公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理項(xiàng)目公司在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善項(xiàng)目公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。6.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為項(xiàng)目公司各項(xiàng)工作提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織和管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料的齊全、完整，并定期移交綜合管理部門歸檔。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，積極配合檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。4.加強(qiáng)對(duì)本部門員工的檔案宣傳教育，提高員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，督促員工做好文件材料的日常收集和整理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案的質(zhì)量符合要求。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用工作，根據(jù)公司需求，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司決策提供依據(jù)。6.協(xié)助綜合管理部門做好檔案鑒定、銷毀等工作，嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行操作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.項(xiàng)目建設(shè)文件：涵蓋工程招投標(biāo)文件、施工合同、工程圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件、工程進(jìn)度報(bào)告等。3.項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理文件：如公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研文件等。4.項(xiàng)目技術(shù)文件：包括項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)鑒定文件、科研成果報(bào)告等。5.項(xiàng)目合同文件：各類項(xiàng)目合同、協(xié)議及其補(bǔ)充文件等。6.項(xiàng)目往來文件：與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等之間的往來信函、文件、傳真等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料：如項(xiàng)目宣傳資料、榮譽(yù)證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集過程中要注意對(duì)文件材料的分類和標(biāo)識(shí)，便于后續(xù)整理工作。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類（包括綜合管理、人力資源、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)法務(wù)等）、項(xiàng)目建設(shè)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、科技研發(fā)類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目完成立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料，應(yīng)在單項(xiàng)工程竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理文件應(yīng)在次年上半年歸檔。4.其他臨時(shí)性工作形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照整理要求，對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行初步整理，編制檔案移交清單。2.在規(guī)定的歸檔期限內(nèi)，將整理好的檔案移交清單及檔案一并提交給綜合管理部門檔案管理人員。3.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。4.審核無誤后，綜合管理部門檔案管理人員將檔案進(jìn)行正式歸檔，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映項(xiàng)目公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)項(xiàng)目公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、公司章程、重要會(huì)議紀(jì)要、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映項(xiàng)目公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。如項(xiàng)目建設(shè)過程中的一般性技術(shù)文件、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、一般合同協(xié)議等。3.短期保管的檔案：凡是反映項(xiàng)目公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如臨時(shí)性工作文件、一般性業(yè)務(wù)報(bào)表等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，可直接向綜合管理部門提出申請(qǐng)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給綜合管理部門。3.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)。4.查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人員應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱檔案，如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定簽訂保密協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后（如需公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，還需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字），提交給綜合管理部門。3.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)借閱權(quán)限進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)，發(fā)放檔案。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理人員在收回檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向借閱人員核實(shí)并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.判斷檔案是否失去保存價(jià)值，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行分析。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、形成時(shí)間等信息。2.將檔案鑒定清冊(cè)提交給檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見，并填寫檔案鑒定審批表。4.檔案鑒定審批表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由綜合管理部門檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。如采用焚燒、粉碎等方式，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。4.銷毀完畢后，將銷毀記錄與檔案鑒定審批表等相關(guān)材料一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)支持。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠快速準(zhǔn)確地錄入各類檔案信息，包括文件題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)、來源等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、編號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱人員信息、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案信息的安全性和保密性。如設(shè)置用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、防病毒、防黑客攻擊等功能。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行分類、命名、標(biāo)注，確保電子文件與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。2.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，錄入過程中要認(rèn)真核對(duì)檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或過期的檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，要對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度和操作規(guī)程，明確各崗位人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理