PAGE檔案及信息保存制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案及信息的保存管理，確保檔案及信息的完整性、準確性、安全性和可追溯性，為公司/組織的運營、決策、發(fā)展以及合規(guī)要求提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門、各崗位涉及的各類檔案及信息的保存管理工作，包括但不限于紙質檔案、電子檔案、數據信息等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準，確保檔案及信息保存工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：保證檔案及信息內容真實、準確，如實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案及信息的安全，防止泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，對涉及機密的檔案及信息嚴格保密。4.便于利用原則：檔案及信息的保存應便于查詢、檢索和使用，以滿足公司/組織內部各部門及外部相關方的合理需求。二、檔案及信息分類（一）行政檔案1.公司文件：包括公司章程、股東會決議、董事會決議、總經理辦公會紀要等各類公司決策文件。2.行政公文：上級機關下發(fā)的文件、公司對外發(fā)布的正式公文等。3.證照資質：公司營業(yè)執(zhí)照、各類許可證、資質證書等相關證件。4.人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓經歷、績效考核資料、獎懲記錄等。5.行政事務檔案：辦公會議記錄、工作計劃與總結、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。（二）財務檔案1.會計憑證：各類原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：月度、季度、年度財務報表及相關分析報告。4.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告、發(fā)票存根等。5.財務預算與決算資料：年度財務預算方案、決算報告等。（三）業(yè)務檔案1.市場營銷檔案：市場調研報告、客戶信息資料、營銷活動策劃與執(zhí)行記錄、銷售合同等。2.生產管理檔案：生產計劃、生產流程記錄、產品質量檢驗報告、設備維護記錄等。3.研發(fā)檔案：研發(fā)項目立項報告、實驗數據、技術文檔、專利申請資料等。4.采購檔案：采購訂單、供應商資料、采購合同、驗收記錄等。5.物流檔案：發(fā)貨記錄、運輸單據、倉儲庫存記錄等。（四）其他檔案1.合同檔案：各類業(yè)務合同、租賃合同、合作協(xié)議等。2.項目檔案：項目立項文件、項目進度報告、項目驗收資料等。3.審計檔案：內部審計報告、外部審計報告、審計工作底稿等。4.法律事務檔案：訴訟案件資料、法律咨詢記錄、合同審查意見等。三、檔案及信息收集（一）收集責任1.各部門負責本部門業(yè)務范圍內檔案及信息的收集工作，明確專人負責，確保及時、準確地收集各類相關資料。2.涉及多個部門的檔案及信息，由牽頭部門負責組織協(xié)調收集工作。（二）收集要求1.收集的檔案及信息應齊全、完整，涵蓋業(yè)務活動的各個環(huán)節(jié)和方面。2.對于重要的文件、合同等，應收集原件或具有同等法律效力的副本。3.收集過程中要對檔案及信息進行初步整理，剔除無關或重復的內容。（三）收集時間1.日常業(yè)務活動產生的檔案及信息應及時收集，一般在業(yè)務完成后的[X]個工作日內完成收集工作。2.對于定期產生的檔案及信息，如月度財務報表、季度工作總結等，應按照規(guī)定的時間節(jié)點及時收集。3.重大項目、重要事件結束后，相關部門應在[X]個工作日內將涉及的檔案及信息收集齊全。四、檔案及信息整理（一）整理原則1.遵循檔案及信息的形成規(guī)律和內在聯系，保持其系統(tǒng)性和完整性。2.按照分類標準進行整理，便于查找和管理。（二）紙質檔案整理1.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.對紙張破損、褪色的文件進行修復或復制。3.按照檔案分類順序，依次排列文件，并編寫頁碼。4.填寫卷內文件目錄，包括文件編號、題名、日期、頁號等信息。5.裝訂成冊，采用三孔一線或膠裝等方式，確保牢固整齊。6.編制案卷封面，注明案卷標題、年度、保管期限、起止日期等內容。（三）電子檔案整理1.按照檔案分類建立文件夾結構，文件夾命名應規(guī)范、準確，反映檔案內容主題。2.文件命名應遵循統(tǒng)一規(guī)則，包含文件主題、日期、版本等關鍵信息，確保文件名唯一且易于識別。3.對電子文件進行元數據標注，如文件作者名稱、形成時間、文件格式等，以便于檢索和管理。4.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數據安全。五、檔案及信息歸檔（一）歸檔責任各部門收集整理后的檔案及信息，應及時移交至公司/組織的檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門負責對接收的檔案及信息進行審核、登記，并按照規(guī)定進行歸檔存儲。（二）歸檔流程1.部門移交人員填寫檔案及信息移交清單，詳細列出移交檔案及信息的名稱、數量、類別等內容。2.檔案管理部門接收人員對移交清單進行核對，確認無誤后簽字接收。3.檔案管理部門按照檔案分類標準，將檔案及信息歸入相應的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)中，并建立檔案索引目錄。（三）歸檔時間1.一般情況下，各部門應在每月末將當月產生的檔案及信息移交至檔案管理部門歸檔。2.對于重大項目、重要事件的檔案及信息，應在項目結束或事件處理完畢后的[X]個工作日內完成歸檔工作。六、檔案及信息保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、貨架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。3.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行數據備份。備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。（二）保管期限1.檔案及信息的保管期限根據其重要性、性質和法規(guī)要求分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、涉及公司重大權益和重要資產的文件等。長期保管的檔案保管期限一般為[X]年，包括重要的業(yè)務合同、財務報表、人事檔案等。短期保管的檔案保管期限一般為[X]年，如一般性行政事務文件、臨時性業(yè)務資料等。2.檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行審查，對已超過保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（三）保管要求1.紙質檔案應保持清潔、整齊，避免折疊、污損。2.電子檔案應定期進行維護和檢查，確保數據的完整性和可讀性。3.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行巡查，及時發(fā)現并處理安全隱患。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應經過檔案管理部門負責人批準，并進行登記。七、檔案及信息查閱（一）查閱權限1.公司/組織內部人員查閱檔案及信息，應根據工作需要，按照規(guī)定的審批流程進行申請。查閱一般檔案及信息，由所在部門負責人審批。查閱重要檔案及信息，涉及機密或敏感內容的，需經公司/組織高層領導審批。2.外部單位或個人查閱公司/組織檔案及信息，必須持有合法有效的證明文件，并經過公司/組織相關部門負責人審核，報公司/組織高層領導批準。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫檔案及信息查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至相應的審批人進行審批。3.審批通過后，檔案管理部門根據申請表提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內容、查閱用途等信息。4.查閱人應在指定的場所查閱檔案及信息，不得擅自將檔案及信息帶出檔案庫房或復制、傳播。如需復制，應按照規(guī)定另行申請，并經審批同意。（三）查閱限制1.涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案及信息，未經授權不得查閱。2.查閱檔案及信息時，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案及信息內容。八、檔案及信息借閱（一）借閱權限檔案及信息借閱權限與查閱權限相同，需經過相應的審批流程。（二）借閱流程1.借閱申請人填寫檔案及信息借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等內容。2.申請表經審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案及信息，并要求借閱人簽字確認。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案及信息，不得轉借他人或用于非申請用途。（三）借閱期限1.一般檔案及信息的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案及信息的借閱期限根據具體情況確定，最長不得超過[X]個工作日。（四）歸還要求借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案及信息，檔案管理部門應對歸還的檔案及信息進行檢查，確保其完整無損。如發(fā)現檔案及信息有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。九、檔案及信息保密（一）保密責任1.公司/組織全體員工應嚴格遵守檔案及信息保密制度，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案及信息予以保密。2.各部門負責人為本部門檔案及信息保密工作的第一責任人，應加強對本部門員工的保密教育和管理。（二）保密措施1.對涉及保密的檔案及信息，應進行標識和分類管理，明確保密級別。2.限制接觸保密檔案及信息的人員范圍，對接觸人員進行背景審查和權限設定。3.在檔案及信息的存儲、傳輸、處理過程中，采取加密、防火墻等技術手段，防止信息泄露。4.加強對辦公場所的安全管理，防止無關人員進入涉密區(qū)域。（三）保密協(xié)議對于涉及公司/組織核心機密的員工，應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。保密協(xié)議應包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責任等內容。十、檔案及信息銷毀（一）銷毀條件1.檔案及信息已超過保管期限，且經過鑒定確認無保存價值。2.檔案及信息因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法修復且無保存必要。3.檔案及信息涉及的業(yè)務已終止，且相關事項已處理完畢，無繼續(xù)保存的必要。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案及信息銷毀申請，注明銷毀檔案及信息的名稱、數量、類別、銷毀原因等內容。2.申請經公司/組織相關部門審核，報公司/組織高層領導批準。3.批準后，檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數據擦除等方式，確保檔案及信息無法恢復。4.銷毀過程中應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案及信息的名稱、數量、類別、監(jiān)銷人等內容。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織設立檔案及信息管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人、內部審計人員等組成，負責對檔案及信息保存制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.檔案及信息的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.檔案及信息的完整性、準確性、安全性是否得到有效保障。3.各部門檔案及信息管理工作的開展情況，包括人員職責履行、工作流程執(zhí)行等方面。（三）檢查頻率1.檔案管理監(jiān)督小組定期對檔案及信息保存制度的執(zhí)行情況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。2.不定期對重點部門、重點檔案及信息進行專項檢