PAGE工商檔案印章查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司工商檔案印章的查閱行為，確保工商檔案信息的安全與合理使用，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來需查閱工商檔案印章的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.合法性原則：查閱工商檔案印章必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：嚴(yán)格保護(hù)工商檔案印章信息安全，防止信息泄露、篡改或不當(dāng)使用。3.必要性原則：查閱應(yīng)基于工作需要，確保查閱行為具有正當(dāng)理由。4.登記備案原則：對每次查閱行為進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和管理。二、工商檔案印章概述（一）工商檔案內(nèi)容1.公司設(shè)立、變更、注銷等登記檔案，包括公司章程、股東信息、注冊資本、經(jīng)營范圍等相關(guān)資料。2.公司歷年的工商年檢檔案，反映公司經(jīng)營狀況及合規(guī)情況。3.涉及公司股權(quán)變動(dòng)、資產(chǎn)重組等重大事項(xiàng)的工商備案檔案。（二）印章種類及用途1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書等重要文書的簽署。2.財(cái)務(wù)專用章：專門用于公司財(cái)務(wù)票據(jù)、結(jié)算憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)相關(guān)文件的蓋章。3.法定代表人章：在特定情況下代表法定代表人行使職權(quán)，如辦理某些銀行事務(wù)等。4.合同專用章：用于公司簽訂各類合同，明確合同的法律效力。三、查閱申請與審批（一）內(nèi)部查閱1.申請流程公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工商檔案印章時(shí)，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《工商檔案印章查閱申請表》（以下簡稱“申請表”）。在申請表中詳細(xì)說明查閱的目的、所需檔案或印章的具體內(nèi)容、查閱時(shí)間范圍等信息。2.審批流程將申請表提交至公司檔案室。檔案室收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請的必要性和合規(guī)性。對于符合要求的申請，檔案室負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和工作需要進(jìn)行審批，如申請涉及敏感信息或重大事項(xiàng)，需報(bào)公司總經(jīng)理審批。審批通過后，檔案室向申請部門發(fā)放查閱通知，告知查閱的時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)注意事項(xiàng)。（二）外部查閱1.申請流程與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位或個(gè)人如需查閱工商檔案印章，應(yīng)提前向公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，并提交查閱函。查閱函應(yīng)明確查閱單位或個(gè)人的名稱、聯(lián)系方式、查閱目的、所需檔案或印章的具體內(nèi)容等信息。公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門收到查閱函后，對查閱申請進(jìn)行初審。初審?fù)ㄟ^后，填寫申請表，并注明推薦意見，提交至公司檔案室。2.審批流程檔案室對申請表及查閱函進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查閱目的是否合理、查閱內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)相關(guān)、查閱單位或個(gè)人的資質(zhì)及信用情況等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重要業(yè)務(wù)或可能對公司產(chǎn)生重大影響的查閱申請，需報(bào)公司總經(jīng)理審批。審批通過后，檔案室與外部查閱單位或個(gè)人簽訂《工商檔案印章查閱保密協(xié)議》（以下簡稱“保密協(xié)議”），明確雙方的權(quán)利義務(wù)及保密責(zé)任。同時(shí)，向外部查閱單位或個(gè)人發(fā)放查閱通知，告知查閱的時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)注意事項(xiàng)。四、查閱權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部查閱權(quán)限與范圍1.公司高層管理人員（如總經(jīng)理、副總經(jīng)理等）有權(quán)查閱公司全部工商檔案印章信息，以便全面了解公司運(yùn)營狀況和決策依據(jù)。2.涉及公司財(cái)務(wù)、法務(wù)、審計(jì)等特定業(yè)務(wù)部門人員，在其工作職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)審批后可查閱相關(guān)工商檔案印章資料，如財(cái)務(wù)人員查閱與財(cái)務(wù)相關(guān)的工商登記信息，法務(wù)人員查閱涉及法律糾紛的工商檔案等。3.其他部門人員因工作需要查閱工商檔案印章時(shí)，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與本部門業(yè)務(wù)直接相關(guān)的部分，不得隨意擴(kuò)大查閱范圍。例如，人力資源部門如需查閱公司股東信息用于員工股權(quán)激勵(lì)計(jì)劃，只能查閱與股東身份及股權(quán)結(jié)構(gòu)相關(guān)的檔案內(nèi)容。（二）外部查閱權(quán)限與范圍1.根據(jù)與公司簽訂的保密協(xié)議及查閱申請內(nèi)容，外部查閱單位或個(gè)人的查閱權(quán)限嚴(yán)格限定在申請獲批的范圍內(nèi)。例如，合作銀行如需查閱公司工商登記信息用于貸款審批，只能查閱與公司基本情況、財(cái)務(wù)狀況等貸款審批所需的相關(guān)檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)禁外部查閱單位或個(gè)人查閱公司工商檔案印章中涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃等敏感信息。如公司的未公開市場拓展計(jì)劃、產(chǎn)品研發(fā)方向等相關(guān)檔案不得提供查閱。五、查閱方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人員應(yīng)在公司檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將工商檔案印章原件帶離檔案室。查閱過程中，檔案室工作人員應(yīng)全程陪同，確保查閱行為規(guī)范、有序。2.復(fù)制查閱：對于因工作需要確實(shí)無法現(xiàn)場查閱的部分內(nèi)容，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可進(jìn)行復(fù)制查閱。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描等，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案室“與原件核對無誤”章。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱時(shí)間安排，按時(shí)到達(dá)查閱地點(diǎn)。如因特殊情況需要變更查閱時(shí)間，應(yīng)提前與檔案室工作人員溝通并獲得批準(zhǔn)。2.查閱人員在查閱過程中應(yīng)保持安靜、整潔，不得在檔案資料上進(jìn)行涂改、標(biāo)記、污損等行為。如需摘錄或引用相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并使用檔案室提供的紙張和工具進(jìn)行記錄。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案資料整理歸位，并及時(shí)歸還檔案室工作人員。檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確保資料完整、無損壞。六、檔案與印章管理（一）檔案管理1.公司檔案室應(yīng)建立完善的工商檔案管理制度，對工商檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等規(guī)范化管理。確保工商檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.定期對工商檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否與登記記錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞或信息有誤等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.按照國家法律法規(guī)及公司規(guī)定的保管期限，妥善保管工商檔案。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。（二）印章管理1.公司印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的使用時(shí)間、用途、使用人等信息。2.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行用印操作，確保印章使用的合法性和安全性。嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用印章。3.定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的掛失、補(bǔ)辦等措施。七、保密與安全措施（一）保密措施1.所有參與工商檔案印章查閱工作的人員，包括檔案室工作人員、查閱人員等，均應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在查閱過程中，查閱人員不得向無關(guān)人員透露工商檔案印章信息。如需與他人討論查閱內(nèi)容，應(yīng)在檔案室工作人員在場的情況下進(jìn)行，且討論內(nèi)容不得超出查閱范圍。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的工商檔案印章資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊保密措施。嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等非安全渠道傳輸相關(guān)信息。（二）安全措施1.公司檔案室應(yīng)具備完善的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保工商檔案印章的存儲(chǔ)安全。2.加強(qiáng)對檔案室的人員出入管理，安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。檔案室工作人員應(yīng)定期更換密碼，并妥善保管門禁卡。3.建立工商檔案印章查閱過程中的安全監(jiān)控機(jī)制，通過攝像頭、錄像設(shè)備等對查閱現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保查閱過程安全有序。如發(fā)生安全事故或異常情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對工商檔案印章查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查查閱申請、審批流程是否規(guī)范，查閱權(quán)限是否合理，檔案與印章管理是否符合要求等。2.檔案室應(yīng)定期對工商檔案印章查閱記錄進(jìn)行自查，核對查閱申請與審批文件、查閱登記臺(tái)賬、檔案與印章保管情況等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受工商行政管理部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供所需的工商檔案印章資料，確保公司經(jīng)營活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。2.對于與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位或個(gè)人，如發(fā)現(xiàn)其違反保密協(xié)議或本制度規(guī)定查閱工商檔案印章信息，應(yīng)及時(shí)采取措施制止，并追究其法律責(zé)任。九、違規(guī)處理（一）內(nèi)部違規(guī)處理1.對于公司內(nèi)部人員違反工商檔案印章查閱制度的行為，如未經(jīng)審批擅自查閱、擴(kuò)大查閱范圍、泄露檔案信息等，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因內(nèi)部人員違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，應(yīng)依法追究其賠償責(zé)任，并要求其采取措施消除影響。（二）外部違規(guī)處理1.對于外部查閱單位或個(gè)人違反保密協(xié)議及本制度規(guī)定的行為，公司有權(quán)終止查閱合作，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。如賠償公司因此遭受的經(jīng)濟(jì)損失、消除不良影響等。2.將違規(guī)外部單位或個(gè)人列入公司不良信用記錄名單，限制其今后與公司的業(yè)務(wù)往來。情節(jié)嚴(yán)重的，通過法律途徑追究其刑事責(zé)任。十