PAGE招商局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招商局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在招商工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招商局機(jī)關(guān)各部門及所屬事業(yè)單位在各項(xiàng)招商活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。招商局檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映招商工作的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則。全面收集和整理招商活動(dòng)中形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善招商局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理招商局各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的有序存放。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收和征集工作，對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行審核和驗(yàn)收。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄工作。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)；3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招商項(xiàng)目洽談、簽約過程中形成的各類文件，包括項(xiàng)目意向書、合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等。2.招商活動(dòng)策劃與組織過程中產(chǎn)生的文件，如活動(dòng)方案、邀請(qǐng)函、宣傳資料等。3.與客商往來的函件、電子郵件、電話記錄等。4.招商項(xiàng)目調(diào)研、分析報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)資料。5.招商工作中形成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.招商局組織或參與的各類會(huì)議文件、記錄。7.招商工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)心得等。8.其他與招商工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)重要招商項(xiàng)目的檔案資料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保項(xiàng)目從洽談、簽約到實(shí)施全過程的檔案資料完整無缺。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照文件材料的類別、時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面。2.科技檔案：按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件材料，并編制相應(yīng)的目錄和索引。3.會(huì)計(jì)檔案：按照年度類別進(jìn)行分類整理，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并編制聲像檔案目錄。5.電子檔案：按照文件類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和完整性，并編制電子檔案目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合檔案室保管。4.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔。5.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并在相應(yīng)紙質(zhì)檔案歸檔后及時(shí)進(jìn)行電子歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料齊全、完整、分類準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核驗(yàn)收合格后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案歸檔工作。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映招商局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)招商工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年和10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。3.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確調(diào)整檔案保管期限。（四）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別存放，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬物相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和招商局檔案管理制度，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)招商原則。以服務(wù)招商工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，為招商決策、項(xiàng)目推進(jìn)等提供有力支持。3.嚴(yán)格審批原則。檔案利用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案使用的安全性和合理性。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.借閱：確因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，查閱、借閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表或借閱登記簿上簽字登記，注明查閱或借閱時(shí)間、內(nèi)容、期限等信息。2.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案，不得在檔案上增加或刪除任何信息。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組集體討論后，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)招商局檔案管理的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、著錄，建立準(zhǔn)確的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。（三）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管