PAGE中石化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中國石化集團公司（以下簡稱“中石化”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、科技創(chuàng)新等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合中石化實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中石化總部及所屬各企事業(yè)單位、分公司、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位檔案管理部門對本單位各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案應如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、科技創(chuàng)新等活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，確保檔案能夠及時、準確地提供給利用者，滿足企業(yè)各項工作的需要。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門中石化總部設立檔案管理部，負責統(tǒng)籌管理集團公司檔案工作；各單位應設立獨立的檔案管理部門，配備與檔案管理工作相適應的專業(yè)人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉企業(yè)各項業(yè)務流程，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.按照規(guī)定對檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見，經(jīng)批準后實施檔案的銷毀工作。5.建立檔案統(tǒng)計臺賬，準確統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.積極開展檔案利用工作，根據(jù)利用者的需求，及時、準確地提供檔案資料，做好檔案利用登記和效果反饋工作。7.參與企業(yè)信息化建設，推進檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整，并按照規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.在開展各項業(yè)務活動過程中，應及時形成并妥善保管相關文件材料，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理>（一）收集范圍1.反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各類文件材料，包括生產(chǎn)計劃、技術方案、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗報告、銷售合同、物資采購文件等。2.企業(yè)管理決策過程中形成的文件材料，如會議紀要、決議、請示報告、領導批示等。3.科技創(chuàng)新活動中產(chǎn)生的文件材料，包括科研項目立項報告、研究成果報告、專利申請文件、技術標準等。4.企業(yè)黨群工作文件材料，如黨組織建設、思想政治工作、企業(yè)文化建設等方面的文件。5.企業(yè)人事、財務、審計工作文件材料，如員工檔案、工資報表、審計報告等。6.企業(yè)基本建設項目文件材料，包括項目可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。7.其他與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、科技創(chuàng)新等活動相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進行初步整理。2.文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份和存儲。（三）整理方法1.檔案管理人員應按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類整理。2.分類應遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，便于保管和利用。3.對每份文件材料應進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，編制頁碼，裝訂成冊。4.對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應進行單獨整理，并編制相應的目錄和說明。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應堅固耐用，便于存放和查找檔案。3.檔案裝具應按照檔案分類順序進行排列，標識清晰，便于管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對企業(yè)具有重要保存價值的檔案，如企業(yè)章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務審計報告等。3.長期保管的檔案是指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等有一定參考價值，保管期限為30年的檔案。4.短期保管的檔案是指對企業(yè)日常工作有一定參考價值，保管期限為10年的檔案。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責和工作流程。2.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.加強對電子檔案的保管，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行科學鑒定，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織1.各單位應成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案保管期限表和實際利用情況，對檔案進行逐卷審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否真實、完整，是否具有保存價值，是否符合保管期限的規(guī)定。3.對于涉及重要業(yè)務、重大事件、關鍵技術等方面的檔案，應重點審查，確保其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字，并報單位主管領導批準。3.檔案銷毀工作應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應認真核對檔案銷毀清冊與實際銷毀檔案的一致性，確保銷毀工作的徹底性。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與檢索（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應定期編制檔案統(tǒng)計報表，及時、準確地反映檔案管理工作的基本情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實可靠，統(tǒng)計報表應按時報送上級主管部門和檔案行政管理部門。（二）檢索工作1.建立完善的檔案檢索體系，包括手工檢索工具和計算機檢索系統(tǒng)。2.手工檢索工具應包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全宗指南、分類索引等。3.計算機檢索系統(tǒng)應具備快速、準確的檢索功能，能夠滿足利用者多樣化的檢索需求。4.檔案管理人員應定期對檢索工具進行更新和維護，確保檢索信息的準確性和完整性。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.在保證檔案安全的前提下，積極為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、科技創(chuàng)新等工作提供檔案服務。（二）利用方式1.提供檔案原件查閱、借閱。2.根據(jù)利用者需求制作檔案副本或復印件。3.開展檔案咨詢服務，為利用者提供檔案信息咨詢。4.舉辦檔案展覽、講座等活動，宣傳企業(yè)歷史文化和檔案知識。（三）利用流程1.利用者應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息。2.檔案利用申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對利用申請進行審批，批準后為利用者提供檔案服務。4.利用者查閱、借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，并遵守檔案查閱、借閱規(guī)定。5.利用結束后，利用者應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。(四)利用登記與反饋1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對利用者的基本情況、利用時間、利用內(nèi)容、利用效果等進行詳細記錄。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結檔案利用工作的經(jīng)驗和不足，及時調(diào)整檔案管理策略，提高檔案利用效率。3.收集利用者對檔案利用工作的意見和建議，不斷改進檔案管理工作，更好地滿足利用者的需求。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立覆蓋中石化總部及所屬各單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的集中管理、共享利用和遠程傳輸。2.推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.利用信息化技術，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、智能化，提高檔案管理的科學性和規(guī)范性。（二）數(shù)字化工作要求1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化工作的范圍、標準、流程和質(zhì)量要求。2.按照數(shù)字化工作要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、編目管理，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的快速檢索和利用。4.加強對數(shù)字化檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保數(shù)字化檔案的安全。（三）信息化系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等功