PAGE老舊小區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老舊小區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在老舊小區(qū)改造、管理與服務(wù)中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負(fù)責(zé)的老舊小區(qū)檔案管理工作，包括小區(qū)規(guī)劃建設(shè)、改造工程、日常管理、物業(yè)服務(wù)等方面形成的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)老舊小區(qū)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映老舊小區(qū)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，手續(xù)完備。3.完整系統(tǒng)原則全面收集、整理老舊小區(qū)各方面形成的檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)老舊小區(qū)檔案的日常管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，在老舊小區(qū)設(shè)立檔案分室，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和初步保管工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合老舊小區(qū)檔案管理實(shí)際，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理組織開展老舊小區(qū)檔案的收集工作，指導(dǎo)各部門和相關(guān)人員做好檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.檔案保管與利用負(fù)責(zé)檔案的安全保管，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的實(shí)體安全。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為老舊小區(qū)改造、管理與服務(wù)提供支持。4.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案統(tǒng)計(jì)與上報(bào)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)老舊小區(qū)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)公司/組織內(nèi)部各部門和老舊小區(qū)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理整體水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的形成、積累和整理工作各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的文件、資料、圖表等進(jìn)行收集、整理，定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案管理工作各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。在檔案查閱、借閱等方面，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全和合理利用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)劃建設(shè)檔案包括老舊小區(qū)的規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收備案表等文件。2.改造工程檔案涵蓋老舊小區(qū)改造項(xiàng)目的實(shí)施方案、施工圖紙、工程變更記錄、施工日志、監(jiān)理資料、材料設(shè)備合格證、檢測(cè)報(bào)告、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.日常管理檔案（1）小區(qū)基本情況檔案，如小區(qū)平面圖、房屋臺(tái)賬、業(yè)主信息等。（2）物業(yè)服務(wù)檔案，包括物業(yè)服務(wù)合同、服務(wù)計(jì)劃、巡查記錄、維修記錄、保潔記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、安全保衛(wèi)記錄等。（3）社區(qū)活動(dòng)檔案，如社區(qū)組織的各類會(huì)議記錄、活動(dòng)方案、照片、視頻等。4.其他檔案與老舊小區(qū)相關(guān)的信訪投訴處理記錄、上級(jí)部門檢查指導(dǎo)文件、各類榮譽(yù)證書等檔案。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門和相關(guān)人員應(yīng)在檔案形成后及時(shí)將檔案移交檔案管理部門，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.齊全完整收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案能夠全面反映老舊小區(qū)的各項(xiàng)工作情況。3.真實(shí)準(zhǔn)確檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為規(guī)劃建設(shè)類、改造工程類、日常管理類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目。例如，日常管理類可分為小區(qū)基本情況、物業(yè)服務(wù)、社區(qū)活動(dòng)等二級(jí)類目，物業(yè)服務(wù)二級(jí)類目下可進(jìn)一步細(xì)分保潔服務(wù)、綠化養(yǎng)護(hù)服務(wù)、安全保衛(wèi)服務(wù)等三級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“GH001”表示規(guī)劃建設(shè)類檔案中的第1份文件，“GZ001”表示改造工程類檔案中的第1份文件等。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修整和裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫房檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，并標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、題名等信息。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類上架存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和利用。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如對(duì)受潮、發(fā)霉的檔案進(jìn)行晾曬、消毒，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。2.聲像檔案保管聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，分別存放于專門的聲像檔案盒或光盤盒中，并標(biāo)注相關(guān)信息。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制備份，防止信息丟失。同時(shí)，建立聲像檔案目錄，便于查找和利用。3.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索和利用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或病毒感染。（三）檔案安全管理1.安全制度建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備等的安全管理。2.安全檢查定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，檔案的保管狀況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案的安全。3.應(yīng)急處置制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全事故發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置措施，如火災(zāi)、水災(zāi)應(yīng)急處置流程，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案等。定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)老舊小區(qū)改造、管理與服務(wù)為宗旨，積極為公司/組織內(nèi)部各部門、業(yè)主及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全和完整。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱外單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。3.出具證明根據(jù)工作需要，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容為相關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門或個(gè)人、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、利用期限、歸還情況等。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.分析評(píng)估法對(duì)一些具有相似特征或性質(zhì)的檔案進(jìn)行分析評(píng)估，確定其整體的保管期限。例如，對(duì)老舊小區(qū)某一時(shí)間段內(nèi)形成的大量一般性文件，可通過分析評(píng)估確定其保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管反映老舊小區(qū)重大歷史事件和重要決策、具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如小區(qū)建設(shè)規(guī)劃的重要文件、改造工程的關(guān)鍵資料、涉及小區(qū)產(chǎn)權(quán)等重要法律文件等，應(yīng)永久保管。2.長期保管在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)老舊小區(qū)改造、管理與服務(wù)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。如小區(qū)年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、重要會(huì)議記錄、部分工程建設(shè)資料等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)老舊小區(qū)工作有一定參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)性的工作記錄等。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字。2.審批《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的老舊小區(qū)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.檔案數(shù)字化加工對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等加工處理，形成數(shù)字化檔案。數(shù)字化加工應(yīng)保證圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，同時(shí)應(yīng)保證數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。3.檔案管理軟件應(yīng)用選用適合老舊小區(qū)檔案管理的專業(yè)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理軟件應(yīng)具備良好的用戶界面和操作性能，便于檔案管理人員使用。（三）信息化安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問檔案信息系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)安全定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.用戶安全對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。定期對(duì)用戶密碼進(jìn)行更新，防止密碼泄露。（