PAGE大專院校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大專院校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位形成的各類檔案，包括黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、基建等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，對(duì)全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌和發(fā)展過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效保密措施，確保檔案信息安全。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，便于檔案的查閱、利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全校各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。5.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.配合綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，積極提供檔案利用線索和相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群類檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)工作等方面形成的文件材料。2.行政類檔案：涵蓋學(xué)校行政管理、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事任免、公文處理等文件材料。3.教學(xué)類檔案：包含教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材編寫、教學(xué)成果、學(xué)生成績(jī)等教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。4.科研類檔案：涉及科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、科研成果、學(xué)術(shù)交流等方面的文件材料。5.學(xué)生類檔案：主要有學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)就業(yè)等檔案資料。6.人事類檔案：包括教職工的招聘、考核、晉升、培訓(xùn)、工資福利、獎(jiǎng)懲等人事管理文件材料。7.財(cái)務(wù)類檔案：涵蓋學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。8.設(shè)備類檔案：包括教學(xué)設(shè)備、科研設(shè)備、辦公設(shè)備等購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等過程中產(chǎn)生的文件材料。9.基建類檔案：涉及學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行同步收集，確保檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖像完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、基建等九大類別，并在各大類下進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如：2023行政001，表示2023年形成的行政類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室，一份供查閱使用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室牽頭，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三個(gè)保管期限。3.對(duì)涉及學(xué)校重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管；對(duì)保存價(jià)值相對(duì)較小的檔案，列為短期保管。（三）保管期限調(diào)整1.隨著時(shí)間的推移和學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展，檔案的保管期限可能需要進(jìn)行調(diào)整。檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)已確定保管期限的檔案進(jìn)行復(fù)查，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值變化情況，及時(shí)調(diào)整保管期限。2.如發(fā)現(xiàn)檔案的實(shí)際價(jià)值高于原定保管期限，應(yīng)及時(shí)延長(zhǎng)保管期限；如檔案已失去保存價(jià)值，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應(yīng)排列整齊、編號(hào)有序，便于檔案的查找和管理。2.對(duì)磁性載體檔案，應(yīng)采用防磁、防潮、防塵的裝具進(jìn)行保管，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查閱。2.對(duì)珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案的安全。（四）檔案保管制度1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常管理和安全檢查。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，檔案的借閱、歸還等應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的流向清晰、可查。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循方便利用、服務(wù)學(xué)校工作的原則，積極為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。2.在確保檔案安全和保密的前提下，最大限度地滿足學(xué)校各部門、各單位及師生員工對(duì)檔案的利用需求。（二）利用方式1.查閱學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制對(duì)需要復(fù)制的檔案，經(jīng)檔案管理人員審核后，可采用復(fù)印、掃描、拍照等方式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋“與原件核對(duì)無誤”章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核匯總，并向上級(jí)主管部門報(bào)送。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為學(xué)校檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考和借鑒。2.檔案編研工作應(yīng)注重科學(xué)性、實(shí)用性和可讀性，編研成果應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)印發(fā)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為學(xué)校各部門、各單位及師生員工提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息系統(tǒng)管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握系統(tǒng)操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案的錄入、檢索、利用等操作。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)存在的安全隱患，防止檔案信息泄露。九、檔案的移交與銷毀（一）移交1.學(xué)校撤銷、合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給學(xué)校指定的單位或部門，并辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案管理人員因工作調(diào)動(dòng)等原因離職時(shí)，應(yīng)將所保管的檔案資料全部移交清楚，辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。（二）銷毀