PAGE滄東電廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)滄東電廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于滄東電廠各部門、各下屬單位及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則電廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映電廠各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和保存電廠在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善電廠檔案管理制度。負(fù)責(zé)電廠各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各下屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。2.各部門、各下屬單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本下屬單位檔案的收集、整理和初步保管工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本下屬單位檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，確保文件材料的完整和準(zhǔn)確。3.員工職責(zé)員工應(yīng)積極配合檔案管理工作，及時(shí)將工作中形成的各類文件材料移交本部門檔案管理人員。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。按照規(guī)定的程序和要求查閱、利用檔案。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。電廠制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。電廠的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、職工獎(jiǎng)懲等文件材料。電廠的對(duì)外交往活動(dòng)中形成的各類文件材料，如合同、協(xié)議、信函等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案電廠的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖等。設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、設(shè)備檢修記錄等。生產(chǎn)工藝文件，如操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制文件等。生產(chǎn)報(bào)表、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析資料、生產(chǎn)調(diào)度記錄等。技術(shù)改造、科研項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)記錄、成果鑒定等。3.基本建設(shè)檔案基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等。工程招投標(biāo)文件、施工合同、監(jiān)理合同等。工程施工過程中的各類文件材料，如施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。4.經(jīng)營(yíng)管理檔案電廠的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。物資采購合同、物資出入庫記錄、物資盤點(diǎn)報(bào)告等。市場(chǎng)營(yíng)銷文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶信息等。人力資源管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等方面的文件材料。5.黨群工作檔案黨組織建設(shè)文件，如黨委會(huì)議記錄、黨支部工作記錄、黨員發(fā)展材料等。工會(huì)工作文件，包括工會(huì)會(huì)員檔案、工會(huì)活動(dòng)記錄、職工代表大會(huì)文件等。共青團(tuán)工作文件，如團(tuán)支部工作記錄、青年活動(dòng)記錄等。（二）收集要求1.各部門、各下屬單位應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料。2.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)實(shí)行“隨辦隨歸”制度，確保文件材料的及時(shí)收集和歸檔。3.檔案收集應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失文件材料。4.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步分類整理，確保文件材料的有序存放。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、黨群工作檔案五大類。每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則，采用分類編號(hào)法，即按照檔案的分類體系進(jìn)行編號(hào)。例如，行政管理檔案的編號(hào)為XZGL001，生產(chǎn)技術(shù)檔案的編號(hào)為SCJS001等。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂成冊(cè)，作為檔案實(shí)體的目錄，另一份以電子文檔形式保存，便于計(jì)算機(jī)檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除文件材料上的金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的整齊和牢固。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境的整潔和安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照檔案的分類體系進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。對(duì)重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份可采用復(fù)印件或電子文檔形式，與原件分開存放。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如對(duì)受潮、發(fā)霉的檔案進(jìn)行晾曬、消毒，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照檔案的分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，并異地存放。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案的非法訪問、篡改和刪除。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：電廠的重要規(guī)章制度、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括：生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案等方面的重要文件材料。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括：一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和電廠的實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同研究決定。3.定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析結(jié)合電廠的發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)和檔案利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的鑒定結(jié)論。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。2.鑒定報(bào)告經(jīng)電廠主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底和安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因、銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人員等內(nèi)容，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)量。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量和比例。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案的利用（一）利用范圍及方式1.利用范圍電廠內(nèi)部各部門、各下屬單位在工作中需要查閱、借閱檔案的。因電廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等工作需要，對(duì)外提供檔案資料的。因法律法規(guī)規(guī)定或司法機(jī)關(guān)要求，需要查閱、借閱檔案的。2.利用方式查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。借閱檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)檔案利用者到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，填寫查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、日期、目的等內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供檔案，并在檔案利用者查閱完畢后及時(shí)收回檔案。2.借閱手續(xù)檔案利用者填寫借閱申請(qǐng)表，并注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門審核同意后，與檔案利用者簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱協(xié)議簽訂后，檔案利用者方可辦理借閱手續(xù)，并領(lǐng)取檔案。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損