PAGE研發(fā)面料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司研發(fā)面料檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高研發(fā)工作效率，促進(jìn)公司面料研發(fā)工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及研發(fā)面料的所有部門(mén)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映面料研發(fā)過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)和實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋面料研發(fā)從立項(xiàng)到結(jié)束的全過(guò)程資料，確保無(wú)重要信息遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字表述等符合實(shí)際情況。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的存儲(chǔ)、使用安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密的面料檔案，嚴(yán)格保密，防止信息外流。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善研發(fā)面料檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.集中統(tǒng)一管理公司研發(fā)面料檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的有序存儲(chǔ)和便捷查詢。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管期限的確定，對(duì)到期檔案進(jìn)行妥善處理。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還、查閱登記等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批流程。5.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）研發(fā)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)研發(fā)面料項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步分類(lèi)，確保檔案資料的齊全、完整。2.在項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程中，及時(shí)將產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料移交檔案管理部門(mén)，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理工作。3.對(duì)本部門(mén)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，按照檔案管理要求填寫(xiě)相關(guān)檔案信息。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案利用服務(wù)。（三）其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.涉及面料研發(fā)的其他部門(mén)（如采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)等）應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將與研發(fā)面料相關(guān)的文件、資料移交檔案管理部門(mén)，并配合做好檔案管理的相關(guān)工作。2.在工作中產(chǎn)生的各類(lèi)面料研發(fā)相關(guān)資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，確保資料的規(guī)范性和完整性。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.項(xiàng)目立項(xiàng)類(lèi)：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)等。2.設(shè)計(jì)研發(fā)類(lèi)：涵蓋面料設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)交底文件等。3.原材料采購(gòu)類(lèi)：如原材料采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、原材料檢驗(yàn)報(bào)告等。4.生產(chǎn)工藝類(lèi)：生產(chǎn)工藝流程文件、工藝參數(shù)記錄、生產(chǎn)設(shè)備調(diào)試記錄等。5.質(zhì)量檢測(cè)類(lèi)：面料質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等。6.知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi)：專(zhuān)利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。7.市場(chǎng)調(diào)研類(lèi)：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶需求分析文件等。8.其他類(lèi)：包括與面料研發(fā)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。（二）編號(hào)規(guī)則1.研發(fā)面料檔案編號(hào)采用“年份+項(xiàng)目編號(hào)+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的格式。2.“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。3.“項(xiàng)目編號(hào)”按照公司項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制，用于區(qū)分不同的研發(fā)項(xiàng)目。4.“類(lèi)別代碼”根據(jù)上述分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示，如“LX”表示立項(xiàng)類(lèi)，“SJ”表示設(shè)計(jì)研發(fā)類(lèi)等。5.“順序號(hào)”為每類(lèi)檔案內(nèi)的流水號(hào)，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如：23005SJ008，表示2023年第005號(hào)研發(fā)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)研發(fā)類(lèi)檔案中的第008份文件。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)研發(fā)面料檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料進(jìn)行清查，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)整理，及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.在項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程中，對(duì)于重要的階段性成果文件、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)及時(shí)收集歸檔，不得拖延或遺漏。4.涉及面料研發(fā)的外部文件、資料，如合作協(xié)議、技術(shù)交流文件等，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并移交檔案管理部門(mén)統(tǒng)一管理。（二）整理流程1.檔案管理部門(mén)接收各部門(mén)移交的檔案后，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再次分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄清單，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等信息。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)紙張規(guī)格不一致的檔案進(jìn)行折疊或裱糊，確保檔案的整齊規(guī)范。4.按照檔案保管期限和密級(jí)要求，分別進(jìn)行裝訂和存放。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密、具有重大歷史價(jià)值或?qū)疚磥?lái)發(fā)展有重要影響的數(shù)據(jù)、文件等，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保管：一般為1050年，主要包括重要的研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)文件、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等，對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)傳承有一定參考價(jià)值的檔案。3.短期保管：一般為110年，如一般性的市場(chǎng)調(diào)研資料、項(xiàng)目階段性報(bào)告等，保存期限屆滿后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。檔案應(yīng)存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，采用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況應(yīng)及時(shí)處理。4.建立庫(kù)房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱流程1.因工作需要借閱研發(fā)面料檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)按照約定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱流程1.因工作需要查閱研發(fā)面料檔案的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱檔案的原因、查閱內(nèi)容等。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，可在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱與查閱限制1.涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密的檔案，嚴(yán)格限制借閱和查閱范圍，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱或查閱。2.永久保管的檔案，原則上不提供借閱，如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)報(bào)公司檔案管理委員會(huì)批準(zhǔn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的研發(fā)面料檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、研發(fā)部門(mén)代表、財(cái)務(wù)部門(mén)代表等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，鑒定小組應(yīng)出具《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的基本情況、鑒定依據(jù)和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀流程1.《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，《檔案銷(xiāo)毀清單》應(yīng)作為檔案資料永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的研發(fā)面料檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、內(nèi)容摘要等，支持批量導(dǎo)入功能。2.檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱模塊：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱人和借閱檔案的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)借閱流程的自動(dòng)化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)模塊：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理模塊：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，防止檔案信息泄露，記錄系統(tǒng)操作日志，便于審計(jì)和追溯。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地