PAGE供水部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)供水部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在供水生產(chǎn)、運(yùn)營、管理及服務(wù)等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供水部門各科室、下屬單位及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指供水部門在各項(xiàng)工作活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映供水部門各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)供水部門檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本部門檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識。8.負(fù)責(zé)對各科室、下屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（三）各科室、下屬單位職責(zé)1.明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.積極配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本部門員工的檔案意識。4.定期向檔案管理部門報送檔案管理工作情況，接受檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.綜合管理類包括供水部門的行政管理、黨群工作、人力資源管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)察等方面的文件材料。2.生產(chǎn)運(yùn)行類涵蓋供水生產(chǎn)工藝流程、水源地管理、水質(zhì)檢測、供水管網(wǎng)維護(hù)、泵站運(yùn)行等相關(guān)文件。3.工程建設(shè)類涉及供水工程規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗(yàn)收等各個環(huán)節(jié)的文件資料。4.物資設(shè)備類包括物資采購、設(shè)備選型、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、設(shè)備報廢等方面的檔案。5.客戶服務(wù)類有關(guān)用戶用水申請、用水繳費(fèi)、用水投訴處理、客戶滿意度調(diào)查等文件。6.科技研發(fā)類供水新技術(shù)、新工藝、新材料的研究與應(yīng)用等方面的檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照檔案分類的順序，用兩位大寫英文字母表示，如“ZH”代表綜合管理類，“SC”代表生產(chǎn)運(yùn)行類等。4.流水號：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年綜合管理類的第5份檔案編號為“2023ZH0005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與供水部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.供水部門在各項(xiàng)工作活動中形成的各類文件、報告、報表、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。3.供水工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件資料。4.供水生產(chǎn)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各類技術(shù)資料、檢測報告、運(yùn)行記錄等。5.物資設(shè)備采購、管理過程中的相關(guān)文件、清單、發(fā)票等。6.客戶服務(wù)工作中產(chǎn)生的各類檔案，如用戶檔案、投訴處理記錄等。7.科技研發(fā)項(xiàng)目的研究報告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下屬單位應(yīng)及時將工作中形成的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對于重要文件、緊急文件，應(yīng)在形成后立即送交檔案管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。根據(jù)文件的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，使檔案具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照文件的重要程度、保存期限等標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行合理劃分，確保重要檔案得到妥善保管，同時方便日常查閱和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案分類的要求，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與檔案編號一致。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后存儲，并保留原始載體。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：反映供水部門主要職能活動和歷史面貌的，對本部門、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對供水部門工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對供水部門工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息是否準(zhǔn)確，檔案是否完整無缺，保管條件是否符合要求等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本部門檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則檔案利用要圍繞供水部門的中心工作，為保障供水安全、提高服務(wù)質(zhì)量、推動部門發(fā)展提供有力支持。3.方便快捷原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.保密安全原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.供水部門內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)的單位或個人因合理需求查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、用途、查閱期限等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。4.其他單位或個人查閱檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交書面申請，說明查閱理由、范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（四）利用方式1.查閱檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱借閱檔案一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案名稱、編號、用途等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。2.客觀公正原則鑒定工作應(yīng)客觀公正，不受任何主觀因素的影響，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的實(shí)際價值確定其保管期限。2.分析判斷法通過分析檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，結(jié)合供水部門的工作實(shí)際和發(fā)展需求，判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。