PAGE檔案保管查借閱制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案保管、查閱和借閱過程中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀以及查閱和借閱服務(wù)等工作。2.真實性與完整性原則確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，全面反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，維護檔案的原始性和完整性。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，簡化手續(xù)，提供便捷的查閱和借閱服務(wù)，提高檔案的利用效率，滿足公司/組織各項工作的需要。二、檔案保管（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。4.定期對檔案進行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.組織開展檔案鑒定工作，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀。6.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱和借閱服務(wù)，做好相關(guān)記錄。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。本公司/組織形成的各類文件、報告、計劃、總結(jié)、合同、協(xié)議、會議記錄、財務(wù)報表、人事檔案等。本公司/組織對外交往活動中形成的文件、信函、證書、榮譽等。反映本公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動的照片、音像資料等。3.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理要求，對收集的檔案材料進行初步整理，確保材料齊全、完整、真實，字跡清晰，簽署完備。（三）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案形成的規(guī)律和特點，對收集的檔案材料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實用性原則，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，將檔案劃分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等。3.檔案編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。4.編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等信息，編制檔案目錄，建立檔案檢索工具。5.裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案材料的原貌，便于查閱和保管。（四）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保檔案保管期限的準(zhǔn)確性和合理性。（五）檔案密級1.根據(jù)檔案內(nèi)容所涉及的機密程度，將檔案劃分為絕密、機密、秘密三個密級。絕密級檔案：是指涉及公司/組織核心機密，一旦泄露會使公司/組織的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案。機密級檔案：是指涉及公司/組織重要機密，一旦泄露會使公司/組織的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的檔案。秘密級檔案：是指涉及公司/組織一般機密，一旦泄露會使公司/組織的安全和利益遭受一定損害的檔案。2.檔案密級的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度執(zhí)行，確保檔案密級的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。（六）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、密級等進行分類存放，排列有序，便于查找和管理。4.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)和工作流程，加強對庫房的日常管理和安全檢查。5.定期對檔案庫房進行清查、盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，確保檔案賬實相符。三、檔案查閱（一）查閱范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。查閱范圍包括但不限于本部門形成的檔案、涉及本部門業(yè)務(wù)的其他部門檔案以及公司/組織統(tǒng)一規(guī)定可查閱的檔案。（二）查閱申請1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱申請表應(yīng)提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，確定是否同意查閱以及查閱的范圍和方式。（三）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級和查閱申請情況，確定查閱方式。查閱方式分為現(xiàn)場查閱和復(fù)制查閱兩種?，F(xiàn)場查閱：查閱人員可在檔案管理部門指定的查閱地點，按照檔案管理部門的要求進行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。復(fù)制查閱：對于因工作需要確需復(fù)制檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、用途等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理部門印章。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，愛護檔案，不得損壞、丟失檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱方式、查閱結(jié)果等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。查閱記錄的保存期限應(yīng)與檔案的保管期限一致。四、檔案借閱（一）借閱范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。借閱范圍包括但不限于本部門形成的檔案、涉及本部門業(yè)務(wù)的其他部門檔案以及公司/組織統(tǒng)一規(guī)定可借閱的檔案。（二）借閱申請1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱申請表應(yīng)提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，確定是否同意借閱以及借閱的范圍和期限。（三）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得逾期不還。如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱審批1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級和借閱申請情況，進行嚴(yán)格的審批。對于絕密級檔案，原則上不予借閱；對于機密級檔案，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于秘密級檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可。2.借閱審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案借閱的安全性和合理性。（五）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案借閱情況進行詳細(xì)登記，包括借閱時間、借閱人員、借閱內(nèi)容、借閱期限、審批情況等信息。2.借閱登記應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。借閱登記的保存期限應(yīng)與檔案的保管期限一致。（六）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和保密性，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在借閱登記上注明歸還時間，并辦理歸還手續(xù)。五．檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織開展檔案鑒定工作，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成的鑒定小組，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行全面、細(xì)致的審查和評估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，提出檔案存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同實施銷毀，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。4.檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司/組織應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案保管、查閱和借閱等工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的保管和利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對檔案管理工作的監(jiān)督，對違反檔案管理制度的行為進行嚴(yán)肅查處。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范是否符合要求。2.檔案的保管情況，包括檔案庫房的安全設(shè)施設(shè)備是否齊全有效、檔案的存放是否規(guī)范有序、檔案的數(shù)量和質(zhì)量是否與檔案賬目相符等。3.檔案的查閱和借閱情況，包括查閱和借閱申請的審批是否嚴(yán)格、查閱和借閱記錄是否完整準(zhǔn)確、檔案的歸還是否及時等。4.檔案鑒定和銷毀情況，包括鑒定小組的組成是否合理、鑒定意見是否準(zhǔn)確