PAGE檔案室閱文室管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室和閱文室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在檔案室和閱文室的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案資料的安全與保密，防止信息泄露。3.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案資料的作用，為公司各項工作提供及時、有效的支持。二、檔案室管理（一）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門文件資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交至檔案室。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目和裝訂，確保檔案資料的有序存放。3.歸檔的文件資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合要求。（二）檔案的保管1.檔案室應(yīng)具備完善的安全防護設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案資料的安全。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行排列存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案的借閱與歸還1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對借閱申請進行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱登記，并向借閱人提供必要的指導(dǎo)和幫助。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄或銷毀檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔相應(yīng)的責任。（四）檔案的查閱1.因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱工作的規(guī)范進行。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上圈劃、涂改、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（五）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。2.銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員和相關(guān)部門人員共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)，嚴禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。三、閱文室管理（一）閱文室的開放時間閱文室每周[具體開放天數(shù)]開放，開放時間為[上午開放時間][下午開放時間]。（二）閱文室的使用規(guī)定1.進入閱文室應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、吸煙、吃零食等，以免影響他人。2.閱文室內(nèi)的文件資料僅供在室內(nèi)查閱，不得帶出室外，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.應(yīng)愛護閱文室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或移動，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報告管理人員。4.使用完畢后，應(yīng)將文件資料歸還原位，并整理好桌面，保持閱文室的整潔。（三）文件資料的借閱與歸還1.閱文室內(nèi)的文件資料原則上不外借，如有特殊情況需要借閱，應(yīng)填寫《文件資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到閱文室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[具體借閱天數(shù)]，如需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按時歸還文件資料，如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告閱文室管理人員，并承擔相應(yīng)的責任。（四）文件資料的查閱1.進入閱文室查閱文件資料，應(yīng)先在管理人員處登記，說明查閱的文件資料名稱、數(shù)量等信息。2.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的范圍和方式進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或采用其他不當方式。3.如需復(fù)印或摘錄文件資料，應(yīng)經(jīng)管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。四、人員職責（一）檔案管理人員職責1.負責公司檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱和鑒定銷毀等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案工作。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案資料的安全與完整。4.積極開發(fā)利用檔案資源，為公司各項工作提供服務(wù)。（二）閱文室管理人員職責1.負責閱文室的日常管理工作，包括開放時間的安排、文件資料的整理和維護等。2.對進入閱文室的人員進行登記和引導(dǎo)，監(jiān)督閱文室內(nèi)的秩序和使用規(guī)定的執(zhí)行情況。3.協(xié)助查閱人員查找和提供所需的文件資料，解答相關(guān)問題。4.定期對閱文室內(nèi)的文件資料進行清理和核對，確保文件資料的準確性和完整性。（三）各部門負責人職責1.負責本部門文件資料的收集、整理和歸檔工作，并督促本部門員工按照規(guī)定及時移交檔案。2.審核本部門員工的檔案借閱和查閱申請，確保借閱和查閱工作的合理性和必要性。3.加強對本部門員工的檔案管理和保密教育，提高員工的檔案意識和保密意識。（四）公司員工職責1.嚴格遵守檔案管理制度和閱文室使用規(guī)定，自覺維護檔案資料的安全與保密。2.積極配合檔案管理人員和閱文室管理人員的工作，及時移交本部門的文件資料，按時歸還借閱的檔案和文件資料。3.愛護檔案資料和閱文室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對檔案室和閱文室的管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案管理人員和閱文室管理人員應(yīng)定期對自身工作進行自查，確保各項工作符合規(guī)定要求。（二）考核評價1.將檔案室和閱文室管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理人員、閱文室管理人員和各部門負責人的工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范性、檔案資料的完整性和安全性