PAGE審批局檔案保管制度一、總則（一）目的為加強審批局檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審批局各部門在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案的保管管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專門的檔案管理部門集中保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確反映審批工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的完整性。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足工作需要。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置審批局設(shè)立專門的檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案的集中保管和日常管理工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和本局實際，制定、修訂檔案保管、利用、鑒定、銷毀等各項管理制度，并組織實施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集本局各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.檔案利用服務(wù)：為全局各部門及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，登記利用情況。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，按照規(guī)定程序組織檔案銷毀工作。6.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對本局各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全局檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.審批業(yè)務(wù)檔案：按照審批事項類別，分為行政許可、行政處罰、行政確認(rèn)等不同類型的審批業(yè)務(wù)檔案，每類業(yè)務(wù)檔案再根據(jù)審批流程環(huán)節(jié)進行細(xì)分。2.文書檔案：包括本局制發(fā)的各類文件、請示、報告、通知、會議紀(jì)要等。3.人事檔案：涵蓋干部職工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。4.財務(wù)檔案：包含本局財務(wù)收支、會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)方面的檔案。5.聲像檔案：記錄本局重要活動、會議、領(lǐng)導(dǎo)視察等的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如電子公文、審批業(yè)務(wù)電子文檔等。（二）檔案編號1.各類檔案按照分類體系進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.審批業(yè)務(wù)檔案編號：采用“審批事項類別代碼年份流水號”的格式，例如：行政許可2023001，表示2023年辦理的第1件行政許可業(yè)務(wù)檔案。3.文書檔案編號：按照年度保管期限流水號的方式編制，如2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。4.人事檔案編號：依據(jù)個人身份標(biāo)識進行編號，保持編號的穩(wěn)定性和連貫性。5.財務(wù)檔案編號：按照會計年度檔案類別流水號編排，如2023會計憑證001，表示2023年的第1冊會計憑證檔案。6.聲像檔案編號：采用“拍攝時間主題序號”的形式，如20230501局重要會議001，表示2023年5月1日拍攝的局重要會議的第1份聲像檔案。7.電子檔案編號：與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號一致，同時在電子檔案管理系統(tǒng)中進行標(biāo)識，便于關(guān)聯(lián)和查詢。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本局各部門在履行審批職能過程中形成的各類文件、材料、記錄等，包括申請材料、審批意見、送達回執(zhí)等。2.本局召開的各類會議形成的會議文件、記錄、紀(jì)要等。3.本局開展的各類活動形成的相關(guān)資料，如活動方案、總結(jié)、照片、錄像等。4.本局人事任免、考核、獎懲等工作中產(chǎn)生的文件、材料。5.本局財務(wù)工作中形成的各類憑證、賬簿、報表等。6.其他與本局工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，定期將本部門形成的檔案移交檔案管理科。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料，并保證檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類整理：檔案管理科接收檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂編目：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊牢固。同時，按照檔案編號規(guī)則進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索和查閱。3.數(shù)字化處理：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，確保信息的一致性和完整性。在數(shù)字化過程中，要保證掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案密集架上，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于定期鑒定和銷毀。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、有無損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案內(nèi)容的完整性和可讀性。3.加強對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備。4.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮等工作，定期對防火設(shè)備、防盜報警裝置等進行檢查和維護，確保其正常運行。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和本局檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)工作原則：以服務(wù)本局各項工作為宗旨，為審批業(yè)務(wù)辦理、決策參考、工作查考等提供有力支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案泄密。（二）利用方式1.查閱：本局各部門工作人員因工作需要查閱檔案的，可到檔案管理科查閱。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。檔案管理科工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱，確保檔案安全。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還時應(yīng)保證檔案完好無損。（三）利用登記檔案管理科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細(xì)記錄，包括利用時間地點、利用人部門及姓名、檔案名稱及編號、利用目的、歸還時間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要性、查考價值等因素，將檔案保管期限劃分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.鑒定依據(jù)：鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定、本局工作實際及檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等進行綜合判斷。對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對于仍有查考利用價值的檔案，則應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理科定期對到期檔案進行清理，編制檔案鑒定清冊，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。2.鑒定工作小組對檔案鑒定清冊進行審核，逐卷逐件分析檔案的價值，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。（四）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，注明銷毀時間、地點、方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。3.檔案銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料，妥善保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與存儲：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的批量錄入和單個錄入，支持多種格式文件的上傳存儲，確保檔案信息的完整準(zhǔn)確。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。3.利用管理：記錄檔案查閱、借閱等利用情況，實現(xiàn)利用流程管理和權(quán)限控制，保障檔案利用安全。4.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：具備完善的安全防護機制，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）數(shù)據(jù)維護與更新1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，確保數(shù)據(jù)安全。2.隨著檔案管理工作的開展，及時更新檔案數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)中檔案信息與實際檔案情況一致。3.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，滿足不斷變化的檔案管理需求。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本局辦公室負(fù)責(zé)對檔案保管制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檔案管理科負(fù)責(zé)具體的自查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門及人員的職責(zé)履行情況，是否認(rèn)真做好檔案管理各項工作。3.檔案保管場所和設(shè)施設(shè)備的安全狀況，是否存在安全隱患。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。（三）檢查方式與頻率1.定期檢查：每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對檔案保管制度執(zhí)行情況進行系統(tǒng)評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理的某些環(huán)節(jié)或部門進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的重