PAGE檔案管理制度修訂詳情一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則。檔案應如實反映公司/組織各項工作活動的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則。全面收集公司/組織工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用公司/組織各部門及員工移交的檔案。3.指導、監(jiān)督和檢查公司/組織各部門的檔案管理工作，對各部門檔案管理工作進行考核評價。4.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高公司/組織檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。5.負責檔案信息化建設，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網上查詢利用。6.做好檔案的安全保護工作，確保檔案的實體安全和信息安全。（二）各部門職責1.負責本部門工作活動中形成檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應歸檔的檔案。4.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，做好本部門檔案的保密和安全工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，做好檔案管理的各項工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的實體安全。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對到期檔案和無保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。5.積極開展檔案的利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息服務，及時、準確地提供所需檔案資料。6.做好檔案管理信息系統(tǒng)的維護和管理工作，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。7.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證以及相關的批復、決議等。2.公司/組織各項工作活動中形成的文件、報告、請示、批復、會議記錄、紀要、合同、協(xié)議、統(tǒng)計報表、財務賬目、審計報告、工程圖紙、技術資料、科研成果、產品樣本、宣傳資料等。3.公司/組織員工在工作中形成的個人業(yè)務檔案，包括員工履歷、崗位變動、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等。4.公司/組織對外交往中形成的各類文件材料，包括與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來文件、信函、合同、協(xié)議等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門工作活動中形成的各類文件材料，并進行初步整理。2.對于重要文件材料，應實行雙套制或多套制保存，確保檔案的安全和完整。3.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，紙張質量符合檔案保存要求。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集和保存，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。2.編號。對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內容和排列順序，便于查找和利用。4.裝訂。對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。5.上架。將整理好的檔案上架存放，按照編號順序排列，便于檔案的保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質檔案應采用密集架或檔案柜進行存放，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質進行備份，并存儲在專門的電子檔案存儲設備中。電子檔案存儲設備應定期進行維護和檢查，確保電子檔案的安全和完整。3.對于重要的紙質檔案和電子檔案，應實行異地備份，以防止因自然災害、人為破壞等原因導致檔案丟失或損壞。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織設立、變更、終止過程中形成的重要文件材料，以及涉及公司/組織核心業(yè)務、重大決策、重要資產等方面的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司/組織一般性業(yè)務活動中形成的重要文件材料，以及對公司/組織發(fā)展有一定歷史價值的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司/組織日常工作中形成的一般性文件材料，以及在一定時間內具有查考利用價值的文件材料。（四）檔案的清點與檢查1.定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確。2.對檔案的保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內容包括檔案的實體狀況、存儲環(huán)境、設備運行情況等。3.建立檔案清點和檢查記錄，詳細記錄檔案的清點和檢查情況，發(fā)現(xiàn)的問題及處理結果等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學鑒定。2.全面分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的保存價值。3.堅持實事求是、客觀公正的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務部門負責人等。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法。將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其保存價值的高低。3.效益評估法。評估檔案對公司/組織各項工作的利用效益，判斷其是否具有保存價值。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內容，并由檔案鑒定小組組長簽字確認。3.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織主管領導審批，經批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和銷毀人簽字。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經公司/組織主管領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政機關等因工作需要查閱、借閱檔案，須按照國家有關法律法規(guī)和規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱。檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱檔案應在檔案查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱。因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、日期、用途等內容，并經部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內容，不得在檔案上批注無關內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記。登記內容包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、編號、用途、查閱或借閱期限等。檔案利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。（四）保密規(guī)定1.利用檔案時，應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，不得泄露檔案內容。2.對于涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。3.檔案管理人員應加強對檔案利用過程的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)利用者有違反保密規(guī)定的行為，應及時制止并報告公司/組織主管領導。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網上查詢利用。2.提高檔案管理工作效率和服務質量，為公司/組織各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和完整。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化。對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行分類、編目、存儲等管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設。建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息資源整合。整合公司/組織內部各部門的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的共享和互通。4.檔案信息安全保障體系建設。建立檔案信息安全保障體系，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、用戶認證等技術手段，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進行檔案的錄入