PAGE建設項目檔案制度管理一、總則（一）目的為加強本公司建設項目檔案管理，確保建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有建設項目檔案的管理，包括項目前期文件、項目實施過程中形成的各類文件、項目竣工驗收文件等。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則公司設立專門的檔案管理機構，負責統(tǒng)一領導和管理建設項目檔案工作；各項目建設單位負責本項目檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，并接受公司檔案管理機構的監(jiān)督和指導。2.同步管理原則建設項目檔案管理工作應與項目建設進程同步進行，做到項目建設到哪里，檔案管理工作就延伸到哪里，確保檔案的完整、準確。3.規(guī)范標準原則嚴格按照國家和行業(yè)有關檔案管理的規(guī)范標準，對建設項目檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作，保證檔案的質(zhì)量。4.安全保密原則加強建設項目檔案的安全保密工作，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、管理職責（一）公司檔案管理機構職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本公司建設項目檔案管理制度和工作流程。2.對各項目建設單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，定期組織檔案業(yè)務培訓。3.負責接收、保管和利用本公司建設項目的重要檔案，對檔案進行集中統(tǒng)一管理。4.參與建設項目的竣工驗收，對項目檔案的完整性、準確性進行審查。5.負責建設項目檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）項目建設單位職責1.建立健全本項目檔案管理工作機制，明確檔案管理部門和人員職責。2.負責組織本項目檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.按照公司檔案管理機構的要求，及時向公司移交項目檔案。4.配合公司檔案管理機構做好項目檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）各部門職責1.項目前期部門負責收集、整理項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等，并及時移交檔案管理部門。2.項目設計部門負責提供項目設計文件，包括初步設計、施工圖設計等，并確保設計文件的準確性和完整性。3.項目施工部門負責收集、整理項目施工過程中形成的各類文件，包括施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知等，并按照檔案管理要求進行分類整理。4.項目監(jiān)理部門負責監(jiān)督項目建設過程中的檔案管理工作，對施工單位提交的檔案進行審核，確保檔案的真實性和完整性。5.項目物資供應部門負責收集、整理項目物資采購過程中形成的各類文件，包括物資采購合同、物資驗收單等，并及時移交檔案管理部門。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項審批文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。2.項目設計文件包括初步設計、施工圖設計、設計變更通知等。3.項目施工文件包括施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質(zhì)量證明文件等。4.項目監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.項目物資供應文件包括物資采購合同、物資驗收單、物資質(zhì)量證明文件等。6.項目竣工驗收文件包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在項目建設過程中形成的各類文件，并確保文件的真實性、完整性和準確性。2.項目建設單位應定期對各部門收集的文件進行檢查和匯總，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對于重要文件和關鍵資料，應實行專人負責收集，確保文件的安全。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照項目建設的階段、類別、時間順序等進行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類根據(jù)建設項目檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為工程前期文件、工程設計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程物資供應文件、工程竣工驗收文件等類別。2.組卷將同一類別的文件按照一定的原則和方法進行組卷，卷內(nèi)文件應排列有序，編號清晰。3.編目對卷內(nèi)文件進行編目，包括文件編號、文件題名、日期、頁號等，編制卷內(nèi)目錄和備考表。4.裝訂對紙質(zhì)文件進行裝訂，確保文件的整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目建設單位應在項目建設過程中，按照檔案整理要求，及時將整理好的檔案移交公司檔案管理機構歸檔。2.歸檔的檔案應編制檔案移交清單，雙方簽字確認。3.檔案管理機構應對接收的檔案進行認真核對，確保檔案的質(zhì)量和完整性。（二）保管期限建設項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括項目立項審批文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、竣工驗收報告、竣工決算報告等。2.長期保管的檔案包括項目設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、物資供應文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括一般性的文件和資料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。3.聲像檔案應按照檔案管理要求進行整理和保管，確保聲像檔案的清晰、完整。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案的安全。2.方便利用，提高檔案的使用效率。3.嚴格審批程序，防止檔案的濫用。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱建設項目檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理機構查閱。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱建設項目檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理機構負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制公司內(nèi)部人員因工作需要復制建設項目檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理機構負責人批準后，到檔案管理機構辦理復制手續(xù)。復制的檔案應加蓋檔案管理機構印章。（三）利用審批1.查閱檔案的審批由查閱人所在部門負責人審批，審批內(nèi)容包括查閱目的、查閱范圍等。2.借閱檔案的審批由查閱人所在部門負責人和檔案管理機構負責人共同審批，審批內(nèi)容包括借閱目的、借閱期限、歸還時間等。3.復制檔案的審批由查閱人所在部門負責人和檔案管理機構負責人共同審批，審批內(nèi)容包括復制目的、復制范圍等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則公司檔案管理機構應定期對建設項目檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次。2.全面審查原則對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結果的準確性。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構負責人、相關業(yè)務部門負責人等組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，確定檔案的價值和保管期限。2.分析比較法將檔案與同類項目檔案進行分析比較，確定檔案的價值和保管期限。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行登記，編制銷毀清冊，包括檔案題名、編號、日期、保管期限等。2.審批銷毀清冊經(jīng)公司主管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀由檔案管理機構指定專人負責銷毀檔案，銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷銷毀檔案時，應邀請公司內(nèi)部審計部門或紀檢監(jiān)察部門人員進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立建設項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的利用和查詢。3.加強檔案信息的安全保密工作，確保檔案信息的安全。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設開發(fā)建設項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.檔案信息安全管理采取防火墻、加密技術、備份存儲等措施，加強檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息的泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理機構應配備必要的信息化設備和專業(yè)技術人員，確保信息化管理工作的順利開展。2.加強對檔案管理人員的信息化培訓，提高其信息化管理水平。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化管理流程。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司檔案管理機構負責對各項目建設單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.各項目建設單位負責對本項目各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔等工作的質(zhì)量。3.檔案保管和利用情況。4.檔案信息化管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查公司檔案管理機構定期對各項目建設單位的檔案管理工作進行檢查，一般每[X]年進行一次全面檢查。2.不定期抽查公司檔案管理機構不定期對各項目建設單位的檔案管理工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.專項檢查針對檔案管理中的重點問題和薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。