PAGE項(xiàng)目檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項(xiàng)目管理、決策支持、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及知識傳承提供有力保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目，包括但不限于工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、營銷項(xiàng)目、管理咨詢項(xiàng)目等從項(xiàng)目啟動至結(jié)束全過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容涵蓋項(xiàng)目的各個方面，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映項(xiàng)目實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，文字表述清晰規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則對項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檢索和利用。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項(xiàng)目檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作的日常指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。3.組織開展項(xiàng)目檔案的培訓(xùn)工作，提高項(xiàng)目參與人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源的共享和利用。5.定期對項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的安全和有效管理。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.對項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目參與人員及時提交相關(guān)檔案資料。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、移交等工作。（三）項(xiàng)目參與人員職責(zé)1.按照項(xiàng)目檔案管理要求，及時收集、整理和提交本人在項(xiàng)目工作中形成的各類文件、資料和數(shù)據(jù)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對所提交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，積極配合檔案管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好檔案管理工作。三、項(xiàng)目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計文件等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件（1）工程類項(xiàng)目：施工圖紙、施工組織設(shè)計、技術(shù)交底記錄、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報告、工程進(jìn)度報表、材料設(shè)備采購合同及清單等。（2）研發(fā)類項(xiàng)目：研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報告、技術(shù)總結(jié)、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。（3）營銷類項(xiàng)目：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息資料、銷售合同等。（4）管理咨詢類項(xiàng)目：咨詢服務(wù)合同、項(xiàng)目調(diào)研資料、咨詢報告、客戶反饋意見等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收報告、竣工決算報告、項(xiàng)目總結(jié)報告、項(xiàng)目審計報告等。4.其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件如項(xiàng)目會議紀(jì)要、往來信函、項(xiàng)目照片、影像資料等。（二）收集要求1.項(xiàng)目參與人員應(yīng)在項(xiàng)目工作完成后及時將各自形成的檔案資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行匯總和整理。2.對于重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)且符合檔案保存要求的書寫材料和載體。（三）整理方法1.分類按照項(xiàng)目檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號為便于檔案的管理和檢索，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“項(xiàng)目編號檔案類別編號流水號”的形式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨(dú)成冊作為檢索工具。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對完整的檔案資料進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、項(xiàng)目檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時歸檔。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文件，應(yīng)按階段定期歸檔，一般每月或每季度歸檔一次。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項(xiàng)目全部檔案資料整理歸檔。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對整理好的項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、整理規(guī)范。2.填寫《項(xiàng)目檔案歸檔申請表》，詳細(xì)說明項(xiàng)目名稱、檔案數(shù)量、歸檔時間等信息，并提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門對歸檔申請進(jìn)行審核，審核通過后辦理檔案接收手續(xù)，在《項(xiàng)目檔案歸檔申請表》上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。（三）保管期限根據(jù)項(xiàng)目檔案的重要程度和利用價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案（1）項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等項(xiàng)目前期重要文件。（2）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報告、竣工決算報告、項(xiàng)目總結(jié)報告等項(xiàng)目竣工驗(yàn)收重要文件。（3）涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等具有重大價值的文件。2.長期保管的檔案（1）項(xiàng)目實(shí)施過程中的主要技術(shù)文件、工程變更記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報告等。（2）項(xiàng)目營銷策劃方案、銷售合同等重要營銷文件。（3）項(xiàng)目管理咨詢報告、客戶反饋意見等重要咨詢文件。保管期限一般為[X]年。3.短期保管的檔案（1）項(xiàng)目實(shí)施過程中的一般性文件、日常工作記錄等。（2）項(xiàng)目會議紀(jì)要、往來信函等臨時性文件。保管期限一般為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、保管、借閱、歸還等情況，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。五、項(xiàng)目檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱項(xiàng)目檔案；外部單位因合作、審計、調(diào)研等原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱項(xiàng)目檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部利用（1）員工填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請表》或《項(xiàng)目檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱檔案的項(xiàng)目名稱、檔案編號、查閱或借閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。（2）部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請表提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案保管臺賬中進(jìn)行登記，并安排專人協(xié)助查閱或提供借閱服務(wù)。（3）查閱或借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱或借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（4）查閱或借閱人員查閱或借閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.外部利用（1）外部單位填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請表》，注明查閱項(xiàng)目檔案的單位名稱、項(xiàng)目名稱、查閱目的及用途等信息，并提交公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核。（2）業(yè)務(wù)部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將申請表提交檔案管理部門。（3）檔案管理部門根據(jù)審批意見，按照內(nèi)部利用流程為外部單位提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，檔案管理部門應(yīng)收回查閱的檔案資料，并在檔案保管臺賬中進(jìn)行記錄。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項(xiàng)目檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱或借閱。2.查閱或借閱檔案人員不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案資料。如因特殊原因需要摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，對檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計，定期向檔案管理部門負(fù)責(zé)人匯報。六、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對到期項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案的保管價值，根據(jù)檔案的重要程度、利用價值等因素，判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.檔案的密級，檢查檔案是否涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息，密級是否符合規(guī)定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單，提交項(xiàng)目檔案鑒定小組。2.項(xiàng)目檔案鑒定小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《項(xiàng)目檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，并經(jīng)項(xiàng)目檔案鑒定小組組長簽字確認(rèn)。（四）銷毀實(shí)施1.檔案管理部門根據(jù)《項(xiàng)目檔案銷毀清單》，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀