PAGE最高院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)最高人民法院檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在司法審判、行政管理及其他各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合最高院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于最高人民法院機(jī)關(guān)各部門、直屬事業(yè)單位以及全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則最高院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公廳檔案管理部門歸口管理全院檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則檔案的形成過程必須真實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為審判工作、司法研究、行政管理等提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）辦公廳檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定最高院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、應(yīng)用和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。（二）各部門檔案工作小組1.各部門設(shè)立檔案工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)將本部門在工作中形成的各類文件材料及時(shí)收集齊全、整理規(guī)范，并按照規(guī)定定期移交辦公廳檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等相關(guān)工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與最高院工作相關(guān)的文件、指示、決定等。2.最高院制發(fā)的各類文件、批復(fù)、通知、公告、紀(jì)要等。3.審判業(yè)務(wù)方面形成的案件卷宗、裁判文書、庭審記錄、執(zhí)行文件等。4.行政管理工作中產(chǎn)生的會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案材料等。5.司法研究成果、學(xué)術(shù)論文、調(diào)研資料等。6.外事活動(dòng)中形成的文件、協(xié)議、紀(jì)要等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理。3.按照便于保管和利用的原則，對(duì)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化排列和編目。（四）整理方法1.分類文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類。案件檔案按照案件類別、審級(jí)、年度等進(jìn)行分類。根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，還可分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等不同類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類層次和排列順序。文書檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）代碼件號(hào)。案件檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況另行規(guī)定。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷的編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放的安全和整齊。2.對(duì)檔案裝具進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查找。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案裝具中。2.不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和利用。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)和排列順序，方便快速查找檔案。（四）檔案安全管理1.制定檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)和工作流程。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、實(shí)體安全。4.配備必要的消防器材和安全報(bào)警設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的access，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和最高院檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案內(nèi)容的原則，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由辦公廳檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案專家組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其在司法審判、行政管理、歷史研究等方面的價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)于涉及重要案件、重大決策、歷史事件等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保留。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)最高院主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字注明銷毀情況。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，定期向上級(jí)主管部門和院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。3.利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理工作的分析和評(píng)估，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.結(jié)合最高院工作實(shí)際，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、專題匯編、大事記等。2.檔案編研成果應(yīng)具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和實(shí)用性，能夠?yàn)樗痉▽徟?、行政管理、歷史研究等提供有力支持。3.加強(qiáng)與其他部門和單位的合作與交流，共同開展檔案編研工作，拓展檔案編研領(lǐng)域和深度。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)開展檔案利用工作，保障檔案利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。3.堅(jiān)持方便利用、高效服務(wù)的原則，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.最高院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等因工作需要查閱相關(guān)檔案。3.公民、法人和其他組織因涉及訴訟、歷史研究等合法需要查閱檔案。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)檔案利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容和頁數(shù)等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，便于長(zhǎng)期保存和利用。3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）電子檔案的保管1.配備專門的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案安全管理制度，采取防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密等安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、竊取或損壞。（三）電子檔案的利用