PAGE員工干部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司員工干部檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的真實性、完整性和保密性，為公司人力資源管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各級干部的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映員工干部的真實情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集員工干部在工作、學(xué)習(xí)、生活等方面形成的各類資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。二、檔案內(nèi)容（一）員工檔案1.個人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位：學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件及相關(guān)學(xué)歷證明材料。3.工作經(jīng)歷：工作簡歷，包括入職時間、離職時間、工作單位、擔(dān)任職務(wù)等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加各類培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。5.職業(yè)資格證書：專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等復(fù)印件。6.獎懲情況：獲得的各類獎勵和受到的處罰記錄。7.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同及相關(guān)續(xù)簽合同。8.薪資福利記錄：工資發(fā)放記錄、福利待遇調(diào)整記錄等。9.考核評價：年度考核、績效考核等評價結(jié)果。10.其他材料：員工提供的其他與工作相關(guān)的重要材料。（二）干部檔案1.員工檔案所有內(nèi)容：干部檔案包含員工檔案的全部內(nèi)容。2.職務(wù)任免材料：任免通知、任職文件等。3.考察材料：干部選拔任用考察材料、試用期考察材料等。4.考核材料：年度考核、任期考核等考核結(jié)果材料。5.培訓(xùn)材料：參加各類領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)的記錄。6.廉政檔案：廉政情況記錄、廉潔自律承諾書等。7.審計材料：經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計報告等。8.個人述職述廉報告：干部個人述職述廉的相關(guān)材料。9.其他重要材料：與干部管理相關(guān)的其他重要文件和材料。三、檔案收集（一）新員工入職檔案收集1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《員工檔案資料清單》，明確需要提交的檔案材料內(nèi)容。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將填寫完整的《員工檔案資料清單》及相關(guān)檔案材料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的檔案材料進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)材料不齊全或不符合要求，應(yīng)及時通知新員工補(bǔ)充或更正。（二）在職員工檔案更新1.員工個人信息發(fā)生變更時，應(yīng)在變更后[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)證明材料提交至人力資源部門，辦理檔案信息變更手續(xù)。2.員工獲得新的學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)資格證書、獎懲情況等信息時，應(yīng)及時將證書或相關(guān)證明材料復(fù)印件提交至人力資源部門，更新檔案內(nèi)容。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時將員工的考核評價結(jié)果、職務(wù)任免等信息反饋給人力資源部門，以便及時更新員工檔案。（三）干部檔案收集1.干部任免、調(diào)動等情況發(fā)生時，相關(guān)部門應(yīng)及時將任免通知、調(diào)動文件等材料移交至人力資源部門，歸入干部檔案。2.干部參加各類培訓(xùn)、考核、審計等活動后，主辦部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)材料整理歸檔，并移交至人力資源部門。3.干部個人應(yīng)按照要求定期提交個人述職述廉報告、廉政檔案更新材料等，確保干部檔案內(nèi)容的及時更新。四、檔案整理（一）分類1.員工檔案按照個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、獎懲情況、勞動合同、薪資福利記錄、考核評價、其他材料等類別進(jìn)行分類整理。2.干部檔案在員工檔案分類的基礎(chǔ)上，增加職務(wù)任免材料、考察材料、考核材料、培訓(xùn)材料、廉政檔案、審計材料、個人述職述廉報告等類別。（二）編號1.為便于檔案管理和查詢，對每份檔案進(jìn)行編號。編號采用[編號規(guī)則]，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.在檔案袋或檔案盒上標(biāo)注檔案編號，并建立檔案編號與檔案內(nèi)容的對應(yīng)索引表。（三）裝訂1.對各類檔案材料進(jìn)行分類排序后，按照順序依次裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。2.對于紙張規(guī)格不一致的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.每份檔案材料應(yīng)在右上角加蓋頁碼章，注明頁碼。（四）編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、頁號等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案首頁，一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如檔案柜、辦公桌、電腦等，便于檔案管理人員進(jìn)行日常工作。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放在檔案柜中，便于查找和借閱。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，將員工干部檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯誤等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)撰寫檔案清查報告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱員工干部檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)查閱申請進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的申請，予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。3.涉及干部任免、考核、審計等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。4.外部單位或個人因工作需要查閱員工干部檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）查閱流程1.查閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請表》到檔案庫房查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照申請表上的查閱內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案材料，并在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱管理1.因工作需要借閱員工干部檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的申請，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如檔案在借閱期間出現(xiàn)丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案信息予以保密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。檔案庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案信息不被泄露。4.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱范圍等。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案安全。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的員工干部檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，滿足公司檔案管理工作的需要。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。錄入過程中應(yīng)認(rèn)真核對數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時更新檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。對于員工干部信息的變更，應(yīng)在變更后[X]個工作日內(nèi)完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息利用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)的查詢、統(tǒng)計、分析功能，為公司人力資源管理提供決策支持。例如，通過查詢功能快速獲取員工干部的基本信息、工作經(jīng)歷等；通過統(tǒng)計功能生成各類人員結(jié)構(gòu)報表、考核結(jié)果統(tǒng)計報表等；通過分析功能對員工干部的發(fā)展趨勢、績效表現(xiàn)等進(jìn)行分析預(yù)測。2.建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)相關(guān)部門之間的檔案信息共享。根據(jù)工作需要，授權(quán)相關(guān)部門查閱和使用部分檔案信息，提高工作效率和協(xié)同性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)制定檔案收集計劃，明確檔案收集的范圍、內(nèi)容和時間要求。2.及時收集員工干部的各類檔案材料，對收集到的材料進(jìn)行初步審核，確保材料的真實性和完整性。3.按照檔案整理的規(guī)范和要求，對檔案材料進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保檔案整理的質(zhì)量。（二）檔案保管與維護(hù)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，檔案存放有序。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案丟失、損壞、霉變等。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)工作，確保檔案的安全。（三）檔案利用與服務(wù)1.受理檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行審批和辦理。2.為查閱、借閱人員提供檔案查閱和借閱服務(wù)，協(xié)助其查找和獲取所需檔案材料，并做好現(xiàn)場監(jiān)督和登記工作。3.解答員工干部關(guān)于檔案管理的咨詢，提供檔案相關(guān)信息和服務(wù)。（四）檔案信息化管理1.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運行。2.按照檔案信息化管理的要求，及時錄入、更新檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.利用檔案信息化管理系統(tǒng)的功能，為公司人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持和決策服務(wù)。