PAGE金礦檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強金礦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在金礦生產、經營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本金礦及所屬各部門、各單位在各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。金礦檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應如實反映金礦各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理和保存與金礦相關的各類檔案，保證檔案的齊全。4.安全性原則。采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.金礦設立檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員，負責全礦檔案的集中管理和業(yè)務指導。2.各部門、各單位應指定專人負責本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導。3.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉金礦業(yè)務，負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括黨、政、工、團等組織形成的文件材料，如會議記錄、工作計劃、總結、請示報告、規(guī)章制度等。2.生產技術檔案：包括地質勘探、采礦、選礦、冶煉等生產技術方面的文件材料，如地質報告、設計圖紙、工藝流程圖、操作規(guī)程、技術總結等。3.安全環(huán)保檔案：包括安全生產、環(huán)境保護方面的文件材料，如安全管理制度、應急預案、環(huán)境監(jiān)測報告等。4.經營管理檔案：包括財務、物資、銷售、人力資源等經營管理方面的文件材料，如財務報表、物資采購合同、銷售合同、員工檔案等。5.基本建設檔案：包括金礦基本建設項目形成的文件材料，如項目立項批復、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。6.科研檔案：包括金礦科研項目形成的文件材料，如科研計劃、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定證書等。7.設備儀器檔案：包括金礦設備儀器的購置、安裝、調試、維修、報廢等過程中形成的文件材料，如設備儀器清單、說明書、維修記錄等。8.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料，如金礦生產建設場景、重要活動、領導視察等的記錄。9.電子檔案：包括以電子形式存在的各類文件材料，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門、各單位應按照檔案收集范圍，及時收集本部門、本單位在各項活動中形成的文件材料，并進行整理、分類，定期移交檔案管理部門。2.對于重要文件材料，應實行雙套制歸檔，即同時保存紙質文件和電子文件，并確保兩者內容一致。3.檔案管理人員應定期對各部門、各單位檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的門類和載體，分別進行整理。紙質檔案應進行分類、編號、編目、裝訂等；電子檔案應進行分類、命名、存儲等。3.檔案分類應根據(jù)檔案的內容和性質，采用科學合理的分類方法。本金礦檔案分類采用年度機構問題分類法，即先按年度劃分，再按機構（部門、單位）劃分，最后按問題劃分。4.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，為每一份檔案賦予一個固定的編號。編號應包括年度、機構代碼、問題代碼等信息，便于查找和管理。5.檔案編目應包括檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限、密級等信息，編制檔案目錄，以便于檢索和利用。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調、消防器材等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應采用直立式檔案架或檔案柜存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應采用磁帶、磁盤、光盤等存儲介質進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，并進行編目和標注，便于查找和利用。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映金礦主要職能活動和歷史面貌的，對金礦各項工作具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內對金礦工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內對金礦工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。5.檔案保管期限的劃分應根據(jù)檔案的內容和性質，按照國家有關規(guī)定和本金礦實際情況確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、密級等信息是否準確，檔案是否完好無損，是否存在丟失、損壞、泄密等情況。3.清查結果應形成清查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并將清查情況上報金礦領導。四、檔案的利用（一）利用范圍1.本金礦員工因工作需要，可查閱、借閱本部門、本單位及相關部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱本金礦檔案的，須經本金礦檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和利用范圍。（二）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱檔案應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經檔案管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門。4.檔案管理人員應根據(jù)查閱、借閱人員的需求，及時提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作，記錄查閱、借閱時間、人員、檔案名稱、數(shù)量等信息。（三）利用登記1.檔案利用登記應建立專門的登記簿，詳細記錄檔案利用的相關信息。2.登記內容包括利用日期、利用部門或人員、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱或借閱期限、歸還日期等。3.檔案利用登記應定期進行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.金礦成立檔案鑒定工作領導小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和領導。2.檔案鑒定工作領導小組應定期召開會議，對檔案鑒定工作進行研究和決策。（二）鑒定標準1.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結合檔案的實際情況，對檔案的價值進行重新鑒定。2.鑒定檔案價值應從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案是否仍具有保存價值。3.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，應予以銷毀；對于仍具有一定保存價值的檔案，應延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門應定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作領導小組進行鑒定。2.檔案鑒定工作領導小組應組織相關人員對擬銷毀檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀審批表，報金礦領導批準后進行銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應采用安全、可靠的方法進行，確保檔案信息無法恢復。紙質檔案一般采用焚燒或粉碎的方法進行銷毀；電子檔案應采用刪除存儲介質數(shù)據(jù)或格式化存儲介質等方法進行銷毀。2.檔案銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方法、監(jiān)銷人員等信息。3.檔案銷毀記錄應作為檔案管理工作的重要資料保存，保存期限與原檔案保管期限相同。六、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，履行保密職責，確保檔案信息的安全。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員不得擅自將檔案信息提供給無關人員，不得在公共場所談論檔案內容。4.查閱、借閱涉及保密的檔案，應經本金礦保密工作部門批準，并在保密規(guī)定的范圍內進行。（二）安全制度1.檔案管理部門應加強檔案安全管理，制定安全管理制度，明確安全責任，確保檔案實體安全和信息安全。2.檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防有害氣體等設施設備，并定期進行檢