PAGE財務(wù)檔案管理制度拍照一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的真實性、完整性、安全性和保密性，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務(wù)檔案管理。（三）定義財務(wù)檔案是指公司在財務(wù)活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料，以及與財務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、文件、報表等其他資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則：公司財務(wù)檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財務(wù)部門負責(zé)組織實施，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。各分公司、子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合自身實際情況，制定相應(yīng)的財務(wù)檔案管理制度，并報公司備案。2.真實完整原則：財務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司財務(wù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則：加強財務(wù)檔案的安全保護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的財務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：建立健全財務(wù)檔案的檢索、查閱和利用制度，確保檔案信息能夠及時、準(zhǔn)確地為公司經(jīng)營管理提供服務(wù)。二、財務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、成本計算單、出入庫單等各種與經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)的原始單據(jù)。原始憑證應(yīng)按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序進行整理，粘貼整齊，并加蓋“附件”章。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，應(yīng)按照憑證編號順序排列，裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。記賬憑證應(yīng)附有原始憑證，如原始憑證張數(shù)較多，可單獨裝訂保管，但應(yīng)在記賬憑證封面上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記的賬簿，反映公司全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的總括情況?？傎~應(yīng)每年更換一次，新年度開始時，應(yīng)將上年末各賬戶余額結(jié)轉(zhuǎn)至新賬，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。2.明細賬：根據(jù)總賬科目所屬明細科目設(shè)置的賬簿，詳細記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的明細情況。明細賬應(yīng)根據(jù)記賬憑證逐筆登記，每月結(jié)賬后，應(yīng)結(jié)出本月發(fā)生額和余額。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員根據(jù)審核無誤的收付款憑證逐日逐筆登記，每日終了，應(yīng)結(jié)出當(dāng)日余額，并與庫存現(xiàn)金或銀行存款實際余額核對相符。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細賬、往來明細賬、成本明細賬等，根據(jù)公司管理需要設(shè)置的賬簿，用于詳細記錄特定經(jīng)濟業(yè)務(wù)的情況。輔助賬簿應(yīng)按照規(guī)定的格式和方法進行登記，并定期與總賬進行核對。（三）財務(wù)報告1.月度財務(wù)報告：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等，反映公司月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。月度財務(wù)報告應(yīng)在月度終了后[X]日內(nèi)編制完成，并報送公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及稅務(wù)機關(guān)等。2.季度財務(wù)報告：在月度財務(wù)報告的基礎(chǔ)上，增加季度財務(wù)分析報告，對公司季度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進行綜合分析和評價。季度財務(wù)報告應(yīng)在季度終了后[X]日內(nèi)編制完成，并報送公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及稅務(wù)機關(guān)等。3.年度財務(wù)報告：包括年度資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等，全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。年度財務(wù)報告應(yīng)在年度終了后[X]日內(nèi)編制完成，并經(jīng)會計師事務(wù)所審計后，報送公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及稅務(wù)機關(guān)等。財務(wù)報告應(yīng)加蓋公司公章、法定代表人章及財務(wù)負責(zé)人章，并裝訂成冊，加蓋騎縫章。（四）其他財務(wù)資料1.財務(wù)預(yù)算：包括年度財務(wù)預(yù)算、季度財務(wù)預(yù)算及月度財務(wù)預(yù)算等，反映公司未來一定時期內(nèi)的財務(wù)收支計劃和經(jīng)營目標(biāo)。財務(wù)預(yù)算應(yīng)按照規(guī)定的格式和方法編制，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.財務(wù)決算：年度終了后，對公司全年財務(wù)收支情況進行的結(jié)算和總結(jié)，包括決算報表、決算說明書等。財務(wù)決算應(yīng)在年度終了后[X]日內(nèi)編制完成，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。3.財務(wù)審計報告：由會計師事務(wù)所對公司財務(wù)報表進行審計后出具的報告，包括審計意見、審計發(fā)現(xiàn)的問題及建議等。財務(wù)審計報告應(yīng)妥善保管，作為公司財務(wù)檔案的重要組成部分。4.稅務(wù)資料：包括納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠文件等與稅務(wù)相關(guān)的資料。稅務(wù)資料應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求進行整理和保管，確保公司稅務(wù)合規(guī)。5.財務(wù)合同：包括借款合同、擔(dān)保合同、租賃合同、購銷合同等與財務(wù)活動相關(guān)的合同。財務(wù)合同應(yīng)按照合同編號順序進行整理，注明合同名稱、簽訂日期、合同金額、履行情況等內(nèi)容，并妥善保管。6.財務(wù)制度：公司制定的各項財務(wù)管理制度、辦法、規(guī)定等文件，應(yīng)按照文件類別和時間順序進行整理，裝訂成冊，并注明文件名稱、文號、發(fā)布日期等內(nèi)容。（五）歸檔要求1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的財務(wù)檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽章齊全，紙張規(guī)格統(tǒng)一，使用A4紙。3.對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行保存，并定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。電子財務(wù)檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，并在存儲介質(zhì)上注明檔案名稱、年度、月份等信息。4.財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門負責(zé)整理歸檔，并編制檔案目錄，一式兩份，一份留存財務(wù)部門，一份交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照檔案目錄對財務(wù)檔案進行核對和簽收，并建立檔案臺賬。三、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為[X]年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬保管期限為[X]年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管[X]年。3.財務(wù)報告：月度、季度財務(wù)報告保管期限為[X]年，年度財務(wù)報告永久保管。4.其他財務(wù)資料：財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)合同、財務(wù)制度等保管期限為[X]年。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，用于存放財務(wù)檔案。財務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.財務(wù)檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置訪問權(quán)限和備份策略，確保數(shù)據(jù)的安全存儲和及時備份。（三）保管要求1.財務(wù)檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，并建立檔案索引，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對于超過保管期限的財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司財務(wù)部門、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進行，對確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負責(zé)銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。四、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。財務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)查閱申請，安排專人負責(zé)提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.公司外部人員查閱財務(wù)檔案，如會計師事務(wù)所、稅務(wù)機關(guān)等，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司財務(wù)部門應(yīng)安排專人負責(zé)提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得將財務(wù)檔案帶離公司指定場所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋公司公章。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。財務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)借閱申請，安排專人負責(zé)辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.公司外部人員借閱財務(wù)檔案，如銀行、債權(quán)人等，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司財務(wù)部門應(yīng)安排專人負責(zé)辦理借閱手續(xù)，并與借閱人簽訂《財務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人不得將財務(wù)檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（三）查閱與借閱登記1.財務(wù)部門應(yīng)建立《財務(wù)檔案查閱登記簿》和《財務(wù)檔案借閱登記簿》，對查閱和借閱財務(wù)檔案的情況進行詳細記錄，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。2.查閱或借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與財務(wù)檔案保管期限相同，以便日后查閱和核對。五、財務(wù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)檔案的電子化存儲、檢索、查閱和利用，提高財務(wù)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強對財務(wù)檔案的安全管理，防止檔案信息的泄露和丟失，確保財務(wù)檔案的真實性、完整性和保密性。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：支持將紙質(zhì)財務(wù)檔案掃描或錄入系統(tǒng)，形成電子檔案，并建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。2.檔案存儲功能：提供安全可靠的電子檔案存儲環(huán)境，支持按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案進行存儲和管理。3.檔案檢索功能：具備強大的檢索功能，能夠根據(jù)檔案編號、檔案名稱、日期范圍、關(guān)鍵詞等多種條件進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。4.檔案查閱功能：授權(quán)用戶可以在線查閱電子財務(wù)檔案，并提供打印、下載、批注等功能，滿足用戶的查閱需求。5.檔案借閱功能：支持在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱人信息、借閱時間、歸還時間等，并對借閱情況進行跟蹤和管理。6.安全管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，對電子檔案進行加密存儲，防止檔案信息的非法訪問和篡改，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案掃描：由專人負責(zé)將紙質(zhì)財務(wù)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，并按照規(guī)定的格式進行存儲。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，并在系統(tǒng)中進行登記。2.檔案錄入：對于無法掃描的財務(wù)檔案，如合同、文件等，應(yīng)按照系統(tǒng)要求進行錄入，確保錄入信息準(zhǔn)確無誤。錄入后的電子檔案應(yīng)進行審核，審核通過后正式存儲在系統(tǒng)中。3.檔案分類：根據(jù)財務(wù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案進行分類管理，建立檔案目錄和索引，方便用戶查找和利用。4.檔案檢索與查閱：用戶根據(jù)需要，通過系統(tǒng)提供的檢索功能查找所需財務(wù)檔案，并按照規(guī)定的權(quán)限進行查閱。查閱過程中，系統(tǒng)應(yīng)記錄查閱時間、查閱人等信息。5.檔案借閱：用戶如需借閱財務(wù)檔案，應(yīng)在系統(tǒng)中提交借閱申請，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，系統(tǒng)自動記錄借閱和歸還情況。6.安全管理：系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對電子財務(wù)檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。同時，應(yīng)加強對系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負責(zé)對財務(wù)檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保財務(wù)檔案管理工作符合本制度的規(guī)定和要求。（二）檢查內(nèi)容1.財務(wù)檔案的分類、歸檔是否符合規(guī)定要求，檔案資料是否齊全、完整。2.財務(wù)檔案的保管期限、保管地點是否符合規(guī)定要求，檔案保管是否安全、有序。3.財務(wù)檔案的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，登記記錄是否完整，查閱和借閱人員是否遵守相關(guān)規(guī)定。4.財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，電子檔案的存儲、檢索、查閱和利用是否符合規(guī)定要求，安全管理措施是否到位。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門每年至少組織一次對財務(wù)檔案管理工作的全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查：審計部門可根據(jù)實際情況，對財務(wù)檔案管理工作進行不定期抽查，重點檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和存在問題較多的部門。3.專項檢查：針對財務(wù)檔案管理工作中的特定事項或