PAGE酒店檔案人事管理制度一、總則（一）目的為加強酒店檔案人事管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高人事工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店全體員工及與酒店人事管理相關(guān)的各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準，確保檔案人事管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案資料應(yīng)如實反映員工的真實情況，保證信息的準確性和可靠性。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，防止檔案信息泄露，確保員工隱私和酒店利益。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，方便員工查詢和使用檔案資料。二、檔案管理職責(zé)（一）人事部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案人事管理制度，并組織實施。2.負責(zé)員工檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對檔案進行清查和核對，確保檔案資料的完整性和準確性。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。5.協(xié)助其他部門查閱和使用檔案資料，提供必要的支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門員工檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確。2.配合人事部門做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格遵守檔案查閱和使用規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或銷毀員工檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，能夠準確、高效地完成檔案管理工作。4.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、裝訂、上架等。5.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案不受損壞、丟失。6.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，做好登記和記錄工作。三、檔案內(nèi)容及分類（一）員工基本檔案1.個人簡歷：包括員工的教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.身份證明：身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.入職資料：入職申請表、勞動合同、入職體檢報告等。4.薪資福利資料：薪資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄、福利申請及發(fā)放記錄等。5.考核評價資料：績效考核表、年度考核報告、獎懲記錄等。（二）培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)計劃：員工參加各類培訓(xùn)的計劃安排。2.培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)課程簽到表、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)證書等。3.培訓(xùn)總結(jié)：員工對培訓(xùn)內(nèi)容的總結(jié)和反饋。（三）考勤檔案1.考勤記錄：員工每日的出勤、請假、曠工等情況記錄。2.加班記錄：加班申請單、加班審批表及加班時長統(tǒng)計等。（四）晉升調(diào)檔1.晉升申請表：員工晉升申請及相關(guān)審批材料。2.調(diào)崗記錄：調(diào)崗申請表、調(diào)崗審批表及調(diào)崗后的工作安排等資料。（五）離職檔案1.離職申請表：員工離職申請及相關(guān)審批材料。2.離職交接清單：員工離職時與各部門的交接情況記錄。3.離職證明：酒店為離職員工開具的離職證明文件。四、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.員工入職時，人事部門應(yīng)向其發(fā)放《員工檔案資料清單》，明確所需提交的檔案資料內(nèi)容。2.員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將個人檔案資料提交至人事部門，人事部門負責(zé)對資料進行審核和整理。3.審核通過后，人事部門為員工建立個人檔案，并按照檔案分類進行編號和存放。（二）檔案資料收集1.人事部門定期收集各部門提交的員工檔案資料，確保檔案信息的及時更新。2.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集和整理工作，按照要求及時將相關(guān)資料移交至人事部門。3.對于員工個人提交的檔案資料變更信息，如學(xué)歷證書更新、聯(lián)系方式變更等，應(yīng)及時通知人事部門進行更新。五、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案分類標(biāo)準，對檔案資料進行分類整理，確保同類資料集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)保持完整，不得擅自裁剪、涂改或抽取。3.對于破損、褪色或字跡模糊的檔案資料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（二）整理方法1.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。2.按照檔案類別順序，將檔案資料依次排列，并在每份資料首頁附上目錄清單，注明資料名稱、日期、頁碼等信息。3.對于電子檔案，應(yīng)按照相同的分類標(biāo)準進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。（三）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔至檔案柜或電子存儲系統(tǒng)中，確保檔案存放有序，便于查找。2.建立檔案索引目錄，詳細記錄檔案的類別、編號、存放位置等信息，方便快速檢索。3.定期對檔案進行清查和核對，確保檔案歸檔的準確性和完整性。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間；相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于通風(fēng)和查看，檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰。（二）保管期限1.員工基本檔案、培訓(xùn)檔案、考勤檔案等長期保存。2.晉升調(diào)檔、離職檔案等根據(jù)實際需要確定保管期限，但至少保存[X]年。（三）檔案清查1.每年定期對檔案進行全面清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容和存放位置，確保檔案無丟失、損壞或遺漏。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進行處理，如修復(fù)損壞檔案、補充缺失資料等。3.編制檔案清查報告，總結(jié)清查情況，提出改進建議，報酒店領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案資料，但應(yīng)提前向人事部門提出申請，填寫《檔案查閱申請表》。2.人事部門工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人批準，并在檔案管理人員的陪同下進行查閱。3.其他部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人和人事部門負責(zé)人批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息。2.將申請表提交至相關(guān)審批人進行審批，審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人、人事部門負責(zé)人和酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照或泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，確保員工個人隱私和酒店商業(yè)機密安全。2.對涉及機密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人遵守保密規(guī)定，不得隨意談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時整改。3.對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、防病毒等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密與安全規(guī)定的行為，酒店將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違反規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露或檔案資料損壞、丟失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償酒店因此遭受的損失。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的酒店檔案人事管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索和管理。2.通過信息化手段提高檔案管理工作效率，方便員工查詢和使用檔案資料，提升服務(wù)質(zhì)量。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案資料錄入信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對電子檔案進行維護和更新，保證檔案信息的準確性和時效性。3.建立電子檔案審核機制，對錄入的檔案信息進行審核，確保信息質(zhì)量。（三）系統(tǒng)安全與權(quán)限管理1.加強檔案人事管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測等安全措施，防止系統(tǒng)被攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.