PAGE機(jī)關(guān)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)集中管理機(jī)關(guān)各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：各部門應(yīng)如實(shí)收集、整理和歸檔檔案，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案查閱效率，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善機(jī)關(guān)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)各類檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。3.編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為機(jī)關(guān)工作提供檔案利用服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)人員的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規(guī)定定期向檔案室移交。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的真實(shí)、完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、決議等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等。4.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的重要文件材料、科研成果、榮譽(yù)證書等。5.反映本機(jī)關(guān)歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)在辦理完畢后立即歸檔，不得積壓。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，如有破損或褪色應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案整理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制統(tǒng)一的編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等，便于快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為庫(kù)房。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案架上，便于查找和管理。2.對(duì)于特殊載體的檔案，如電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等，應(yīng)分別采取相應(yīng)的保管措施，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、柜號(hào)等信息，方便快速查找檔案。（三）溫濕度管理1.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（四）安全管理1.加強(qiáng)庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案兼職管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值和保管期限。2.參考檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清冊(cè)，由專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣，并將銷毀清冊(cè)永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本機(jī)關(guān)保管的檔案。外單位查閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向機(jī)關(guān)檔案室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案范圍等信息，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，并遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)定。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用服務(wù)1.檔案室應(yīng)積極主動(dòng)地為機(jī)關(guān)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。（三）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.利用信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、檢索等操作，提高檔案管理的工作效率。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.設(shè)置檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。八、檔案工作人員管理（一）人員配備檔案室應(yīng)配備專職或兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)工作。檔案工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案工作人員考核制度，對(duì)檔案工作人員的工