PAGE檔案工作體制與制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護和利用檔案資源，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本檔案工作體制與制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，確保檔案信息的全面性和連續(xù)性。4.保密性原則根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度，嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息不被泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案工作，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。（二）檔案管理人員檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責(zé)具體的檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強，具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案整理、保管、利用等方面的專業(yè)知識和技能。3.具備一定的計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件進行信息化管理。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.在日常工作中，各部門應(yīng)嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，為檔案管理工作提供基礎(chǔ)支持。3.積極配合檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，及時整改存在的問題。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍和檔案內(nèi)容，將檔案分為以下幾類：1.行政管理類包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類涵蓋市場營銷策劃、銷售合同、采購合同、財務(wù)報表、審計報告、項目文檔等與業(yè)務(wù)經(jīng)營活動相關(guān)的檔案。3.技術(shù)研發(fā)類涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進、專利申請等方面的技術(shù)文件和資料。4.基本建設(shè)類包括公司/組織的基本建設(shè)項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等檔案。5.黨群工作類包含黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作以及企業(yè)文化建設(shè)等方面的檔案。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“類別代碼+年度+流水號”的形式，具體規(guī)則如下：1.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案的類別。例如，行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)經(jīng)營類用“JY”表示等。2.年度：采用公元紀年，用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。例如，2023年形成的檔案，年度代碼為“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，編號為“XZ2O230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、會議記錄以及業(yè)務(wù)文件等。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.工作中形成的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、財務(wù)憑證等。5.項目實施過程中產(chǎn)生的項目文檔、技術(shù)資料、圖紙等。6.員工個人的工作業(yè)績記錄、培訓(xùn)證書、獎勵證書等人事檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確文件材料的收集責(zé)任人，確保文件材料的及時收集和整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案歸檔要求。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，且電子文件格式應(yīng)符合長期保存的要求。（三）整理方法檔案管理人員對收集到的文件材料進行整理，具體方法如下：1.分類：按照檔案分類標準，將文件材料歸入相應(yīng)的類別。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊過的文件材料進行修整和裝訂，確保整齊美觀。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查詢和管理。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史聯(lián)系和保管效益的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種：1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。例如，公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.長期保管對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。例如，年度工作計劃與總結(jié)、一般性業(yè)務(wù)文件、項目中期報告等。3.短期保管對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。例如，臨時性的通知、一般性的報表等。(四)鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定申請表》。2.檔案鑒定小組對申請鑒定的檔案進行審查，結(jié)合檔案的實際情況，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的保管期限。3.對鑒定結(jié)果進行記錄，并形成《檔案鑒定報告》，由檔案鑒定小組組長簽字確認。4.根據(jù)鑒定結(jié)果，對檔案進行相應(yīng)的處理，如繼續(xù)保管、銷毀等。六、檔案的保管與保護（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架存放，按照檔案類別和年度順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案存儲目錄，便于快速檢索和調(diào)用。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.對破損或褪色的檔案進行修復(fù)，確保檔案的完整性和可讀性。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，將溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，確保檔案的安全。(四)檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機密或重要檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可在檔案管理部門指定的地點查閱。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。2.在借閱期間，如需對檔案進行復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。（四）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，編制各類檔案檢索工具和參考資料，如檔案目錄索引、專題匯編等，方便員工查閱和利用檔案信息。同時，對于重要的檔案利用需求，檔案管理部門應(yīng)主動提供咨詢和協(xié)助服務(wù)，確保檔案信息能夠充分發(fā)揮其價值。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，填寫《檔案統(tǒng)計報表》，并向上級主管部門報送。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，能夠反映檔案管理工作的實際情況。通過檔案統(tǒng)計工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作結(jié)束或機構(gòu)調(diào)整時，應(yīng)將本部門保管的檔案及時移交檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，填寫《檔案移交清單》，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由雙方簽字確認。2.檔案管理部門接收移交檔案后，應(yīng)按照檔案整理要求進行重新整理和編號，并納入公司/組織檔案管理體系。3.對于因工作需要長期借用或使用的檔案，在借用或使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。八、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標推進檔案管理的信息化進程，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案利用服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司/組織現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將其轉(zhuǎn)換為電子文件，并進行規(guī)范化處理和存儲。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案長期保存的要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立一套功能完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫中，形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)檢索、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘等功能，能夠為用戶提供快速、準確的檔案信息查詢服務(wù)。（三）信息化管理要求1.加強對檔案信息化設(shè)備的管理和維護，確保設(shè)備的正常運行。定期對檔案管理系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高