PAGE消防部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)消防部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在消防工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本部門實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于消防部門各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、下屬單位及全體工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則消防部門檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映消防工作的全過(guò)程和各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為消防工作決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、教育培訓(xùn)等提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置消防部門設(shè)立檔案管理科（室），作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本部門的檔案管理工作。檔案管理科（室）應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本部門檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀本部門的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.監(jiān)督指導(dǎo)本部門各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、下屬單位的檔案管理工作，定期進(jìn)行檢查和考核。7.參與檔案的編研工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為消防工作提供決策支持和服務(wù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類消防部門檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等六大類。1.文書(shū)檔案主要包括消防部門在行政管理、黨務(wù)工作、會(huì)議活動(dòng)等方面形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋消防監(jiān)督檢查、火災(zāi)撲救、應(yīng)急救援、火災(zāi)調(diào)查等業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的檔案，如消防監(jiān)督檢查記錄、火災(zāi)事故認(rèn)定書(shū)、應(yīng)急救援預(yù)案等。3.人事檔案記錄消防部門工作人員的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資待遇等情況的檔案。4.財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)工作中形成的檔案。5.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄消防工作重要活動(dòng)、事件、現(xiàn)場(chǎng)等的檔案資料。6.電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、傳輸、存儲(chǔ)的各類電子文件和數(shù)據(jù)，如辦公自動(dòng)化文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。1.文書(shū)檔案編號(hào)采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書(shū)檔案第1份。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類編號(hào)，如消防監(jiān)督檢查檔案編號(hào)為JD年度流水號(hào)，火災(zāi)調(diào)查檔案編號(hào)為DC年度流水號(hào)等。3.人事檔案編號(hào)按照人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)，一般采用個(gè)人身份證號(hào)作為檔案編號(hào)。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理要求，結(jié)合會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為KJ年度月份憑證號(hào)。5.聲像檔案編號(hào)采用年度類別流水號(hào)的方式編號(hào)，如照片檔案編號(hào)為ZP2023001，表示2023年的第1張照片檔案。6.電子檔案編號(hào)與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，在編號(hào)后添加“E”標(biāo)識(shí)，如2023永久001E，表示2023年形成的永久保管的文書(shū)電子檔案第1份。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、下屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將辦理完畢的文件材料、業(yè)務(wù)資料等移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理人員要定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時(shí)、完整。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件等形成的檔案，檔案管理人員應(yīng)提前介入，及時(shí)收集相關(guān)資料。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。文書(shū)檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)目錄；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立案卷。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等加工處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.編制檔案整理說(shuō)明，對(duì)檔案的整理情況、分類依據(jù)、保管期限等進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，便于日后查閱和管理。五、檔案保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，同時(shí)建立相應(yīng)的目錄索引，注明檔案的內(nèi)容、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)等信息。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁盤、磁帶、光盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存放于不同地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案主要包括本部門制定的法規(guī)性文件、重要會(huì)議記錄、重要業(yè)務(wù)文件、重大火災(zāi)事故檔案、人事任免文件等，應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。2.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、人事考核材料等，在規(guī)定期限后，根據(jù)檔案鑒定情況進(jìn)行處理。3.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，如臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等，到期后可按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案賬目相符。2.清查盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。3.鑒定過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保管，保存期限與原檔案保管期限相同。七、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極為消防部門各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.利用檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫檔案利用登記表，注明利用目的用途、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用登記表，及時(shí)查找、調(diào)閱檔案，并在規(guī)定的場(chǎng)所提供利用，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并向借閱人發(fā)放檔案借閱證。3.借閱人應(yīng)按照借閱證上注明的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的消防部門檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合消防部門檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化建設(shè)實(shí)施1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.組織檔案管理人員進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和管理水平，并參與檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作。3.按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.逐步推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的上線運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化。九、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案數(shù)量等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求及時(shí)報(bào)送，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.消防部門因機(jī)構(gòu)改革、撤銷、合