PAGE煤監(jiān)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煤監(jiān)局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤監(jiān)局各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合煤監(jiān)局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤監(jiān)局機關(guān)及所屬各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤監(jiān)局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映煤監(jiān)局各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集和整理煤監(jiān)局在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息的遺漏。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便煤監(jiān)局工作人員及相關(guān)部門查閱和利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責煤監(jiān)局檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善煤監(jiān)局檔案管理制度。2.負責組織、指導和監(jiān)督煤監(jiān)局各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理煤監(jiān)局各類檔案，進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索體系。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計工作。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為煤監(jiān)局各項工作提供檔案資料支持和服務。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.明確一名兼職檔案員，負責與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，及時將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與煤監(jiān)局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.煤監(jiān)局在履行職責過程中形成的各類文件、報告、報表、會議記錄、紀要等。3.煤監(jiān)局開展執(zhí)法檢查、專項整治等工作形成的檔案資料，包括檢查計劃、方案、記錄、報告等。4.煤監(jiān)局工作人員的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。5.煤監(jiān)局財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。6.煤監(jiān)局設備采購、資產(chǎn)登記等檔案資料。7.其他與煤監(jiān)局工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門工作中形成的檔案資料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案應內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的檔案資料進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類，編制檔案目錄。2.在每年[具體時間]前，將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核和整理，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。4.檔案管理部門將審核后的檔案進行編號、編目、裝訂等，建立檔案實體分類庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的整理（一）分類標準1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行分類。年度按照文件形成的自然年度劃分；保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）；機構(gòu)（問題）按照煤監(jiān)局內(nèi)部機構(gòu)設置或問題性質(zhì)進行分類。2.科技檔案按照項目分類，一個項目的檔案集中在一起，包括項目立項文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類。4.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進行分類整理。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用“年度+保管期限代碼+流水號”的形式。年度用四位數(shù)字表示，保管期限代碼：永久為“Y”，長期為“C”，短期為“D”，流水號按照檔案整理順序依次編寫。例如：2023Y001，表示2023年形成保管期限為永久的第1份文書檔案。2.科技檔案編號按照項目編號+檔案類別代碼+流水號的方式編號。項目編號由項目主管部門統(tǒng)一編制，檔案類別代碼根據(jù)檔案性質(zhì)確定，如立項文件為“L”，設計文件為“S”等，流水號按照檔案整理順序編寫。例如：XM202301L001，表示項目編號為XM202301的立項文件第1份。3.會計檔案編號按照會計年度+檔案類別代碼+流水號編號。會計年度用四位數(shù)字表示，檔案類別代碼：會計憑證為“P”，會計賬簿為“Z”，財務報告為“B”等，流水號按照檔案整理順序編寫。例如：2023P001，表示2023年的第1份會計憑證。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。2.檔案目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，一份單獨成冊作為檢索工具。3.對于電子檔案，應建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索和查詢。五|、檔案的保管（一）庫房建設與管理1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的地點，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.建立庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和清潔，保持庫房整潔衛(wèi)生。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞及時更換。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案反映煤監(jiān)局主要職能活動和歷史面貌的，對煤監(jiān)局工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。如煤監(jiān)局成立以來的重要文件、重大執(zhí)法活動記錄、機構(gòu)沿革等檔案。2.長期保管的檔案在相當長時期內(nèi)對煤監(jiān)局工作有查考利用價值的檔案。一般保管期限為[具體年限]年。如年度工作計劃、總結(jié)、一般性執(zhí)法檢查檔案等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對煤監(jiān)局工作有參考價值的檔案。一般保管期限為[具體年限]年。如臨時性工作文件、一般性通知等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的實體狀況、保管環(huán)境、裝具情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況進行記錄，建立檔案檢查臺賬。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應符合國家法律法規(guī)和煤監(jiān)局檔案管理制度的規(guī)定。2.服務工作原則以服務煤監(jiān)局各項工作為宗旨，積極為工作人員提供檔案資料支持。（二）利用方式1.查閱煤監(jiān)局工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱確因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復制對于不能外借的檔案，經(jīng)檔案管理部門負責人批準，可提供檔案復印件。復制檔案應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限劃分標準，結(jié)合煤監(jiān)局工作實際，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報煤監(jiān)局分管領導批準。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場對銷毀情況進行認真核對，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和煤監(jiān)局領導報告檔案管理工作情況。（二）移交工作1.