PAGE建立臺賬檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的臺賬檔案管理，確保各類臺賬檔案的真實、完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)在各項業(yè)務(wù)活動中形成的臺賬檔案管理工作。（三）定義1.臺賬：是指公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動過程中，為記錄和反映相關(guān)業(yè)務(wù)信息而建立的一種賬簿式資料，包括但不限于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)記錄、工作流程記錄、資產(chǎn)狀況記錄等。2.檔案：是指公司/組織在各項工作中直接形成的、具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、報表、憑證、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的臺賬檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責歸口管理，確保臺賬檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：臺賬檔案應(yīng)如實反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動和歷史面貌，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，不得虛構(gòu)、篡改。3.安全保密原則：加強臺賬檔案的安全保護措施，確保檔案的安全存儲和使用，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則：充分發(fā)揮臺賬檔案的作用，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持，提高檔案的利用效率。二、臺賬檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織的臺賬檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司/組織臺賬檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，并對各部門的臺賬檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.建立健全臺賬檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.組織開展臺賬檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。5.負責與外部檔案管理機構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，辦理檔案的查閱、借閱、移交等手續(xù)。（二）各部門職責1.負責本部門臺賬檔案的形成、積累和整理工作，按照公司/組織的檔案管理制度要求，定期將本部門的臺賬檔案移交檔案管理部門歸檔。2.明確本部門臺賬檔案管理的責任人，負責對本部門臺賬檔案的日常管理和維護，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門做好臺賬檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向檔案管理部門查閱、借閱本部門及其他相關(guān)部門的臺賬檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真履行崗位職責，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責臺賬檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，不斷提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.積極參與檔案的編研和開發(fā)利用工作，為公司/組織提供有價值的檔案信息。三、臺賬檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的各類文件、合同、報表、憑證、記錄等，包括但不限于：公司文件：如公司章程及修正案、董事會決議、股東會決議、總經(jīng)理辦公會紀要、各類通知、通報等。合同協(xié)議：如采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。財務(wù)報表：如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、財務(wù)審計報告等。業(yè)務(wù)記錄：如生產(chǎn)記錄、銷售記錄、庫存記錄、質(zhì)量檢驗記錄、客戶信息記錄等。人事檔案：如員工入職登記表、勞動合同、工資表、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。行政檔案：如辦公用品采購記錄、固定資產(chǎn)臺賬、車輛使用記錄、會議記錄等。2.公司/組織獲得的外部文件資料，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會資料、合作伙伴提供的文件等，與公司業(yè)務(wù)相關(guān)且具有保存價值的。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責臺賬檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的臺賬檔案應(yīng)真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。對于電子文件，應(yīng)確保其原始性和可讀性，同時做好備份工作。3.收集的檔案應(yīng)按照一定的分類標準進行整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素，將臺賬檔案分為不同的類別，如行政管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類等，每類再進一步細分若干小類。2.編號：為便于檔案的查找和管理，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準確，便于查閱和檢索。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、臺賬檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的臺賬檔案移交檔案管理部門歸檔，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，符合要求的予以歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息。（二）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，確定臺賬檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（如3年、5年、10年、15年、20年等）。2.對于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益、歷史沿革等具有長期保存價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于一般性業(yè)務(wù)活動形成的檔案，可根據(jù)其重要程度和實際需要確定相應(yīng)的定期保管期限。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。對于電子檔案，應(yīng)配備相應(yīng)的存儲設(shè)備，并定期進行備份和維護。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于對檔案進行跟蹤和管理。五、臺賬檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱臺賬檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案，不得在檔案上做標記。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱臺賬檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司/組織臺賬檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提供單位介紹信和查閱人員身份證明。2.公司/組織應(yīng)根據(jù)外單位的申請，進行嚴格審核，經(jīng)公司/組織負責人批準后，方可安排查閱或借閱。查閱或借閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并做好相關(guān)記錄。3.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，原則上不得對外提供查閱或借閱。如確需提供的，應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定進行處理，并與外單位簽訂保密協(xié)議。六、臺賬檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期的臺賬檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期開展檔案鑒定工作，一般每年進行一次。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估。對于已過保管期限、確無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀。2.對于涉及公司/組織重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、核心技術(shù)等具有重要價值的檔案，即使已過保管期限，也應(yīng)適當延長保管期限或進行永久保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清單，注明檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.將檔案銷毀清單報公司/組織負責人審批，經(jīng)批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并做好記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息，與檔案銷毀清單一并歸檔保存。七、電子臺賬檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件，應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的要求進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)采用通用的文件格式進行存儲，如PDF、DOC、XLS、PPT等，便于長期保存和查閱。3.對電子文件進行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和管理。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案存儲環(huán)境的監(jiān)控機制，確保存儲設(shè)備的正常運行，防止因硬件故障、軟件問題、網(wǎng)絡(luò)攻擊等原因?qū)е码娮訖n案損壞或丟失。3.對電子檔案的存儲位置、存儲設(shè)備、備份情況等進行詳細記錄，便于跟蹤和管理。（三）電子檔案的利用與安全1