PAGE云夢(mèng)縣檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)云夢(mèng)縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本縣實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于云夢(mèng)縣各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：全縣檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集和整理本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立健全檔案查閱利用制度，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高檔案利用效率，為各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置1.成立云夢(mèng)縣檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由縣委辦公室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，縣政府辦公室主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全縣檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.設(shè)立云夢(mèng)縣檔案局，作為全縣檔案行政管理部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本縣檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，對(duì)全縣檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，研究制定本縣檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，督促檢查各部門檔案管理工作的落實(shí)情況。組織開展檔案管理工作的考核評(píng)價(jià)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理工作先進(jìn)單位和個(gè)人。2.檔案局職責(zé)宣傳貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本縣檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。對(duì)全縣各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。負(fù)責(zé)全縣檔案資料的接收、征集、整理、保管和利用工作。3.文件材料形成部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。定期向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交應(yīng)歸檔的文件材料，并辦理交接手續(xù)。配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。4.檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，落實(shí)本單位檔案管理制度。負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。三、文件材料的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件等。2.本單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、技術(shù)文件、科研成果、產(chǎn)品資料等。3.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等方面的文件材料。4.本單位資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等方面的文件材料。5.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等文件材料。6.本單位重要活動(dòng)、重大事件形成的文件材料，如照片、錄像、錄音等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史原貌，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）歸檔要求1.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.歸檔文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂，確保整齊美觀。4.歸檔文件材料應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案分類文書檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。即先將檔案按年度分開，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）分類，最后按保管期限進(jìn)行排列。2.科技檔案分類科技檔案按照項(xiàng)目分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按專業(yè)進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目可分為課題研究、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等類別。3.會(huì)計(jì)檔案分類會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度分類，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別。4.聲像檔案分類聲像檔案按照載體形式分類，如照片、錄像帶、錄音帶等，再按內(nèi)容進(jìn)行分類。（三）編號(hào)方法1.文書檔案編號(hào)文書檔案編號(hào)采用全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)的形式。全宗號(hào)由檔案局統(tǒng)一編制，年度為文件形成年度，保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，件號(hào)為每份文件在該年度該保管期限內(nèi)的排列順序號(hào)。2.科技檔案編號(hào)科技檔案編號(hào)采用項(xiàng)目代號(hào)分類號(hào)案卷號(hào)的形式。項(xiàng)目代號(hào)為該項(xiàng)目的編號(hào)，分類號(hào)為該項(xiàng)目下的專業(yè)分類編號(hào)，案卷號(hào)為該類案卷在項(xiàng)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)會(huì)計(jì)檔案編號(hào)采用年度文件類別保管期限卷號(hào)的形式。年度為會(huì)計(jì)年度，文件類別分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等，保管期限分為永久、定期，卷號(hào)為該類文件在該年度該保管期限內(nèi)的排列順序號(hào)。4.聲像檔案編號(hào)聲像檔案編號(hào)采用全宗號(hào)年度類別順序號(hào)的形式。全宗號(hào)由檔案局統(tǒng)一編制，年度為聲像資料形成年度或拍攝時(shí)間，類別為照片、錄像帶、錄音帶等，順序號(hào)為該類聲像資料排列順序號(hào)。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備設(shè)施，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案整理與上架1.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。2.檔案上架應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的主題、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，分析其在本單位工作中的作用和價(jià)值。3.參考檔案保管期限表：按照國(guó)家規(guī)定的檔案保管期限表，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)同有關(guān)部門人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本制度規(guī)定，提供檔案查閱利用服務(wù)。2.方便快捷原則：簡(jiǎn)化查閱利用手續(xù)，提高工作效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.安全保密原則：確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。（二）查閱利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱本單位檔案。2.外單位因工作需要查閱與本單位有關(guān)的檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。（三）查閱利用手續(xù)1.查閱利用者應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱利用目的、檔案名稱、年度、保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)查閱利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供查閱利用服務(wù)。3.查閱利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改勾劃、污損折疊，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（四）利用效果反饋1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用效果反饋制度，及時(shí)了解檔案利用情況。2.利用者在查閱利用檔案后，應(yīng)填寫檔案利用效果反饋表，對(duì)檔案利用的作用、效果等進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)利用者的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用價(jià)值。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋全縣的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為全縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享利用。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，建立健全檔案信息安全管理制度，確保檔案信息安全。